যখন আপনি সরবরাহ বা কাঁচামাল কেনার উপর নির্ভর করে এমন কোনও সংস্থান চালান বা পরিচালনা করেন, তখন আপনাকে ক্রয় প্রক্রিয়ার সাথে পরিচিত হতে হবে। ক্রয় প্রক্রিয়ার মধ্যে কয়েকটি পদক্ষেপ রয়েছে যা নিশ্চিত করে যে আপনি যখন তাদের প্রয়োজন তখন সঠিক আইটেমগুলি পান। এগিয়ে পরিকল্পনা, যাতে আপনার অর্ডার প্রক্রিয়া মসৃণ সঞ্চালিত হয়।
প্রাথমিক সিদ্ধান্ত
ক্রয় প্রক্রিয়ার প্রথম ধাপটি আপনার যা প্রয়োজন তা নির্ধারণ করার পাশাপাশি সেই ফ্রিকোয়েন্সি যা আপনার ব্যবসার জন্য আইটেমগুলি প্রয়োজন। উদাহরণস্বরূপ, যদি আপনি অফিসের সরবরাহগুলি করার পরিকল্পনা করেন তবে আপনি প্রতিটি সপ্তাহে প্রতি মাসে পুনঃক্রম করতে চান কিনা তা নির্ধারণ করুন অথবা কেবলমাত্র নির্দিষ্ট জায় স্তরে পৌছানোর সিদ্ধান্ত নিন। আপনি যেগুলি কিনতে চান তার জন্য ব্যয় করার জন্য আপনি কতটা ব্যয় করতে পারেন তাও নির্ধারণ করা উচিত যাতে আপনি সরবরাহকারীদের সাথে হারে আলোচনা করতে পারেন।
যোগাযোগ সরবরাহকারী
একবার আপনার কী দরকার তা জানার পরে, আপনাকে অবশ্যই সরবরাহকারীর সাথে যোগাযোগ করতে হবে যা আপনাকে প্রয়োজনীয় যা সরবরাহ করতে পারে। আপনার তালিকার বিভিন্ন আইটেমগুলি বিশদ করে একটি ক্যাটালগ বা মূল্য শীট অনুরোধ করার জন্য সরবরাহকারীদের বিভিন্ন কল করুন। চুক্তির সঠিক শর্তাদি নির্ধারণ করতে আপনি যে কোম্পানিটি অর্ডার করতে চান তার সাথে সরবরাহকারীর ব্যবস্থাটি আলোচনা করুন। শুল্ক, ডিসকাউন্ট সময়সূচী বা প্রতি-আইটেমের খরচ এবং অর্ডারের জন্য আপনি কত দিন অপেক্ষা করতে পারেন তার শর্তাবলী অন্তর্ভুক্ত করা হয় (সাধারণত 30 বা তার বেশি দিন)।
ক্রয় আদেশ জমা দিন
একবার আপনি কী কিনতে চান তা জানার পর, পরবর্তী পদক্ষেপটি সরবরাহকারীকে আপনার ক্রয় অর্ডার জমা দিচ্ছে। একটি ক্রয় অর্ডার এমন একটি ফর্ম যা আপনার ব্যবসার তথ্য এবং সরবরাহকারীর তালিকা অনুসারে তালিকাবদ্ধ আইটেমগুলির সম্পূর্ণ আইটেমযুক্ত তালিকা সহ তালিকাবদ্ধ করে। আপনি মেইলের মাধ্যমে, ফ্যাক্সের মাধ্যমে বা ইমেলের মাধ্যমে আপনার ক্রয় আদেশ পাঠাতে পারেন।
পেমেন্ট জমা দিন
সরবরাহকারীর কাছ থেকে আপনার অর্ডার পাওয়ার পরে আপনাকে ক্রয় চুক্তির আপনার পক্ষ পরিপূর্ণ করতে হবে। সরবরাহকারী আপনাকে মোট পরিমাণে তালিকাভুক্ত একটি চালান পাঠায়, যা আপনার প্রাথমিক চুক্তির জন্য প্রদেয় তারিখের মূল্য উদ্ধৃতি দেয়। আপনার ব্যবসার চেক বা ক্রেডিট কার্ডের মাধ্যমে আপনার ব্যবস্থায় প্রতিষ্ঠিত সময়ের মধ্যে সরবরাহকারীকে আপনার অর্থ প্রদান পাঠান। চালান দেওয়ার আগে আপনাকে আদেশ দেওয়া সমস্ত আইটেমগুলি যাচাই করেছেন তা নিশ্চিত করুন।
