পূর্বে অনুমোদিত একটি পেমেন্ট প্ল্যান, অন্যথায় একটি PAPP হিসাবে পরিচিত, আপনার গ্রাহকদের পাশাপাশি আপনার বিলিং বিভাগে সুবিধা প্রদান করে। পূর্বনির্ধারিত তারিখে আপনার চেকিং বা সঞ্চয় অ্যাকাউন্ট থেকে নির্দিষ্ট পরিমাণ তহবিলের স্থানান্তর করতে আপনার সংস্থাকে অনুমোদন করে, আপনার গ্রাহকদের নির্দিষ্ট সময়ের জন্য অর্থ প্রদানের ঝামেলা মোকাবেলা করতে হবে না। অনুরূপভাবে, বিন্যাসটি আপনার বিলিং বিভাগকে চালান প্রদান এবং কিছু অর্থ প্রদান প্রক্রিয়া থেকে মুক্ত করে। অন্য গ্রাহক দ্বারা পরিচালিত অ্যাকাউন্টটি অ্যাক্সেস করার জন্য লিখিত অনুমোদনের প্রয়োজন হলে, আপনাকে অবশ্যই একটি PAPP ফর্ম ব্যবহার করে লিখিত অ্যাকাউন্টে অ্যাক্সেস সুরক্ষিত করতে হবে।
মৌলিক গ্রাহক তথ্য সংগ্রহ করুন। গ্রাহকগণ তাদের নাম, কোম্পানির টেলিফোন নম্বর এবং PAPP ফর্মের বিলিং ঠিকানা প্রবেশ করতে ফর্মের ফর্ম ফরম্যাট করুন। গ্রাহকের তথ্যের সমস্ত টুকরাগুলির জন্য একটি ক্ষেত্র অন্তর্ভুক্ত করুন আপনার বিলিং বিভাগ প্রতিটি গ্রাহকের জন্য বজায় রাখে।
চেক অ্যাকাউন্ট থেকে তথ্য সংগ্রহ করুন যার মাধ্যমে গ্রাহক পেমেন্ট অনুমোদন করে। হোম ব্যাংকের নাম এবং ঠিকানাটি সংগ্রহ করুন, এর রাউটিং নম্বর - চেকের নীচের বাম দিকের কোণে অবস্থিত প্রথম নয়টি সংখ্যার নম্বর - এবং ব্যাংক অ্যাকাউন্ট নম্বর - রাউটিং নম্বর অনুসরণকারী সংখ্যাগুলির সিরিজ। ব্যাংকগুলি তাদের নিজস্ব অ্যাকাউন্ট সংখ্যায়ন সিস্টেম তৈরি করে, তাই তারা কোনও দৈর্ঘ্যের হতে পারে।
চেক অ্যাকাউন্ট তথ্য নিশ্চিত করতে গ্রাহকের কাছ থেকে একটি ভয়েড চেক সংগ্রহ করুন।
প্রয়োজনীয় লিখিত অ্যাকাউন্ট থেকে প্রত্যাহার করতে আপনার কোম্পানীকে অনুমোদন করে এমন একটি লিখিত বিবৃতি প্রদান করুন। যদি বিলিং তারিখ এবং পরিমাণ বিল স্থির থাকে তবে গ্রাহকের জন্য বিলিং বা বিলিং এজেন্সিটি খালি রাখুন। একটি নমুনা বিবৃতি পড়তে হবে, "আমি এখানে $ ($) এর জন্য আমার অ্যাকাউন্ট ডেবিট করার জন্য (কোম্পানির নাম) অনুমোদন করি _ উপরে** _ প্রতিটি মাস। আমি প্রত্যয়িত যে আমার উপরে তালিকাভুক্ত অ্যাকাউন্ট থেকে ডেবিট অনুমোদন করার ক্ষমতা আছে এবং এই চুক্তির দ্বারা উপস্থাপিত শর্তাবলীতে সম্মত।"
আপনার অ্যাকাউন্ট অনুমোদন করার জন্য বিবৃতিতে সাইন ইন এবং তারিখ গ্রাহকদের জন্য একটি স্থান সরবরাহ করুন।
"শর্তাদি এবং শর্তাবলী" বিভাগে আপনার যে কোনও শর্তাবলী থাকতে পারে তা অন্তর্ভুক্ত করুন। এই আইটেমগুলির মধ্যে এমন কোনও সংস্থান অন্তর্ভুক্ত থাকতে পারে যা গ্রাহককে কোনও ফেরত দেওয়া বা অস্বীকৃত ফিগুলির দায় স্বীকার করতে এবং বিলিংয়ের তারিখের এক সপ্তাহ আগে অ্যাকাউন্টের বিবরণ পরিবর্তন সম্পর্কিত বিজ্ঞপ্তি সরবরাহ করতে পারে, পাশাপাশি আপনার কোম্পানির জন্য রূপরেখা বিধানগুলি সরবরাহ করতে বা গ্রাহককে চুক্তিটি বাতিল করতে লিখিত নোটিশ সঙ্গে।
সতর্কতা
আপনি যখন PAPP চুক্তির আসল অনুলিপি বজায় রাখতে চান, তখন এটি আপনার ব্যবহারের জন্য অনুমতি ছাড়াই তাদের গ্রাহকদের আর্থিক তথ্যগুলি নিরাপদ রাখতে নিরাপদ স্থানে রাখা উচিত।
