একটি চিঠি অনুরোধ তথ্য প্রতিক্রিয়া কিভাবে

তথ্য অনুরোধের একটি চিঠির কার্যকর প্রতিক্রিয়া গ্রাহককে অনুরোধকৃত তথ্য অবিলম্বে, অতিরিক্ত শব্দ বা ফিলার এড়াতে দেয়। একটি সময়মত পদ্ধতিতে তথ্যের জন্য গ্রাহক অনুরোধ সাড়া আপনার ব্যবসার বিশ্বাসযোগ্যতা boosts।

উদ্বোধন

স্ট্যান্ডার্ড অক্ষর-লেখার বিন্যাসে অক্ষরের উপরের বাম দিকের কোণায় গ্রাহকের নাম এবং যোগাযোগের তথ্য সন্নিবেশ করান। উদাহরণ স্বরূপ:

জন স্মিথ

555 মকিংবার্ড লেন,

স্প্রিংফিল্ড, ওহ

গ্রাহকের ঠিকানার নিচে, আপনি যে তারিখটি খসড়া দিচ্ছেন তা সন্নিবেশ করান।

সাধারণ "প্রিয় গ্রাহক" এর পরিবর্তে চিঠিটি ব্যক্তিগতকৃত করতে গ্রাহকের প্রথম নামটি ব্যবহার করুন। সালামের পর প্রথম লাইনটি তাকে জানাতে হবে যে চিঠি আসলে তথ্যের জন্য তার অনুরোধের প্রতিক্রিয়া: "প্রিয় জন, তথ্যের জন্য আপনার অনুরোধের প্রতিক্রিয়ায় …"

চিঠি শরীর

আপনি আপনার প্রতিক্রিয়া খসড়া হিসাবে আপনার সামনে গ্রাহকের চিঠি আছে। তিনি অনুরোধ করছেন যে তথ্য আপনি স্পষ্টভাবে বুঝতে, তা নিশ্চিত করার জন্য আবার চিঠি পড়ুন। গ্রাহক তথ্য একাধিক টুকরা চায়, বিভিন্ন আইটেম হাইলাইট আপনি কোন তথ্য ছেড়ে না তা নিশ্চিত করার জন্য। তারপর চিঠি শরীরের, প্রতিটি আইটেম ঠিকানা তালিকা বিন্যাসে। প্রযোজ্য হলে, আপনার সফ্টওয়্যার প্রোগ্রামে প্রদত্ত বুলেট-পয়েন্ট বা সংখ্যাযুক্ত তালিকা ফর্ম্যাটিং উপাদানের ব্যবহার করুন।

বন্ধ

কর্ম নিতে গ্রাহক আমন্ত্রণ জানান আপনি প্রদত্ত তথ্য এবং আপনার ব্যবসার সাথে পুনরায় সংযুক্ত করার উপর ভিত্তি করে, উদ্যোক্তা Cythia পেরুন পরামর্শ। আপনি যদি আপনার ব্যবসার অবস্থান থেকে গ্রাহককে অনলাইন অর্ডার রাখতে সহায়তা করতে পারেন, উদাহরণস্বরূপ, তাকে এমন করার জন্য দোকানটিতে আমন্ত্রণ জানান। আপনার ব্যবসা ফোন নম্বর, ইমেল ঠিকানা এবং ওয়েবসাইট ঠিকানা অন্তর্ভুক্ত করুন। চিঠির মধ্যে এই তথ্যটি পুনরাবৃত্তি করা ঠিক আছে - এবং গ্রাহকের সাথে যোগাযোগ করার প্রয়োজন হলে আপনার সাথে যোগাযোগ করতে আমন্ত্রণ জানান।

পরামর্শ

• টাইপস এবং ব্যাকরণগত ত্রুটি আপনার ব্যবসার উপর খারাপভাবে প্রতিফলিত। তথ্যের জন্য অনুরোধ সহ প্রতিক্রিয়া সহ গ্রাহকদের কাছে কোনও চিঠি পাঠানোর আগে আপনার প্রশাসনিক সহকারী বা সহকর্মী কমপক্ষে দুইবার চিঠি পাঠান।