স্টাফিং একটি কল সেন্টার পূর্বাভাস কল ভলিউম বিরুদ্ধে আপনার উপলব্ধ কর্মীদের ভারসাম্য একটি ব্যাপার। প্রতিটি ফোন লাইন, বা সারি, একাধিক কর্মচারী দ্বারা পরিচালিত হতে পারে এমন একটি পৃথক সত্তা হিসাবে বিবেচনা করা ভাল।
আইটেম আপনি প্রয়োজন হবে
-
স্টাফ সময়সূচী
-
সারি সময়সূচী
-
সারি উত্তর সময় লক্ষ্য
-
সারি পরিসংখ্যান (কল সংখ্যা, উত্তর বার, কল সময়)
প্রতিটি সারি একটি পৃথক, কিন্তু প্রতিটি কর্মচারী একাধিক সারি আবরণ করতে পারেন। সুতরাং, ধাপ 1, যদি আপনার একাধিক সারি থাকে তবে ক্রস-প্রশিক্ষিত কে খুঁজে বের করতে হয়। মনে রাখবেন, আপনি কর্মীদের সারি না, সারি কর্মীদের সময় নির্ধারণ করা হয়।
প্রতিটি সারির জন্য আপনাকে কত ঘন্টার প্রয়োজন এবং কতটি এজেন্ট আপনার প্রতি সারির প্রয়োজন হবে তা চিত্র করুন এবং আপনার সমস্ত সংস্থানগুলি ব্যবহার করার জন্য কোন এজেন্টগুলি একই সময়ে দুই বা তার বেশি সারিতে রাখতে পারেন। কখনও কখনও, গ্রাহকদের সঙ্গে চুক্তিবদ্ধ চুক্তি কারণে queues বিচ্ছিন্ন করা আছে; তবে, যদি কর্মচারীরা ক্রস প্রশিক্ষিত হয় এবং আপনার কেন্দ্রকে অনুমতি দেয় তবে কোনও ক্রস-ট্রেনিং এজেন্টকে অন্য কোন সারিতে স্থানান্তরিত হতে বাধা দিচ্ছে না যদি তারা এটির জন্য উপলব্ধ থাকে।
প্রতিটি সারি প্রতি আপনার কল সেন্টার এর শীর্ষ কলিং সময় নির্ধারণ করুন। আপনার শিখর কল সময় দুপুর দুপুরের মধ্যে দুপুরের খাবারের সময়, তারপর আপনি শীর্ষ কলিং সময় প্রায় lunches সময় নির্ধারণ করতে হবে। যদি কোন এজেন্ট 5 এ.এম. এ শুরু হয়, তবে তাদের মধ্যাহ্নভোজন 10 এ.এম. হতে হবে, কারণ সেটি আপনাকে দুপুরের খাবার ছাড়ার জন্য দুপুরের খাবারের আগে দুপুরের খাবারের আওতায় রাখতে হবে।
আপনার কর্মীদের অধিকাংশ শিখর কলিং সময় সময় নির্ধারিত করা উচিত। মনে রাখবেন, গ্রাহকরা সর্বদা প্রথম - কর্মচারী বা নিজেকে নয়। এবং যদি সেই গ্রাহকরা চিরতরে ধরে থাকেন তবে তারা সুখী হবে না এবং আপনি সমস্ত সুপারভাইজার কলগুলি পাবেন যা আপনাকে বলে যে তারা "অনন্ত হোল্ড"।
মাইক্রোসফ্ট এক্সেলটি স্প্রেডশীট তৈরি করার জন্য সবচেয়ে সহজ ফর্ম্যাট ব্যবহার করা হয়। সারি ঘন্টা এবং সূচি সঙ্গে শুরু করুন কল versus মানুষ দ্বারা আলাদা ঘন্টা সরানো। যদি আপনি জানেন 5 মিনিটে দুজন লোকের প্রয়োজন হয় তবে আপনি 5 সেমি এবং 5:30 এ.এম. এর মধ্যে কমপক্ষে 15 টি কল পান তবে তাদের সময়সূচী দিন। আপনি একটি কলটির গড় আলাপের সময় দেখতে সক্ষম হবেন এবং তারপরে আপনার এজেন্টগুলি তাদের গড় আলাপকালীন সময় অনুসারে প্রতিটি এজেন্টকে কতগুলি কল নিতে পারে তা নির্ধারণ করুন। আপনি একসঙ্গে এজেন্টদের সময়সূচী করতে সক্ষম হবেন, তবে আপনার শিখর সময়গুলিতে আচ্ছাদিত হওয়া পর্যন্ত যথেষ্ট যথেষ্ট পৃথক।
এজেন্ট নিজেদেরকে সময়সূচী করতে চাইলে, আপনি সময়সূচী নিয়ন্ত্রণ করতে পারেন। আপনি সময়সূচী মাস্টার। একবার আপনি যদি বেসিকগুলি পান তবে ব্যাখ্যা করুন যে তারা সময়সূচী নিয়ন্ত্রণ করে না - তাদের কাজের জন্য তাদের ফোন নিয়ন্ত্রণের জন্য ফোন কল আসছে এবং আপনাকে নিশ্চিত করতে হবে যে লোকেরা উত্তর দেওয়ার জন্য সেখানে রয়েছে।
আপনার কল সেন্টারের পরিসংখ্যানের সাথে আপনার টেলিযোগাযোগ বিভাগের টেলিফোন রিপোর্ট পাওয়া উচিত। আপনি গভীরভাবে সময়সীমার মধ্যে গিয়েছিলাম না, এই বরফের শুধু টিপ। যদি আপনার সময়সূচী নিয়ে সমস্যা হয় এবং আপনার সারিগুলি ঢেকে দেওয়ার অধিকার না থাকে তবে কল সেন্টারের পরিসংখ্যান ওয়েবসাইটগুলি (কিছু বিনামূল্যে) এবং সফটওয়্যার যা আপনাকে কত এজেন্টের প্রয়োজন তা নির্ধারণ করতে সহায়তা করতে পারে। তবে, যদি খরচ একটি সমস্যা হয়, সফটওয়্যার ব্যয়বহুল।
পরামর্শ
-
আপনি সফ্টওয়্যার উপর মেগা bucks ব্যয় করতে হবে না। আপনি সময়সূচী সাহায্য করতে আপনার ফোন সিস্টেম থেকে রিপোর্ট টানতে পারেন। শিখতে সেরা সফ্টওয়্যার আপনার ফোন রিপোর্টিং সফটওয়্যার। একবার আপনার প্রয়োজনীয় প্রতিবেদনগুলি কীভাবে টানতে হবে তা শিখতে একবার, আপনি কোনও কল কেন্দ্রে সময় নির্ধারণ করতে পারেন।
সতর্কতা
একটি কল সেন্টার নির্ধারিত একটি অনন্য কাজ, এবং বিশেষ প্রতিষ্ঠান এবং সময় ব্যবস্থাপনা ক্ষমতা গ্রহণ করে। কল সেন্টারের সিডিউলিংয়ে এটি আপনার প্রথম শট থাকলে, উপযুক্ত ফোন রিপোর্টগুলি টেনে আনতে সহায়তার জন্য আপনি আপনার পরিচালক বা টেলিযোগাযোগের সাথে যোগাযোগ করতে চাইতে পারেন। কিছু সফ্টওয়্যার ভিন্ন হতে পারে, কিন্তু ভাষা একই। আপনি যদি ভাষাটি বোঝেন তবে আপনার কোন সময়সূচী নেই। যদি আপনার দ্রুত প্রশ্নের উত্তর দেওয়া দরকার, অথবা পরামর্শের কয়েক ঘন্টার প্রয়োজন হয় তবে আপনি সাহায্যের জন্য একজন বিশেষজ্ঞের সাথে যোগাযোগ করতে পারেন।
