সভা মিনিট সভায় সবচেয়ে গুরুত্বপূর্ণ পয়েন্ট সংক্ষেপে বোঝানো হয়। সভায় সভা আহ্বান ও সিদ্ধান্ত গ্রহণের জন্য একটি দল। সভায় এই লাইনের অধীনে মিনিট মিনিটের চূড়ান্ত লক্ষ্যটি সভায় গৃহীত সিদ্ধান্তগুলি সঠিকভাবে সংক্ষেপে করা। মিটিং মিনিটের নোট ফর্ম গ্রহণ করা হয়, তারপর পূর্ণ দৈর্ঘ্য পরে লিখিত। প্রক্রিয়াটিকে আরও সহজ করতে, একটি এজেন্ডা, বা মিটিং ইভেন্টের সারসংক্ষেপের জন্য মিটিংয়ের নেতাদের জিজ্ঞাসা করুন। মিটিং এজেন্ডা উপর ভিত্তি করে মিনিট নোট পূরণের জন্য একটি রূপরেখা করুন।
আইটেম আপনি প্রয়োজন হবে
-
কিছু লিখতে হবে
-
কম্পিউটার (ঐচ্ছিক)
আলোচনা চলাকালীন সিদ্ধান্ত মনোযোগ দিতে। চূড়ান্ত সিদ্ধান্ত সম্পর্কিত সমস্ত তথ্য নিশ্চিত করতে ভুলবেন না।
আলোচনায় বিতর্কের সাথে জড়িত বলে মনে করা মূল সমস্যাগুলি সম্পর্কে নোট নিতে সিদ্ধান্ত নেওয়ার সময়টি ব্যবহার করার সময়টি ব্যবহার করুন। কে বলেছে সে সম্পর্কে চিন্তা করবেন না।
নোটগুলি পরে পড়ুন এবং সদস্যদের পক্ষে সর্বাধিক প্রাসঙ্গিক দিকগুলি হাইলাইট করুন। ফিরে যান এবং দলটির নেতৃত্বের দৃষ্টিভঙ্গির সাথে সম্পর্কিত যে কোন প্রাসঙ্গিক তথ্যের জন্য নোটগুলি দেখুন। আলোচনা যেমন কাগজপত্র বা আইনি উদ্বেগ হিসাবে একটি গুরুত্বপূর্ণ টানেন্টে, দমন করা হতে পারে। এই তথ্য আলাদা করুন এবং গ্রুপ নেতাদের কাছে এটি মেলান।
স্বেচ্ছাসেবকদের এবং অন্যান্য অনুমোদিতদের জন্য প্রয়োজন যে পয়েন্ট সংক্ষিপ্ত বিবরণ। আলোচনায় গৃহীত সিদ্ধান্তের ভিত্তিতে সম্পন্ন করা সমস্ত কাজগুলির একটি বুলেট-পয়েন্ট তালিকা লিখুন। উদাহরণস্বরূপ, সিদ্ধান্তটি অন্য প্রকল্পের জন্য প্রয়োজনীয় অর্থের ঘাটতি হ্রাস করার জন্য একটি তহবিল সংগঠক করা হয়েছিল, মনে রাখবেন যে তহবিলের পরিকল্পনাকারী, নিয়োগকারী স্বেচ্ছাসেবকদের নিয়োগ, বিজ্ঞাপন ইত্যাদির জন্য স্বেচ্ছাসেবকদের প্রয়োজন হবে।
সদস্যদের এবং নিউজলেটারদের জন্য ইমেলের জন্য মিটিং মিনিটের সারাংশ ব্যবহার করুন।
সাধারণ কার্যধারা উপর ভিত্তি করে মিটিং মিনিটের জন্য একটি আদর্শ বিন্যাস করুন। তাদের সংরক্ষণ করুন, যেহেতু তারা তথ্য ধারণ করে পরে দরকারী হতে পারে। এই গ্রুপটি পরেও অনুরূপ পরিস্থিতির মধ্যে নিজেকে খুঁজে পেতে পারে, উদাহরণস্বরূপ, যখন মূল অর্থ সংগ্রহকারী সংগঠিত লোকেরা আর সংগঠনের অংশ নয়। নতুন সদস্যরা তাদের নতুন সমস্যাগুলির সমাধানের জন্য মিটিং মিনিটগুলি ব্যবহার করতে পারে।
প্রতিটি এন্ট্রির সাথে সাক্ষাতের তারিখ এবং সময় রেকর্ড করার পাশাপাশি সভার উদ্দেশ্যটির সারাংশ রেকর্ড করতে ভুলবেন না।
এক থেকে তিন বাক্যের সংক্ষিপ্ত ব্লকগুলিতে মিটিং মিনিট লিখুন, যাতে এটি একটি সংবাদপত্রের নিবন্ধের মতই পড়তে পারে। এই মিটিংয়ের মৌলিক পয়েন্ট পাঠকদের জন্য সহজে বুঝতে হবে।
