কলকারীরা বিভিন্ন কারণে আপনার ভয়েস মেইলগুলিতে বার্তাগুলি ছেড়ে যেতে পারে। গুরুত্বপূর্ণ কিছু তথ্য এবং পরিচিতিগুলিতে বার্তাগুলির কিছু বন্ধুত্বপূর্ণ অনুস্মারক হতে পারে। আপনার ভয়েস মেইল বার্তাটিতে আপনি যা বলেন তা ব্যক্তিগত ব্যাক্তিগত ভয়েস মেল বা ব্যবসায়িক ভয়েস মেইল, কলকারীদের কাছ থেকে কোন ধরণের তথ্য আপনি ফিরে পান তা গুরুত্বপূর্ণ ভূমিকা পালন করবে। আপনার ভয়েস মেইলটিতে সর্বদা কিছু মৌলিক তথ্য থাকা উচিত।
আউটগোয়িং বার্তা
আউটগোয়িং মেসেজটি রেখে আপনার যা করা উচিত তা হল আপনার নাম, সংগঠন এবং টেলিফোন নম্বর সনাক্ত করা। দ্বিতীয়টি আপনাকে যা করতে হবে তা হল আপনার প্রাপ্যতা। উদাহরণস্বরূপ, আপনি বলতে পারেন যে আপনি উপলব্ধ নন এবং সময় এবং দিন আপনি ফিরে আসবেন। পরিশেষে, আপনি যে তথ্যটি ভয়েস মেইল, যেমন নাম, কোম্পানি, নম্বর এবং সম্ভবত একটি বার্তাতে ফিরে চান তার বিশদ বিবরণ দিন। একটি বহির্মুখী বহির্গামী ভয়েস মেইল এরকম হতে পারে: "আমি স্যামসন সহ বব স্মিথ, ইনকর্পোরেটেড। 555-555-5555। আমি আজকে 4 টা পর্যন্ত উপলব্ধ হবে না, তবে দয়া করে আপনার নাম, কোম্পানি এবং নম্বরটি ছেড়ে দিন এবং আমি আপনার ফোন কল অবিলম্বে ফিরিয়ে দেব। ধন্যবাদ। "সংক্ষিপ্ত হতে মনে রাখুন এবং কলারকে স্পষ্ট, সংক্ষিপ্ত নির্দেশনা দিন।
সমস্যা এড়াতে
কলার কখনও কখনও ভুল নম্বর কল করতে পারেন। আপনার বহির্গামী বার্তায় আপনার নাম, সংগঠন এবং ফোন নম্বর উল্লেখ না করে, আপনি প্রায়শই আপনার জন্য অভিব্যক্ত না বার্তাগুলি পেতে পারেন। এই তথ্যটি জানানোর মাধ্যমে, আপনি নিশ্চিত যে কলকারী জানে যে তারা সঠিক ব্যক্তির কাছে পৌঁছেছে বা সঠিক নম্বর ডায়াল করেছে। আপনি হয়তো আপনার কলারকে একটি বার্তা ছেড়ে দিতে উৎসাহিত করতে বা নাও করতে পারেন। আপনি যদি তাদের কোনও বার্তা ছেড়ে দেওয়ার জন্য উত্সাহিত না করেন তবে আপনার পক্ষে ফোন কলটির গুরুত্ব বিচার করা কঠিন হবে। আপনি যদি অনেক ভয়েস মেইল বার্তা পান তবে তাৎক্ষণিকভাবে কোন ফোন কল ফেরত দিতে হবে এবং ফিরতি ফোন কলটির জন্য কীভাবে প্রস্তুত করতে হবে তা নির্ধারণ করতে সেই বার্তাগুলি গুরুত্বপূর্ণ। আপনি যদি বার্তাগুলি উত্সাহিত করেন, তবে আপনাকে আহ্বানকারীকে সংক্ষেপে বা বার্তাটি সংক্ষিপ্ত করার জন্য জিজ্ঞাসা করা উচিত। দীর্ঘ বার্তা ব্যাখ্যাগুলি সহ ভয়েস মেইলগুলি গুরুতর হতে পারে বা প্রয়োজনীয় হতে পারে না, এইভাবে আপনার সময় নষ্ট করে।
ইমেইল যোগ করুন, সামাজিক মিডিয়া
সোশ্যাল মিডিয়ার মাধ্যমে এত বেশি তথ্য ভাগ করা হলে, আপনি সম্ভবত আপনার আউটগোয়িং মেসেজে অনলাইন যোগাযোগের তথ্য যোগ করা বিবেচনা করুন। সোশ্যাল মিডিয়ার পরিচিতিগুলি ছেড়ে দেওয়ার চ্যালেঞ্জটি কোথা থেকে চলে যায় তা বোঝার আহ্বান জানাচ্ছে। এটির জন্য আপনার নামটি বানান করতে হবে এবং কলারটি জানে না বলে মনে করতে পারে। আপনি যদি আপনার ইমেল ঠিকানাতে কোনও বার্তাবাহককে একটি বার্তা ছেড়ে দিতে চান তবে আপনি বলতে পারেন "আপনি আমাকে স্যামসন ডট কম এ বব স্মিথের একটি ই-মেইল ঠিকানা ছেড়ে দিতে পারেন" অথবা "আপনি ব্যাবসারের উপর একটি বার্তা পাঠাতে পারেন sampson dot com এ। "আপনার সেরা রায়টি ব্যবহার করুন তবে আপনার নামটি বানান এবং আপনার কোম্পানির নামটি সঠিকভাবে তথ্য পাওয়ার জন্য কলারকে সেরা শট দেয়। ফেসবুক বা টুইটারের মতো ইউআরএল ঠিকানা উল্লেখ করা কোনও ভাল ধারণা নয় কারণ এটি বিভ্রান্তিকর হতে পারে। যদি আপনি মনে করেন যে এটি আপনাকে বার্তাগুলি ছেড়ে দেওয়ার সেরা জায়গা, আপনার বহির্গামী বার্তাটিতে বলুন, "আপনি আমাকে আমার ফেসবুক পৃষ্ঠায় একটি বার্তাও ছেড়ে দিতে পারেন।"
