Payroll memos কোম্পানির নীতিতে নতুন পরিবর্তন সম্পর্কে কর্মচারীদের তথ্য সরবরাহ করে এবং বর্তমান নীতি সম্পর্কে কর্মচারীদের মনে করিয়ে দেয়। উদাহরণস্বরূপ, যদি কর্মচারীরা বাস্তবে তাদের সময় কার্ডে সাইন ইন করতে ভুলে যায়, একটি সংক্ষিপ্ত মেমো তাদের প্রয়োজনীয়তা মনে করিয়ে দিতে পারে। যদি ছুটির কারণে, দিনের প্রথম দিকে চেকগুলি পাওয়া যায় তবে আপনি কর্মচারীকে অবহিত করতে একটি মেমো ব্যবহার করতে পারেন। শুধুমাত্র প্রয়োজনীয় কর্মীদের মেমো পাঠান। কর্মচারী মেমো পাবেন তা নিশ্চিত করার জন্য বেতন বিভাগের কর্মচারী বেতনচিহ্ন বা উপার্জন বিবৃতি সহ বেতন মেমো অন্তর্ভুক্ত করা উচিত।
শিরোনাম লিখুন। তারিখ, প্রাপক, এবং বিষয় অন্তর্ভুক্ত করুন। উদাহরণস্বরূপ: 1২/01/20২0 থেকে: সকল কর্মচারী: পেপোল বিভাগ বিষয়: প্রাথমিক পেডday
মেমো শরীর লিখুন; এই মেমো লেখার জন্য আপনার কারণ। উদাহরণস্বরূপ, "ক্রিসমাস ছুটির কারণে, 23 তম তারিখে প্যারোল চেক পাওয়া যাবে।" একক স্থান আপনার অনুচ্ছেদের এবং, যদি আপনার মেমোতে একাধিক থাকে, প্রতিটি অনুচ্ছেদের পরে ডাবল-স্পেস।
আপনার বন্ধ লিখুন। আপনি যখন একটি ব্যবসায়িক চিঠি হিসাবে আপনি আনুষ্ঠানিক হতে হবে না, একটি শেষ বিবৃতি এবং আপনার বিভাগের নাম অন্তর্ভুক্ত। উদাহরণস্বরূপ, "যদি আপনার কোন প্রশ্ন থাকে তবে দয়া করে বেতন বিভাগের সাথে যোগাযোগ করুন। ধন্যবাদ।" আপনার বিভাগের নিজস্ব এক্সটেনশান থাকলে একটি ফোন নম্বর অন্তর্ভুক্ত করুন।
পরামর্শ
-
একাউন্টে যান, যখন আপনি কোম্পানির নীতিমালা মনে করিয়ে দেওয়ার জন্য সমস্ত কর্মচারীকে একটি মেমো পাঠাচ্ছেন, তখন কিছু কর্মচারী সঠিকভাবে কর্ম সম্পাদন করছে, তাই আপনি কঠোরভাবে মেমো শব্দটি বলতে চান না। উদাহরণস্বরূপ, "কোম্পানির নীতির একটি দ্রুত অনুস্মারক যা কর্মচারীদের তাদের সময় কার্ডগুলিতে স্বাক্ষর করতে হবে। ধন্যবাদ!" নীতি পরিবর্তনগুলির বিজ্ঞপ্তিগুলি সোজা এবং বিন্দুতে থাকা উচিত তবে প্রশ্নগুলির জন্য আপনার যোগাযোগের তথ্য সরবরাহ করা উচিত। উদাহরণস্বরূপ, "২২/২8/12 থেকে শুরু করে, কর্মচারীদের সাপ্তাহিকভাবে তাদের প্রতিদান ফেরত দিতে হবে। যদি আপনার কোন প্রশ্ন থাকে, তাহলে অনুগ্রহ করে এস্সি সাথে এক্সটেনশন 210 এ যোগাযোগ করুন। ধন্যবাদ।" আপনি যদি মেমোর একটি কপি অন্য ব্যক্তির কাছে যেমন কোম্পানির মালিকের কাছে প্রেরণ করেন, তবে ব্যক্তির নামটির জন্য নীচের একটি CC লাইন অন্তর্ভুক্ত করুন। টেক্সাস এ ও এম ইউনিভার্সিটি তিনটি অনুচ্ছেদের চেয়ে দীর্ঘতর মেমোসের উপ-শিরোনাম ব্যবহার করার সুপারিশ করে। আপনার মেমোতে কোম্পানি লেটারহেড ব্যবহার করুন যাতে পাঠককে এটি একটি সরকারী মেমো জানতে সাহায্য করে। মেমো পাঠানোর আগে আপনার ডিপার্টমেন্ট ম্যানেজার বা কোম্পানির মালিকের কাছ থেকে অনুমোদন পান।
সতর্কতা
অস্বাভাবিক ফন্ট লিখিত Memos পড়া এবং অপ্রাসঙ্গিক খুঁজছেন কঠিন হতে পারে। একটি সহজ ফন্ট ব্যবহার করুন এবং সহজ পাঠযোগ্যতার জন্য পাঠ্য বাম মার্জিন দিয়ে ফ্লাশ করুন।মেমো যদি অভিযোগ থাকে তবে লেখার সময় আপনি যে শব্দগুলি পছন্দ করেন সে সম্পর্কে সতর্ক থাকুন। সব সময় আপনার পেশাদারি বজায় রাখা।
