অফিস ফেস্টিভিটি পরিকল্পনা জন্য স্বেচ্ছাসেবকদের অনুরোধ করার জন্য কর্মচারী মেমো ব্যবহার অনেক কর্মীদের জড়িত এবং তাদের অফিস দল অন্তর্ভুক্ত অন্তর্ভুক্ত করার একটি ভাল উপায়। কর্মচারী স্বেচ্ছাসেবকদের কার্যকরী ব্যবহার ক্রিসমাসের পক্ষগুলি হিট ছাড়া বন্ধ করতে পারে। Memos এছাড়াও একটি বার্তা বা ঘোষণা সব উদ্দেশ্যে প্রাপকদের পৌঁছানোর নিশ্চিত। ক্রিসমাস দলগুলি এবং অন্যান্য অফিসের ইভেন্টগুলি পরিকল্পনা করার সময় আপনাকে অবশ্যই নিশ্চিত করতে হবে যে অংশগ্রহণকারীদের আমন্ত্রণ জানানো প্রত্যেকটি তারিখ এবং সময় সম্পর্কে সচেতন।
আইটেম আপনি প্রয়োজন হবে
-
সম্ভাব্য কর্মচারী স্বেচ্ছাসেবকদের তালিকা
-
সমস্ত সম্ভাব্য স্বেচ্ছাসেবকদের জন্য যোগাযোগের তথ্য
-
ঘটনা, তারিখ এবং অবস্থান সময়
-
স্বেচ্ছাসেবী সময় এবং কর্তব্য প্রয়োজনীয়তা তালিকা
আপনার অফিস আছে ক্রিসমাস পার্টি টাইপ নির্ধারণ করুন। ইভেন্ট অফিসে বা অফ-সাইটে অনুষ্ঠিত হবে কিনা তা নির্ধারণ করুন। একটি বাজেট সেট করুন। কর্মীদের স্বামী বা অতিথি সহ আমন্ত্রিত ব্যক্তির সংখ্যা নির্ধারণ করুন। অ্যালকোহল পরিবেশন করা হবে কিনা এবং প্রশংসাসূচক পানীয় বা নগদ বার প্রদান কিনা তা নির্ধারণ করুন। আপনার স্বেচ্ছাসেবকদের এটি সেট আপ গাইড করার জন্য দলের পরামিতি বিস্তারিত তালিকা রাখুন।
আপনি পার্টি সংগঠিত এবং সুবিধার্থে কত কর্মচারী স্বেচ্ছাসেবকদের প্রয়োজন হবে তা নির্ধারণ করুন। বেশিরভাগ ক্ষেত্রে, কমপক্ষে 10 জন স্বেচ্ছাসেবককে সমস্ত ফাংশন আচ্ছাদিত করতে হবে। অন্যান্য স্বেচ্ছাসেবী কর্মীদের তত্ত্বাবধানে একটি স্বেচ্ছাসেবক নেতা চয়ন করুন। সীসা স্বেচ্ছাসেবক সরাসরি প্রতিষ্ঠানের বিবরণ আলোচনা। প্রতিটি সম্ভাব্য স্বেচ্ছাসেবী ভূমিকা নির্ধারণ করার আগে সময় এবং ক্ষমতা অংশগ্রহণ নিশ্চিত করুন।
অফিসের পার্টির সহায়তার জন্য আপনার প্রয়োজনীয়তা জানানোর জন্য সম্ভাব্য স্বেচ্ছাসেবকদের কাছে একটি মেমো তৈরি করুন। স্বেচ্ছাসেবক যোগাযোগ হিসাবে কাজ করার জন্য নির্বাচিত কর্মচারীর নাম প্রদান করুন। সমস্ত স্বেচ্ছাসেবকরা বুঝতে পারছেন যে আপনার পাশাপাশি, একটি অতিরিক্ত ব্যক্তি পার্টি সংগঠিত করার সরবরাহের মাধ্যমে কাজ করার জন্য উপলব্ধ হবে। এক সপ্তাহের মধ্যে আপনার সাথে যোগাযোগ রাখতে সমস্ত মেমো প্রাপকদের জিজ্ঞাসা করুন যদি তারা স্বেচ্ছাসেবক হতে পারে তবে আপনাকে জানাতে। সাহায্য করার জন্য রাজি যারা সবাই একটি তালিকা রাখুন।
স্বেচ্ছাসেবক যারা একটি দ্বিতীয় মেমো পাঠান। নির্দিষ্ট ব্যক্তি বা ছোট গ্রুপ পার্টি পার্টি এবং দায়িত্ব বরাদ্দ। উদাহরণস্বরূপ, খাদ্য মেনু নির্বাচন করার দায়িত্বে একটি গ্রুপ স্থাপন করুন; আমন্ত্রণ প্রেরণ চার্জ দ্বিতীয় গ্রুপ; সজ্জা, পার্টি পক্ষপাত এবং উপহার চার্জ একটি তৃতীয় গ্রুপ। দলের সব দিক আচ্ছাদিত না হওয়া পর্যন্ত কাজ বিভাজন চালিয়ে যান। যদি আপনার পার্টি বড়, আনুষ্ঠানিক বা একটি নৈমিত্তিক অফিস-অফিসের সমাবেশের চেয়ে আরও জটিল হয় তবে আপনাকে অতিরিক্ত স্বেচ্ছাসেবকদের তালিকাভুক্ত করতে হতে পারে।
দ্বিতীয় মেমোতে, সংগঠিত এবং প্রস্তুত করার জন্য পার্টি স্বেচ্ছাসেবক কমিটির সভায় সাপ্তাহিক, সাপ্তাহিক বা মাসিক ঘোষণা দিন। ইভেন্টের আগে অন্তত চার থেকে ছয় মাস প্রথম বৈঠক নির্ধারণ করুন। এটি কোনও বিবরণকে উপেক্ষা করা এবং সমস্ত স্বেচ্ছাসেবকরা তাদের দায়িত্ব এবং সময় প্রতিশ্রুতি বুঝতে পারে তা নিশ্চিত করতে সহায়তা করবে। কোম্পানির সময়, সময়-সময়ে মিটিংয়ের সময় নির্ধারণ করুন, তবে নিশ্চিত হোন যে তারা স্বেচ্ছাসেবকদের দৈনন্দিন কাজকে নেতিবাচকভাবে প্রভাবিত করবে না। সমস্ত স্বেচ্ছাসেবকদের জিজ্ঞাসা করুন তারা আপনাকে কিক-অফ মিটিংতে যোগ দেবে কিনা তা জানাতে।
পরিকল্পনা প্রক্রিয়া জুড়ে সমস্ত স্বেচ্ছাসেবকদের সঙ্গে নিয়মিত অনুসরণ করতে memos ব্যবহার করুন। প্রতিটি মেমোতে রাষ্ট্রের সর্বশেষ বৈঠকে আলোচনা করা হয়েছিল এবং পরবর্তী বৈঠকে কী আলোচনা করা হবে। স্বেচ্ছাসেবকদের কাছে যদি তাদের ধারণা, পরামর্শ, প্রশ্ন বা উদ্বেগ থাকে তবে সমগ্র গোষ্ঠীর সাথে যোগাযোগ করতে বলুন যাতে প্রত্যেকে পরিকল্পনা প্রক্রিয়া কীভাবে চলছে তা সম্পর্কে সম্পূর্ণ সচেতন থাকবেন।
ইভেন্টের আগে, আপনার অফিসে বা কোম্পানির প্রত্যেকের কাছে একটি মেমো পাঠান, কর্মীর স্বেচ্ছাসেবকদের দলটির প্রস্তুতির জন্য তাদের কাজের জন্য ধন্যবাদ। কৃতজ্ঞতার এই অভিব্যক্তি স্বেচ্ছাসেবকদের জন্য গুরুত্বপূর্ণ।
পরামর্শ
-
ক্রিসমাস পার্টির মতো মজার ইভেন্টগুলির জন্য মেমো খসড়া করার সময় প্রথাগত ব্যবসায় ভাষা ব্যবহার করুন। Memos রচনা যখন slang পদ, profanity এবং সন্দেহজনক ভাষা ব্যবহার করা এড়িয়ে চলুন।
সতর্কতা
স্বেচ্ছাসেবকদের দৈনন্দিন কাজের কর্তব্য এড়াতে অজুহাত হিসাবে পার্টি পরিকল্পনা সভা ব্যবহার করার অনুমতি দেবেন না।
