কোন প্রতিষ্ঠানের জন্য সমস্ত আর্থিক লেনদেন অবশেষে সাধারণ ভাবে একাউন্টে বা অন্য কোনও পোস্টে পোস্ট করা হয়। যখন অ্যাকাউন্টিংয়ের জন্য কোন কম্পিউটার প্রোগ্রাম ব্যবহার করা হয়, তখন বেশিরভাগ আর্থিক ডেটা একটি উপ-অ্যাকাউন্টের মত অ্যাকাউন্টগুলিতে প্রদানযোগ্য হয় বা অ্যাকাউন্ট গ্রহণযোগ্য হয় যা স্বয়ংক্রিয়ভাবে সাধারণ ব্যাটারিতে পোস্ট করে। যাইহোক, কিছু এন্ট্রি সরাসরি সাধারণ লেজারে পোস্ট করা আবশ্যক। সাধারণত সাধারণ ব্যাবসার কাছে সরাসরি পোস্ট করা লেনদেনগুলি হল মূলধন ব্যয়, সুদের সংযোজন, অবমূল্যায়ন, পরবর্তী অ্যাকাউন্টিং সময়ের মধ্যে উল্লিখিত সমন্বয় এবং অন্য অ্যাকাউন্ট সমন্বয় যা উপ-অ্যাকাউন্টারের মাধ্যমে তৈরি করা যায় না। সাধারণ ব্যাটারিতে পোস্ট করার সময়, অতিরিক্ত যত্ন অবশ্যই সঠিক হতে হবে, যেহেতু একাধিক সাধারণ লেজারের এন্ট্রিগুলির ভুল সংশোধনগুলি নোংরা অ্যাকাউন্টিং রেকর্ডগুলির জন্য তৈরি করে। তারপরেও, সাধারণ লেজারে পোস্ট করা জটিল নয়।
সাধারণ লেজারে পোস্ট করার জন্য প্রয়োজনীয় এন্ট্রি সম্পর্কিত সমস্ত দস্তাবেজ সংগ্রহ করুন। এই ক্রয় চুক্তি, ইজারা বা ঋণ চুক্তি, amortization সময়সূচী এবং অবমূল্যায়ন সময়সূচী অন্তর্ভুক্ত হতে পারে।
আপনার কম্পিউটারে বা কাগজে একটি স্প্রেডশিট তৈরি করুন, পোস্ট করা প্রয়োজন প্রতিটি সাধারণ লেজার এন্ট্রি বিস্তারিত। সাধারণ ব্যাটারির এন্ট্রি, সম্পূর্ণ অ্যাকাউন্টটি ডেবিট করা এবং পরিমাণ, এবং তারপরে সংশ্লিষ্ট অ্যাকাউন্টটি জমা দেওয়া এবং পরিমাণের সম্পূর্ণ বিবরণ অন্তর্ভুক্ত করুন। বামে একটি কলামে আপনার ডেবিট পরিমাণ এবং ডানদিকে একটি কলামে ক্রেডিট রাখুন।
আপনার সমস্ত সাধারণ ব্যাটারী এন্ট্রিগুলির জন্য ডেবিট এবং ক্রেডিটগুলি মোট এবং আপনার ডেবিট এবং ক্রেডিট মোটের একই। আপনি যদি আপনার কম্পিউটারে আপনার স্প্রেডশীট তৈরি করে থাকেন তবে আপনার সাধারণ লেজার মডিউলে ডেটা প্রবেশ করার সময় এটি রেফারেন্সের জন্য প্রিন্ট করুন।
আপনার কম্পিউটারে আপনার অ্যাকাউন্টিং প্রোগ্রামে আপনার সাধারণ লেজার মডিউল অ্যাক্সেস। আপনার জেনারেল লেজারের তারিখটি আপনার এন্ট্রি পোস্ট করতে চান এমন সময়ের জন্য নির্ধারণ করুন। এটি গুরুত্বপূর্ণ কারণ এন্ট্রি প্রায়ই মেয়াদ শেষ হওয়ার পরে সাধারণ লেজারে পোস্ট করা হয়। উদাহরণস্বরূপ, বর্তমান মাসটি আসলে ফেব্রুয়ারি হতে পারে তবে আপনি জানুয়ারির সাধারণ ব্যাটারির এন্ট্রি পোস্ট করতে পারেন, তাই এই ক্ষেত্রে, আপনার জেনারেল লেজারের তারিখটি জানুয়ারিতে সেট করা আছে তা নিশ্চিত করুন।
আপনার অ্যাকাউন্টিং সফটওয়্যার ব্যবহারকারী ম্যানুয়াল অনুযায়ী আপনার সাধারণ লেজার মডিউল মধ্যে আপনার সাধারণ লেজার এন্ট্রি কী।
আপনার পোস্ট না করা সাধারণ লেজার এন্ট্রি একটি রিপোর্ট প্রিন্ট করুন। আপনার সাধারণ লেজার এন্ট্রিগুলি প্রফফ্রেড করুন, আপনার স্প্রেডশীটের বিরুদ্ধে পরীক্ষা করে দেখুন (এবং প্রয়োজনে মেশিন টেপ যুক্ত করুন) আপনি ইতিমধ্যে প্রস্তুত হয়েছেন। আপনার সাধারণ লেজার এন্ট্রি কোন প্রয়োজনীয় সংশোধন করা। এখনও সাধারণ লেজার পোস্ট করবেন না।
আপনার সাধারণ লেজার ডেটা একটি কম্পিউটার ব্যাকআপ করুন। পরিষ্কারভাবে আপনার সাধারণ লেজারের ডেটা ব্যাকআপ লেবেল করুন এবং এটি একটি নিরাপদ স্থানে সংরক্ষণ করুন।
আপনার অ্যাকাউন্টিং সফটওয়্যার ব্যবহারকারী ম্যানুয়াল অনুযায়ী আপনার সাধারণ লেজার এন্ট্রি পোস্ট করুন। আপনার সাধারণ লেজারে পোস্ট করা এন্ট্রিগুলির সম্পূর্ণ রেকর্ড মুদ্রণ করুন। আপনার স্থায়ী অ্যাকাউন্টিং রেকর্ড অংশ হিসাবে এই উপযুক্ত ফাইল বা লেজার বইয়ে সংরক্ষণ করুন।
পরামর্শ
-
সাধারণ লেজারে পোস্ট করা কোনও এন্ট্রিগুলি সর্বদা পুঙ্খানুপুঙ্খভাবে পুঙ্খানুপুঙ্খভাবে ডকুমেন্ট করুন, যেহেতু আপনি আপনার জেনারেল লেজার এন্ট্রিগুলি পরে ব্যাখ্যা করতে উপলব্ধ হবেন না। আপনার স্থায়ী অ্যাকাউন্টিং রেকর্ড অংশ হিসাবে আপনার ডকুমেন্টেশন নিরাপদে সংরক্ষণ করুন। আপনি যদি কম্পিউটার ব্যবহার না করেন, তবে পরিবর্তে শুধুমাত্র কাগজের উপর আপনার অ্যাকাউন্টিং করেন তবে সাধারণভাবে অ্যাকাউন্টের ফর্ম্যাটগুলিতে সাধারণত আপনার অ্যাকাউন্টগুলিতে সাধারণ লেজার এন্ট্রি রেকর্ড করুন বা পোস্ট করুন, সমস্ত প্রভাবিত অ্যাকাউন্টগুলির ব্যালেন্স আপডেট করতে নির্দিষ্ট করে। সর্বদা আপনার সাধারণ লেজার এন্ট্রিগুলি পুঙ্খানুপুঙ্খ ভাবে নথিভুক্ত করুন এবং আপনার অ্যাকাউন্টিং রেকর্ডগুলি খুব নিরাপদ স্থানে সংরক্ষণ করুন।
