এমন সময় আছে যখন আপনাকে একজন কর্মচারীর চাকরির বিবরণ পরিবর্তন করতে হবে বা কোনও বিশেষ কর্মীর জন্য কোনও কর্মীর নির্দিষ্ট কাজটি বা নির্দিষ্ট সময়ের জন্য যেমন কোনও কর্মচারীর ছুটির সময় বা অনুপস্থিতি ছাড়ার সময় নির্দিষ্ট কাজের কাজটি নির্দিষ্ট করতে হবে। পরিস্থিতি নির্বিশেষে, যোগাযোগ কাজ বরাদ্দ একটি গুরুত্বপূর্ণ উপাদান। যোগাযোগ চমৎকার কর্মক্ষমতা এবং একটি অসম্পূর্ণ কাজ মধ্যে পার্থক্য করতে পারেন।
আপনার কর্মীদের কাজ বরাদ্দ করার জন্য কারণ নির্ধারণ করুন। একটি কাজ প্রকল্পের জন্য দায়িত্ব নিয়োগের চেয়ে কাজের বিবরণটি পুনরায় নকশা করার জন্য কাজটি নির্দিষ্ট করার প্রক্রিয়াটি ভিন্ন। চাকরির বিবরণ পুনর্নির্মাণ করাটি তুলনামূলকভাবে সহজ কারণ আপনার কাছে একটি ফাঁকা ক্যানভাস রয়েছে যা থেকে দায়িত্ব নির্ধারণ করা শুরু হয়। উদাহরণস্বরূপ, যদি আপনি একজন নির্বাহী সহকারীর জন্য কাজ বরাদ্দ করতে চান, উচ্চ ব্যবস্থাপনায় সহকারীর সাধারণ কর্তব্যগুলিতে গবেষণা পরিচালনা করুন। অন্যদিকে, যদি আপনার টিম কোনও নির্দিষ্ট প্রকল্পে কাজ করছে, তবে নির্ধারণ করুন যে কোন কাজটি মোট প্রকল্পের অংশ এবং আপনার জন্য উপলব্ধ কর্মচারী সংস্থানগুলি নির্ধারণ করুন।
আপনার কর্মীদের দক্ষতা, অভিজ্ঞতা এবং ক্ষমতা তালিকা। উপরন্তু, কর্মীদের তাদের পূর্ববর্তী কাজের অভিজ্ঞতা এবং পেশাগত আগ্রহ সম্পর্কে জিজ্ঞাসা করুন। উইমেন মিডিয়া এর মতে, প্রতিনিধিত্বমূলকভাবে একজন কর্মচারীর দক্ষতা সেটের দিকে মনোযোগের প্রয়োজন। এটি বলে: "আপনি এমন কাউকে প্রতিনিধিত্ব করছেন তা নিশ্চিত করুন যে সফলভাবে হস্তান্তরের কাজ সফলভাবে সম্পন্ন করতে পারে।" আপনার কর্মক্ষমতা প্রদর্শন এবং প্রতিষ্ঠানের তাদের মূল্য উন্নত করতে চান যারা কর্মীদের অনুপ্রাণিত করার জন্য আপনার এই সুযোগ।
নিয়োগের একটি তালিকা গঠন করুন। কাজ সঞ্চালনের জন্য প্রয়োজনীয় দক্ষতা নির্ধারণ করার জন্য সারসংকলন, অ্যাপ্লিকেশন এবং কর্মচারী ইনপুট আপনার পর্যালোচনা ব্যবহার করুন। আপনার যদি দুটি বা তার বেশি কর্মচারী সমান যোগ্যতা অর্জন করে এবং একই কাজ সম্পাদনে আগ্রহ থাকে তবে দায়বদ্ধতাগুলি ভাগ করে নেওয়ার একটি উপায় তৈরি করুন যাতে একজন কর্মচারী অন্যের চেয়ে বেশি পছন্দ করেন না।কর্মচারী যোগ্যতাগুলির মধ্যে সামান্য পার্থক্য থাকলে, সেরা যোগ্যতাসম্পন্ন কর্মচারীকে এটি নিয়োগ করার কথা বিবেচনা করুন এবং কেবলমাত্র একজন কর্মচারী যদি কাজটি সম্পন্ন করতে না পারেন তবে বিকল্পটি নির্ধারণ করুন।
নির্ধারিত কাজ, প্রয়োজনীয় যোগ্যতা এবং প্রত্যাশাগুলি ব্যাখ্যা করে এমন একটি যোগাযোগ পদ্ধতি বিকাশ করুন। চাকরির দায়িত্ব নির্ধারণের ক্ষেত্রে এটি সবচেয়ে গুরুত্বপূর্ণ পদক্ষেপ, তাই আপনার যোগাযোগটি পরিষ্কার হওয়া দরকার এবং কাজের প্রতিটি উপাদানকে অবশ্যই উল্লেখ করা উচিত। প্রত্যাশিত ফলাফল এবং কাজের প্রত্যাশা আপনার কর্মক্ষমতা মান অংশ। কর্মক্ষমতা মান আপনি কর্মক্ষমতা মূল্যায়ন জন্য ব্যবহার পরিমাপ। নির্ধারিত কাজের জন্য একটি নমুনা কর্মক্ষমতা মান "অন্তত 98 শতাংশ নির্ভুলতা সহ প্রতি সপ্তাহে 100 বিক্রয় রেকর্ড ইনপুট করার জন্য মাইক্রোসফ্ট অ্যাক্সেস ব্যবহার করুন।" এই উদাহরণটি ব্যবহার করে, আপনি একটি নতুন কাজটি পাশাপাশি কর্মচারীর কর্মক্ষমতা মূল্যায়ন অন্তর্ভুক্ত করার জন্য একটি কর্মক্ষমতা মান স্থাপন করছেন।
কর্মচারী সঙ্গে নতুন নিয়োগ আলোচনা। টাস্ক, ডেডলাইনগুলি কীভাবে সম্পাদন করবেন এবং কর্মচারীকে নিয়োগের বিষয়ে কোন প্রশ্ন পরিচালনা করতে হবে তার প্রশ্নগুলির উত্তর দিতে প্রস্তুত থাকুন। এটি আপনার যোগাযোগ পদ্ধতির অংশ। আপনি সম্পূর্ণরূপে কাজটি ব্যাখ্যা করতে সক্ষম হবেন, কেন প্রতিষ্ঠানের জন্য এটি গুরুত্বপূর্ণ, কোন দক্ষতা প্রয়োজন এবং কর্মচারী কীভাবে নতুন টাস্ক গ্রহণ থেকে উপকৃত হয়। কর্মজীবন উন্নয়ন বা দক্ষতা উন্নতি আগ্রহী যারা কর্মচারী নতুন দায়িত্ব গ্রহণ থেকে তারা কিভাবে উপকৃত শেখার আগ্রহী।
