কিভাবে প্রশাসনিক অফিস পদ্ধতি লিখুন

কোম্পানি কর্মচারীদের প্রশিক্ষণ, সফটওয়্যার তৈরি বা কেনাকাটা করার জন্য অফিসে দক্ষতা উন্নত করতে অফিস প্রশাসন পদ্ধতি ম্যানুয়াল ব্যবহার করে। সফ্টওয়্যারটি অফিস ক্রিয়াকলাপগুলির একটি বড় অংশ এবং নিরাপত্তা, ডাটাবেস তৈরি এবং অ্যাক্সেস, ই-মেইল প্রোটোকল এবং ভাইরাস সুরক্ষা যেমন কম্পিউটার ক্রিয়াকলাপগুলি সংজ্ঞায়িত করার পদ্ধতিগুলির প্রয়োজন। পদ্ধতি ম্যানুয়াল প্রায়ই flcharts অন্তর্ভুক্ত করা হবে যে আপনার অফিসের চাহিদা মেটানোর সফটওয়্যার তৈরি বা ক্রয় সাহায্য।

অফিস প্রশাসক রেকর্ড এবং নথি প্রক্রিয়াকরণ এবং পরিচালনা করার জন্য দায়ী; সভা, সম্মেলন, এবং বিশেষ ঘটনা জন্য প্রস্তুতি; ভ্রমণ ব্যবস্থা তৈরি করা; এবং গ্রাহকদের, ব্যবস্থাপনা, সরবরাহকারী, এবং কর্মীদের সাথে যোগাযোগ। একটি কার্যকর পদ্ধতি ম্যানুয়াল পরিষ্কারভাবে এবং যতটা সম্ভব বিস্তারিত বিবরণ অফিস পদ্ধতি বর্ণনা করে। একটি নতুন কর্মচারী অফিস পদ্ধতির তথ্যের জন্য ম্যানুয়াল পড়ুন করতে সক্ষম হওয়া উচিত।

আইটেম আপনি প্রয়োজন হবে

• 3 রিং দপ্তরী

• ওয়ার্ড প্রসেসিং সফ্টওয়্যার

কিভাবে প্রশাসনিক অফিস পদ্ধতি লিখুন

পদ্ধতি সনাক্ত করুন

অফিস প্রশাসন পদ্ধতি ম্যানুয়াল বিভিন্ন পদ্ধতি গঠিত হবে। সর্বোচ্চ স্তরের সঙ্গে শুরু করুন, সর্বাধিক সাধারণ পদ্ধতি, এবং সবচেয়ে বিস্তারিত নিচে কাজ। প্রতিটি বিভাগটি সেই বিভাগে কীভাবে ফিট করে তা নির্দেশ করে একটি উচ্চ স্তরের প্রবাহচিহ্ন হওয়া উচিত। Flowcharts এটি নতুন কর্মীদের প্রশিক্ষণের জন্য খুব সহজ করে তোলে কারণ এটি তাদের কাজের প্রবাহের গ্রাফিক উপস্থাপনা। নীচের উদাহরণ কিছু অফিস পদ্ধতির একটি সহজ চিত্রণ।

1. অফিস রেকর্ডস

1.1 ক্রয় সরবরাহ 1.2 ফাইলিং 1.3 মেল হ্যান্ডলিং 1.4 সময় নির্ধারণ

1.3 মেইল ​​হ্যান্ডলিং

1.3.3 মেইল ​​গ্রহণ করুন -> 1.3.4 সোর্স মেল -> অবিলম্বে প্রতিক্রিয়া প্রয়োজন? -> হ্যাঁ -> জরুরী হিসাবে চিহ্নিত করুন -> প্রদান করবেন না -> চিহ্নিত করবেন না -> সরবরাহকারী

ম্যানুয়াল লেখার সময়, প্রতিটি subhead জন্য লিখিত বিবরণ প্রদান। উদাহরণ স্বরূপ:

1.3.3 মেইল ​​গ্রহণ করুন মেইল ​​রুমে মেইল ​​সাজানো হয় এবং 10 টা পর্যন্ত প্রতিটি বিভাগের মেইল ​​বিনতে বিতরণ করা হয়। সহকারী সহকারী মেইলটি আপলোড করে (এটি 1.3.4 দেখুন) এবং মেইলটি একটি অবিলম্বে প্রতিক্রিয়া জানায় কিনা তা নির্ধারণ করে। দেখুন 1.3.5)।

প্রক্রিয়া তথ্য সংগ্রহ করুন

এটি লেখার প্রক্রিয়ার সবচেয়ে গুরুত্বপূর্ণ পদক্ষেপ এবং সর্বাধিক সময় প্রয়োজন হবে। আপনি বর্ণনা করছেন পদ্ধতিটি এবং প্রকল্পটির সুযোগটি নিশ্চিত করুন। এই পদ্ধতির জন্য শ্রোতাদের বোঝা এবং এটি উচ্চ স্তরের পদ্ধতিতে কিভাবে ফিট করে। পদ্ধতির সরবরাহকারী কে? মালিক ও বিষয় বিষয়ক বিশেষজ্ঞ কে? গ্রাহক কারা? যখন আপনার উপরের উপরে একটি স্পষ্ট বোঝা থাকে, তখন এই পদক্ষেপগুলি অনুসরণ করুন:

1. ইন্টারভিউ প্রশ্ন একটি সেট লিখুন। আপনি একটি বিস্তারিত পদ্ধতি লিখতে জানা প্রয়োজন কি?
2. সাক্ষাত্কার পরিচালনা এবং ফলাফল নথিভুক্ত করা।
3. একটি ফ্লোচার্ট তৈরি করুন যা প্রক্রিয়াতে ইনপুট, কাজের পদক্ষেপ এবং আউটপুট দেখায়।
4. সঠিকতার জন্য প্রসেস মালিকদের সাথে তৈরি ফ্লোরচারগুলি পর্যালোচনা করুন।

একটি খসড়া ম্যানুয়াল লিখুন

ম্যানুয়াল জন্য একটি বিন্যাস নির্বাচন করুন এবং যে ফরম্যাট সঙ্গে ম্যানেজমেন্ট সম্মত তা নিশ্চিত করুন। পুরো ম্যানুয়াল রূপরেখা। আপনি ম্যানুয়াল পুনঃলিখন করতে চান না কারণ ফর্ম্যাট বা কন্টেন্ট উপর চুক্তি নেই। একটি 3-রিং বাইন্ডার ব্যবহার করুন যাতে পরিবর্তনগুলি এবং আপডেটগুলি সহজেই তৈরি করা যায়। নথিভুক্ত প্রতিটি পদ্ধতির জন্য নিম্নলিখিত অন্তর্ভুক্ত করুন:

• খেতাব
• ভূমিকা
• সংক্ষিপ্ত বিবরণ
• পুনর্বিবেচনা তারিখ
• প্রক্রিয়া মালিক - যথোপযুক্ত শিরোনাম ব্যবহার করুন এবং ব্যক্তিগত নাম ব্যবহার এড়াতে
• ধাপে ধাপে বর্ণনা সহ Flowchart
• সংজ্ঞা
• প্রক্রিয়া বা ব্যবহৃত সফ্টওয়্যার
• উপযুক্ত হিসাবে চিত্র, টেবিল, চার্ট, এবং গ্রাফিক্স

পর্যালোচনা এবং সম্পাদনা করুন

দায়ী ব্যবস্থাপনা দল, প্রক্রিয়া মালিক এবং পদ্ধতির গ্রাহক দ্বারা ম্যানুয়াল পর্যালোচনা করুন। গ্রাহক সংস্থার বাইরে থাকলে, পর্যালোচনার অনুরোধ করার আগে ব্যবস্থাপনা অনুমোদন নিশ্চিত করুন।

আপনি সঠিকতা এবং সম্পূর্ণতা পরীক্ষা করার জন্য প্রক্রিয়ায় প্রতিটি পদক্ষেপের মাধ্যমে লেখক ছাড়া অন্য কেউ চান। যদি আইনি সীমাবদ্ধতা থাকে তবে আপনার অভ্যন্তরীণ আইনি সংস্থাটি মেনে চলার জন্য ম্যানুয়াল পর্যালোচনা করে।

বিশ্লেষণ এবং পর্যালোচনার সময় পাওয়া কোনো ঘাটতি সংশোধন করুন এবং চূড়ান্ত সংস্করণটি লিখুন। ডকুমেন্ট প্রকাশ করার আগে উপযুক্ত পর্যায়ে চূড়ান্ত অনুমোদন স্বাক্ষর পান।

আপডেট নথির জন্য দায়ী ম্যানুয়াল একটি একক মালিক নিয়োগ।