আপনি যে শিল্পে আছেন বা যে ধরনের কাজ করছেন সেগুলি সত্ত্বেও, কোনও সময়ে আপনাকে কোনও ব্যবসার সভায় অংশগ্রহণ করতে হবে। কিছু কর্মক্ষেত্র, বিশেষ করে অফিস সেটিংসের মধ্যে, দিনে একাধিক মিটিং থাকে, অন্যরা কেবল কয়েক সপ্তাহের মধ্যেই তাদের একবারে থাকতে পারে। যাইহোক, আপনার কর্মক্ষেত্রে সভাগুলোতে কোন ধরণের বিষয় নিয়ে আলোচনা করা হয়, কোনও কার্যকর সভা পরিচালনা করা উচিত এবং কোনো সভার সময় কোন শিষ্টাচার নিয়ম অনুসরণ করা উচিত তা সচেতন হওয়া গুরুত্বপূর্ণ। আপনি যদি কোনও সভা পরিচালনা করার দায়িত্বে থাকেন তবে আপনাকে অংশগ্রহণকারীদের জন্য বরফের সাথে বা নোট নিতে বা মিটিংয়ের সময় নিতে হবে।
একটি ব্যবসা সভা কি?
পরিপ্রেক্ষিতে, ব্যবসায়ের সভায় কর্মস্থলের উদ্বেগযুক্ত ধারনা, লক্ষ্য এবং উদ্দেশ্যগুলি নিয়ে আলোচনা করার জন্য দুই বা তার বেশি লোকের একত্রিত করা হয়। ব্যবসায় মিটিংগুলি অফিসে বা অন্য কোন স্থানে, এমনকি ফোন এবং ভিডিও কনফারেন্সেও পরিচালিত হতে পারে। মিটিং কর্মীদের, পরিচালকদের, নির্বাহক, ক্লায়েন্ট, সম্ভাবনা, সরবরাহকারী এবং অংশীদার, এবং প্রতিষ্ঠানের সাথে সম্পর্কিত অন্য কেউ সঙ্গে সঞ্চালিত। বেশিরভাগ ক্ষেত্রেই, যখন সমস্যাটি হাতের কাছে থাকে তখন একটি মিটিংয়ের প্রয়োজন হয় যা ফোন বা ইমেলের মাধ্যমে সঠিকভাবে যোগাযোগ করা যায় না এবং এক বা একাধিক ব্যক্তির সাথে মুখোমুখি যোগাযোগের প্রয়োজন হয়।
একটি ব্যবসায়িক সভা উদ্দেশ্য প্রায়ই প্রতিষ্ঠানের সম্পর্কে গুরুত্বপূর্ণ সিদ্ধান্ত নিতে হয়। বিপণনের বাজেটে কীভাবে বাড়াতে হবে, যেমন একটি সাংগঠনিক সমস্যা নিয়ে সিদ্ধান্ত নেওয়া হোক না কেন, সংক্রমণের সময় কতজন লোককে ছেড়ে দিতে হবে, একটি সভা সাংগঠনিকভাবে ধারণাগুলি প্রকাশ করতে সহায়তা করে। গুরুত্বপূর্ণ স্টেকহোল্ডারদের সাথে ব্যক্তির সাথে কথা বলার সময়, সিদ্ধান্তের সিদ্ধান্তে পৌঁছানোর জন্য গুরুত্বপূর্ণ তথ্যগুলি কার্যকর করা সহজ।
সভাগুলোর জন্য আরেকটি সাধারণ উদ্দেশ্য গুরুত্বপূর্ণ ঘোষণা করা অন্তর্ভুক্ত। এই সাংগঠনিক পরিবর্তন, কর্মক্ষম পরিকল্পনা বা কোম্পানির দিকনির্দেশ পরিবর্তন সম্পর্কে হতে পারে। প্রায়শই, সিনিয়র কর্মকর্তারা দলের সাথে যোগদান বা ছেড়ে চলে গেলে বা কোম্পানিটি একটি বড় মাইলফলক বা সাফল্য উদযাপন করার সময় সভা অনুষ্ঠিত হয়। এই ধরনের সভা কর্মী প্রবৃত্তি এবং সাংগঠনিক সাদৃশ্য বৃদ্ধি করতে কাজ করতে পারে।
ব্যবসায়িক মিটিংগুলি দ্বন্দ্ব সমাধানে এবং জটিল সমস্যার সমাধান করতেও সহায়তা করে। সংঘবদ্ধতা কর্মক্ষেত্রে একটি সাধারণ ঘটনা হতে পারে, বিভিন্ন দলের একসাথে একসাথে কাজ করার সাথে সাথে। যদিও কিছু দ্বন্দ্ব স্বাস্থ্যকর এবং বৃদ্ধিকে উত্সাহিত করতে পারে, এটি অযৌক্তিক এবং দ্রুত রেজোলিউশনের প্রয়োজন হতে পারে। একটি সভা হোল্ডিং দ্বিমত দল বুঝতে একটি বোঝার সাহায্য করতে পারেন। একাধিক স্টেকহোল্ডারদের জড়িত বড় সমস্যাগুলির একটি ব্যবসায়িক সভায় সমাধান করার একটি ভাল সম্ভাবনা রয়েছে যখন প্রশ্নগুলির গুরুত্বপূর্ণ লোকেরা এক জায়গায় এবং একই লক্ষ্যে কাজ করে।
কোম্পানী বা প্রকল্প অগ্রগতি পর্যালোচনা ব্যবসা সভায় একটি সাধারণ উদ্দেশ্য। এখানে, সংগঠন কীভাবে কোনও নির্দিষ্ট প্রকল্পে কীভাবে কাজ করছে বা পরিকল্পিত রাজস্ব লক্ষ্যগুলির বিরুদ্ধে সম্পূর্ণরূপে কীভাবে কোম্পানিকে ভাগ করছে তা পরিচালনা করে। বারবার অগ্রগতি চেক ইন সভায়, সংস্থাগুলি নিশ্চিত করে যে সকল প্রাসঙ্গিক দল গুরুত্বপূর্ণ বিতরণযোগ্যতার অবস্থা সম্পর্কে সচেতন।
কার্যকরী ব্যবসায়িক মিটিং কিভাবে চালানো যায়
ব্যবসার সভাগুলি সংস্থাগুলিকে সিদ্ধান্ত নিতে এবং জটিল সমস্যার সমাধান করতে সহায়তা করে, তবে সঠিকভাবে সঞ্চালিত না হলে তারা কখনও কখনও সময়টির একটি কার্যকর কার্যকর ব্যবহার হতে পারে। লোকেরা যখন প্রস্তুতি নিচ্ছে তখন প্রস্তুতি নিচ্ছে না, মনোযোগ দিবেন না এবং কর্মের আইটেমগুলিতে অনুসরণ করবেন না, এটি সময়ের অপচয় হিসাবে দেখা যেতে পারে। সময়টি কার্যকরীভাবে কার্যকর করার জন্য, উদ্যোক্তা এবং ব্যবসায়িক মিটিংয়ের অংশগ্রহণকারীদের সক্রিয়ভাবে জড়িত থাকা দরকার। আপনি যদি সভা পরিচালনা করছেন, তাহলে কীভাবে আচ্ছাদিত করা হবে তা সঠিকভাবে রূপরেখা করে একটি মিটিং এজেন্ডা প্রস্তুত করুন। উপস্থিত অংশগ্রহণকারীদের জন্য প্রস্তুত করা উচিত আইটেম আছে, তাই করার জন্য যথেষ্ট সময় দিতে ভুলবেন না। কিছু মিটিং রুটিন ভিত্তিতে অনুষ্ঠিত হয়, যেমন সাপ্তাহিক টিম স্পর্শ পয়েন্ট। এই ধরণের মিটিংয়ের জন্য, এজেন্ডাটির জন্য একটি টেমপ্লেট তৈরি করুন এবং প্রতি সপ্তাহে অনন্য আইটেমগুলি পূরণ করুন।
অংশগ্রহণকারী তালিকা সাবধানে পর্যালোচনা করুন এবং সভায় শুধুমাত্র মূল স্টেকহোল্ডারদের আমন্ত্রণ। সভায় উপস্থিত হতে হলে যে কেউ উপস্থিত থাকতে পারে না, আপনাকে তাদের স্থায়ীভাবে পুনঃনির্ধারণ করতে হতে পারে। অন্যথায়, সিদ্ধান্ত নেওয়ার জন্য প্রয়োজনীয় অনুপস্থিত অংশীদারের সাথে একটি মিটিং চলাকালীন কার্যকর হতে পারে।
সময় মূল্যবান, এবং আপনার সভায় যোগদানকারী লোকেরা তাদের দিন থেকে সময় বের করে নেওয়ার জন্য সম্মান করা গুরুত্বপূর্ণ। ফলস্বরূপ, মিটিংটি শুরু হয় এবং সময় শেষ হয় তা নিশ্চিত করার জন্য এটি গুরুত্বপূর্ণ। এজেন্ডা প্রস্তুত করার সময়, প্রতিটি আইটেমের জন্য কত সময় ব্যয় করতে হবে এবং ঘড়ি দ্বারা মিটিংটি চালাতে হবে তা নির্ধারণ করুন। যদি আপনি মনে করেন যে মিটিংটি বন্ধ হয়ে যাচ্ছে, তাহলে এটিকে এজেন্ডা বিষয়গুলিতে বিষয়গুলি আটকাতে বলুন। অন্য গুরুত্বপূর্ণ বিষয়গুলি উত্থাপিত হলে, অন্য কোনও সময়ে আরও আলোচনার জন্য তাদের টেবিল করুন।
আপনার সভায় উত্থিত কোন গুরুত্বপূর্ণ আইটেম মিস করা হয়েছে তা নিশ্চিত করার জন্য, নোট গ্রহণ করুন, এছাড়াও মিনিট বলা হয়। সভায় আপনি নিজে লিখতে বা টাইপ করতে পারেন অথবা সভায় অন্য কাউকে আপনার জন্য নোট নিতে পারেন। এভাবে আপনি আলোচনায় মনোনিবেশ করতে পারবেন। বৈঠক শেষে, নোট পর্যালোচনা, কোন অনুপস্থিত আইটেম যোগ করুন এবং গুরুত্বপূর্ণ স্টেকহোল্ডারদের তাদের পাঠাতে ভুলবেন না। ভবিষ্যতে সমস্যা দেখা দিলে সভায় যা আলোচনা করা হয়েছিল তার লিখিত রেকর্ড থাকতে পারে।
ব্যবসা সভা শেষ হওয়ার পরে, সিদ্ধান্ত নেওয়া হয়েছে যে কোনো কর্ম আইটেম অনুসরণ করতে ভুলবেন না। আপনার সহকর্মীদের কাছে আপনাকে অনুস্মারক পাঠাতে বা তাদের কাজগুলি সম্পন্ন করার জন্য তাদের সাথে বেস স্পর্শ করতে হতে পারে।নির্দিষ্ট সময়সীমার দ্বারা সম্পন্ন না হওয়া কোনও অসামান্য বিষয় থাকলে, আপনাকে সেই ব্যক্তির সাথে অতিরিক্ত আলোচনার প্রয়োজন হতে পারে।
ব্যবসা সভা Icebreakers
কিছু ব্যবসায়িক সভাগুলি, বিশেষ করে যেখানে অংশগ্রহণকারীদের একে অপরের সাথে খুব ভালভাবে পরিচিত না হয়, তাদের বরফ ভাঙার প্রয়োজন হয়। মজার প্রশ্ন বা ছোট দল গঠনের ক্রিয়াকলাপগুলি উত্তেজনাকে হ্রাস করতে এবং স্তরের খেলার মাঠে সবারকে রাখতে সহায়তা করে। সভায় বরফ ভেঙ্গে যাওয়ার সবচেয়ে সহজ উপায় হল এমন একটি প্রশ্ন জিজ্ঞাসা করা যা প্রতিটি ব্যক্তির সম্পর্কে একটি অনন্য বা আকর্ষণীয় কৌতুক প্রকাশ করে। এই ধরণের প্রশ্নের উত্তরগুলি মানুষকে একে অপরের সাথে সম্পর্কযুক্ত করতে সহায়তা করে। কিছু উদাহরণ অন্তর্ভুক্ত:
- যদি আপনি একটি প্রাণী, আপনি কোন হতে হবে এবং কেন?
- কোথায় আপনি সবচেয়ে আকর্ষণীয় জায়গা?
- যদি আপনি কোন ঐতিহাসিক ব্যক্তিত্বের সাথে দেখা করতে পারেন, তাহলে কে হবে এবং কেন?
Icebreaker প্রশ্ন মিটিংয়ের বিষয় মোকাবেলা করতে হবে না। তারা মানুষ কথা বলা এবং একে অপরের শোনা করার জন্য ডিজাইন করা হয়। আরেকটি বড় সভায় আইসক্র্রেকার জড়িত প্রত্যেক অংশগ্রহণকারীকে দুটি সত্য এবং মিথ্যা বলা, এবং বাকি অংশগ্রহণকারীদের অনুমান করা উচিত যে কোন জিনিস মিথ্যা। এই সভায় জনগণকে জানার জন্য এটি একটি দুর্দান্ত উপায়। Icebreakers এছাড়াও গ্রুপ কার্যক্রম আকারে আসতে পারেন। উদাহরণস্বরূপ, সভাতে কাউকে খুঁজে বের করার জন্য সভায় লোকেদের জিজ্ঞাসা করুন, যাদের পোষা প্রাণী বা গাড়ির ব্র্যান্ডের মতো সাধারণ কিছু রয়েছে। এটি জনগণকে তাদের আসন ছেড়ে অন্যদের সাথে কথা বলতে বাধ্য করে, যাদের সাথে তারা সাধারণত কথা বলতে পারে না।
কিছু icebreaker কার্যক্রম মিটিং আয়োজক এর অংশে একটু প্রস্তুতি জড়িত। এক কার্যকলাপে ছোট ছোট টুকরা সেলিব্রেটিদের নাম লেখা এবং প্রতিটি অংশগ্রহণকারীর পিছনে একটি নাম আটকে রাখা অন্তর্ভুক্ত। এই গেমটিতে, প্রত্যেক অংশগ্রহণকারীকে যার নামটি তার পিছনে রয়েছে তার সম্পর্কে হ্যাঁ বা কোন প্রশ্ন জিজ্ঞাসা করতে হবে, এটি কাকে বলে তা অনুমান করার চেষ্টা করছেন।
ব্যবসা সভা শিষ্টাচার
যদিও আপনার প্রতিষ্ঠানের সংস্কৃতি আপনাকে ব্যবসায়িক সভাগুলোতে কীভাবে আচরণ করা উচিত তা জানানো হবে, তবে সর্বজনীনভাবে শিষ্টাচারের কিছু দিক রয়েছে। একটি সভায় যোগ দেওয়ার সেরা উপায় এক প্রস্তুত করা হয়। এর অর্থ হল এজেন্ডাটিতে কী কী আছে এবং আপনি যেসব আইটেমগুলির জন্য দায়ী তা নিয়ে যেতে প্রস্তুতি বা গবেষণা করছেন। উদাহরণস্বরূপ, যদি কোন এজেন্ডা আইটেমটিতে আপনি যে কোনও বিপণন পরিকল্পনা নিয়ে আলোচনা করছেন যা নিয়ে আপনি কাজ করছেন, তবে প্ল্যান নোটগুলির সাথে সাক্ষাতের সাথে বিস্তারিতভাবে আলোচনা করতে প্রস্তুত। এটা সময় পৌঁছাতে সমান গুরুত্বপূর্ণ।
আপনার স্মার্টফোন বা ল্যাপটপের পরিবর্তে সভায় ফোকাস করা আপনার পেশাগততা প্রদর্শন করার আরেকটি উপায়, তাই আপনার ফোনটি বন্ধ করুন এবং মিটিংয়ের সময় আপনার ল্যাপটপটি বন্ধ করুন। যদি আপনার ল্যাপটপের কোনও মিটিংয়ের জন্য আপনার ল্যাপটপে অ্যাক্সেস করতে হয় তবে আপনার ইমেল বন্ধ করা নিশ্চিত করুন যাতে আপনি অন্তর্মুখী বার্তাগুলির দ্বারা বিভ্রান্ত হন না। মনে রাখবেন সভায় আপনার মনোযোগ এবং আপনার ফোন বা ল্যাপটপের মধ্যে এটি ভাগ করা দরকার তা কার্যকর কার্যকর ফলাফলের ফলস্বরূপ নয়।
একটি ভাল শ্রোতা এবং একটি সক্রিয় অংশগ্রহণকারী হচ্ছে একটি ব্যবসায়িক সভাতে উপস্থিতির কেন্দ্রীয় দিক। লোকেরা কী বলছে তার পাশাপাশি অনুসরণ করতে ভুলবেন না, যখন আপনি কিছু নিশ্চিত না হন তখন প্রশ্ন জিজ্ঞাসা করুন এবং আপনার জন্য দায়ী আইটেমগুলিতে উত্তর বা অন্তর্দৃষ্টি সরবরাহ করুন। আপনার শরীরের ভাষা একটি সক্রিয় অংশগ্রহণকারী হচ্ছে অংশ; এর মানে আপনার চেয়ারে slouching এর পরিবর্তে লম্বা বসা এবং আপনি যে ব্যক্তিদের সাথে কথা বলছেন তাদের সাথে যোগাযোগ করুন।
আপনি যে মিটিংয়ের সভাগুলোতে যোগ দেন তার উপর নির্ভর করে, আপনি মিটিংয়ের আয়োজক বা আপনার সাথে দেখা হওয়া লোকেদের ধন্যবাদ জানাতে পারেন। আপনি যদি কোনও গুরুত্বপূর্ণ ক্লায়েন্ট বা প্রত্যাশার সাথে সাক্ষাৎ করেন তবে এটি উপযুক্ত হতে পারে। আপনি তাদের সময়ের জন্য তাদের ধন্যবাদ জানাতে পারেন এবং আপনার উত্সাহ প্রদর্শন করার জন্য সভায় আলোচনা করা কিছু গুরুত্বপূর্ণ বিষয় পুনরাবৃত্তি করতে পারেন।
ব্যবসা সভা মিনিটস টেমপ্লেট
যখন আপনি মিটিংয়ের মিনিট রেকর্ডিংয়ের সাথে কাজ করেন, তখন এটি একটি চাপযুক্ত কাজ বলে মনে হতে পারে। কিছু টিপস কোনও অনুপস্থিতিতে সভাগুলোতে থাকা সমস্ত গুরুত্বপূর্ণ পয়েন্টগুলি আপনাকে নোট করতে সহায়তা করতে পারে। মিনিট উদ্দেশ্য বুঝতে এটা গুরুত্বপূর্ণ। কোনও মিটিংয়ের সময় নেওয়া নোটগুলি সেখানে কী ঘটেছিল তার লিখিত রেকর্ড হতে বোঝানো হয়। অংশগ্রহণকারীরা কী বলেছিল তা মনে রাখার জন্য এই নোটগুলি সহায়ক হতে পারে অথবা যারা উপস্থিত থাকতে পারছেন না তাদের জন্য সভার একটি ভাঙ্গন সরবরাহ করতে পারে। ফলস্বরূপ, মিটিংয়ের সময় আলোচনা করা সমস্ত কী আইটেমগুলি গ্রহণ করা গুরুত্বপূর্ণ, সিদ্ধান্ত নেওয়া, কাজগুলি বা পরবর্তী ধাপগুলি পরিকল্পিত এবং রেজুলেশনগুলি অর্জন করা সহ।
একটি সভাতে যোগ দেওয়ার আগে, নোট গ্রহণ করার সময় আপনি একটি সাধারণ টেমপ্লেট লিখতে পারেন। মিটিংয়ের জন্য এজেন্ডা একটি কপি পান এবং একটি গাইড হিসাবে এটি ব্যবহার করুন। এজেন্ডা শীর্ষে, সকল মিটিং অংশগ্রহণকারীদের নাম উল্লেখ করার জন্য একটি স্থান যোগ করুন। যদি মূল স্টেকহোল্ডাররা অনুপস্থিত থাকে, তবে আপনাকে অবশ্যই মনে রাখতে হবে যে সেইসাথে আপনাকে পরে তাদের সাথে অনুসরণ করতে হবে। মিটিংয়ের ধরন এবং আলোচনার বিষয়গুলির উপর নির্ভর করে, মিনিট টেমপ্লেটগুলিতে আপনি যুক্ত করতে পারেন এমন অনেকগুলি আইটেম রয়েছে:
- সভায় তারিখ ও সময়।
- পরবর্তী সভায় তারিখ এবং সময়, যদি নির্ধারিত হয়।
- অংশগ্রহণকারী এবং নাম হারিয়ে যাওয়া স্টেকহোল্ডারদের নাম।
- প্রতিটি এজেন্ডা আইটেমের জন্য আলোচনা করা হয়েছে যে সিদ্ধান্ত বা বিকল্প।
- প্রতিটি এজেন্ডা আইটেমের জন্য পরবর্তী পদক্ষেপ।
- বৈঠকে আলোচনা করা হয়নি এমন এজেন্ডা আইটেম, কিন্তু পরবর্তী বৈঠকে নিয়ে যাওয়া হবে।
- কোনও নতুন ব্যবসা যা মূল বিষয়সূচিতে নির্দেশিত হয় নি।
- কাজের বা কর্ম আইটেম এবং তারা নির্ধারিত ব্যক্তি নির্ধারিত তারিখ সহ, নির্ধারিত ব্যক্তি।
মিটিং মিনিটের জন্য একটি টেমপ্লেট বিকাশ করে, আপনি গুরুত্বপূর্ণ takeaways রেকর্ড এবং মিটিংয়ের পরে কোন প্রয়োজনীয় ব্যবসা অনুসরণ করার জন্য একটি ভাল অবস্থানে থাকব।
