আইনজীবী সংগঠনটি প্যারালিগাল, আইনি সচিব এবং আইনী সহায়তাকারীর পক্ষে অ্যাটর্নিগুলিকে সমর্থন করার একটি দুর্দান্ত উপায়। ছোট্ট আইন অফিসে, অ্যাটর্নি এমনকি নিজেদের সংগঠিত করতে পারে। বেশিরভাগ আইন অফিসগুলির একটি কেন্দ্রীয় ফাইলিং সিস্টেম থাকে এবং মামলাগুলির জন্য প্রয়োজন হলে মামলা ফাইলগুলি অ্যাটর্নিগুলিতে চেক করা হয়। কারণ অ্যাটর্নি ক্লায়েন্টদের সাথে তাদের সময় সভার সময় কাটায়, আদালতের কার্যধারা দায়ের করে, বিবৃতি গ্রহণ করে এবং অন্যান্য ক্ষেত্রে কাজ সম্পাদন করে, তারা প্রয়োজনে কাগজপত্র খুঁজে পেতে অফিস সংস্থার উপর নির্ভর করে।
সম্ভাব্য ক্ষেত্রে
আইন অফিসে প্রতিটি অ্যাটর্নি সম্ভাব্য ক্ষেত্রে সম্পর্কিত তথ্য ট্র্যাকিং জন্য একটি সিস্টেম প্রয়োজন।কানসাস সিটির ওয়ারকেন ল গ্রুপের বোর্ডের চেয়ারম্যান জিম উইরকেন, সিভিল ট্রাইব্যুনালের অ্যাটর্নি এবং প্রসপেকটিভ নিউ মেটার রিপোর্ট নামে একটি ফর্ম ব্যবহার করার পরামর্শ দেন। এই আদর্শ ফর্মটি একজন সম্ভাব্য ক্লায়েন্টের তথ্যকে ট্র্যাক করতে সহায়তা করে, বিষয়টি সম্পর্কে কথোপকথন সম্পর্কে নোট রাখে এবং বিষয়টি নিয়ে পরামর্শ দেওয়ার সময়টি রেকর্ড করে। যদি একটি কেস ফাইল পরে খোলা হয়, একটি অ্যাটর্নি বা সহায়তা ব্যক্তি একটি কেস ফাইল ডাটাবেস সিস্টেমের মধ্যে একটি কাগজ ফাইল এবং একটি নতুন ফাইল তৈরি করতে এই ফর্ম ব্যবহার করতে পারেন।
ফাইল সংগঠন
ফাইল সংগঠন একটি আইন অফিস সংগঠিত করার চাবিকাঠি। কেস প্রক্রিয়া সংগঠিত করার জন্য এবং অ্যাকাউন্টিং রেকর্ডগুলি সংগঠিত করার জন্য এই প্রক্রিয়াটি গুরুত্বপূর্ণ। ফাইল সংগঠন আইন লঙ্ঘনকে ক্লায়েন্টের অনুভূতিগুলি নিয়ন্ত্রণে সহায়তা করে এবং ক্লায়েন্টের ধারণাকে সহজতর করে। কাগজ ফাইলগুলির জন্য, একটি আইন অফিস প্রতিটি ফাইল ফোল্ডার সংগঠিত করার জন্য একটি সিস্টেম বিকাশ করা উচিত। উদাহরণস্বরূপ, একটি ফাইলের প্রতিটি বিভাগে, একই ধরণের নথি প্রতিবার স্থাপন করা উচিত। প্রতিটি বিভাগে, প্রতিটি দস্তাবেজ যেখানে শুরু হয় এবং শেষ হয় তা নির্দেশ করতে ডকুমেন্টগুলিতে রঙিন ট্যাবগুলি (সংখ্যা বা তারিখগুলি সহ) প্রয়োজন হতে পারে। পেপারগুলি ক্রোমোলজিকালের ক্ষেত্রে দায়ের করা উচিত, হয় সাম্প্রতিকতম নথির উপরে বা প্রতিটি বিভাগের পিছনে।
একটি আইন দৃঢ় একটি ফাইল ফোল্ডার গাইড বিকাশ এবং সব কর্মীদের এটি প্রদান করতে পারেন। নতুন ফাইলিং ক্লার্ক ফাইল নির্দেশিকা বুঝতে প্রশিক্ষণ প্রয়োজন হতে পারে। অ্যাটর্নি এবং আইনি সহায়তা কর্মীদের অধিকাংশ ফাইলিং কাজের জন্য পেশাদারী ফাইলিং কর্মীদের উপর নির্ভর করা উচিত।
বৈদ্যুতিন তথ্য সংগ্রহস্থল
একটি প্রতিষ্ঠান কেস এবং অ্যাকাউন্টিং তথ্য ট্র্যাক করতে একটি কেস ম্যানেজমেন্ট ডাটাবেস সিস্টেম ব্যবহার করতে পারেন। কিছু ডাটাবেস ম্যানেজমেন্ট সিস্টেমে ইলেকট্রনিক ডাটাবেসের ক্ষেত্রে ফ্যাক্স, ইলেকট্রনিক নথি এবং স্ক্যান করা নথি সংযুক্ত করার ক্ষমতা অন্তর্ভুক্ত থাকে। কিছু ডাটাবেস সিস্টেমগুলি বিশেষত অ-রুটিন কাজগুলির জন্য উপযোগী, যেমন কোনও অ্যাটর্নি ক্লায়েন্টের প্রতিনিধিত্বের মধ্যে দ্বন্দ্বের দ্বন্দ্ব কিনা তা যাচাই করা (যা নৈতিক লঙ্ঘন হতে পারে)।
ইলেকট্রনিকভাবে তথ্য সংরক্ষণ করার জন্য এই ডাটাবেস ম্যানেজমেন্ট সিস্টেমটি কীভাবে ব্যবহার করবেন তাতে কর্মচারী এবং অ্যাটর্নিগুলি প্রশিক্ষণ গ্রহণ করতে হবে। একটি আইন অফিসার গুরুত্বপূর্ণ ক্লায়েন্ট তথ্য হারাতে রক্ষার জন্য রেকর্ডগুলি সন্নিবেশ বা মুছে ফেলতে পারে এমন ব্যবহারকারীদের প্রোফাইল সীমাবদ্ধ করতে পারে।
