ইমেল অনেক কাজ এবং ব্যবসা একটি অপরিহার্য অংশ। ব্যবসায়িক ইমেল যোগাযোগগুলি মুখোমুখি যোগাযোগের মতো প্রায়শই একটি ছাপ তৈরি করে এবং এটি আর স্থায়ী হতে পারে। ব্যবসা ইমেল সবসময় পেশাদারি প্রতিফলিত করা উচিত এবং একটি ব্যবসায়িক উদ্দেশ্য আছে। খারাপ ইমেল অভ্যাসে পড়ে যাওয়া সহজ, তাই ইমেল ক্রিয়া সম্পর্কিত ক্রমাগত সচেতনতা এবং সতর্কতা একটি পেশাদার ব্যবসায়িক চিত্রের জন্য প্রয়োজনীয় এবং অত্যাবশ্যক।
বিষয় ক্ষেত্র
বিষয় ক্ষেত্র ইমেইল শরীরের হিসাবে গুরুত্বপূর্ণ। এটি আপনার ইমেল বার্তাটিতে একটি পেশাদারী শিরোনাম এবং এটি প্রতিফলিত শব্দগুলির প্রয়োজন। কোনও ভুল বানান সহ বিষয় ক্ষেত্রের সঠিক ব্যাকরণ ব্যবহার করুন এবং যথাযথ উপরের এবং নিম্নতর অক্ষরগুলি ব্যবহার করুন। একটি সংক্ষিপ্ত, সংক্ষিপ্ত ফ্রেজ আপনার ইমেইল উদ্দেশ্য প্রেরণ করুন। "উইনফিল্ড প্রকল্প সম্পর্কে," "আপনার অ্যাকাউন্ট সম্পর্কে আপনার কাছে ফিরে আসছে," "সময় এবং উপস্থিতি সফ্টওয়্যার প্রশ্নগুলি" ইমেল বার্তাগুলির জন্য ব্যবসায়িক মত বিষয়গুলির লাইনগুলির উদাহরণ। "হ্য," "এটা কেমন যাচ্ছে?" বা "প্রশ্ন।"
শুভেচ্ছা এবং সাইন অফ
আপনার ইলেকট্রনিক যোগাযোগগুলি ইমেলের মাধ্যমে প্রকাশ করতে চান এমন পেশাদারী ব্যবসায়ের চিত্রের সাথে সঙ্গতিপূর্ণ রাখতে পেশাদার অভিবাদন এবং সাইন-অফ ব্যবহার করুন। এমনকি যদি আপনি দীর্ঘমেয়াদী ইমেল করেন তবে পরিচিত ব্যবসায়ের সাথে আপনার সাথে যোগাযোগের সময়ও যোগাযোগ করুন, আপনার শুভেচ্ছা এবং পেশাদার এবং বিনয়ী সাইন-অফ রাখুন। নতুন এবং অপরিচিত পরিচিতিগুলির জন্য, অভিবাদন এবং সাইন অফের জন্য "প্রিয় মিঃ স্মিথ" এবং "শুভেচ্ছা" ব্যবহার করুন। আরও পরিচিত পরিচিতিগুলির জন্য, "প্রিয় এমি" এবং "আমি এটির প্রশংসা করি!" আরও অননুমোদিত তবে এখনও পেশাদার।
বিন্যাস, সংযুক্তি এবং স্বাক্ষর ফাইল
ব্যবসায়ের ইমেল ফরম্যাটিং অপ্রয়োজনীয় এবং স্প্যাম ফিল্টারগুলিতে ইমেলটি ধরা পেতে পারে। যত্ন সহ সংযুক্তি এবং শুধুমাত্র প্রাপকের পূর্ব জ্ঞান এবং অনুমোদন, বিশেষ করে বড় সংযুক্তি সঙ্গে ব্যবহার করুন। স্বাক্ষর ফাইল যত তাড়াতাড়ি সম্ভব হওয়া উচিত।
ভাষা এবং স্বন
ইমেল যোগাযোগের ভাষা এবং স্বর অন্য লিখিত যোগাযোগের মতো পেশাদার হওয়া উচিত। সৌজন্যে, ভাল ব্যাকরণ, বানান, শব্দভান্ডার এবং বিরামচিহ্ন ব্যবহার করুন। সাধারণ ব্যবসা ভাষা ব্যবহার করুন, কোন slang, profanity বা নৈমিত্তিক বাক্যাংশ। ইমেলের মধ্যে একটি চিন্তাশীল, বন্ধুত্বপূর্ণ স্বন ব্যবহার করা গুরুত্বপূর্ণ। রাগ, মন খারাপ বা হতাশার সময় ইমেল লিখবেন না। এটা অচেনা এমনকি স্বন জুড়ে আসে। ফোন সহযোগী এবং ব্যবসায়িক সহযোগীগণের সাথে মুখোমুখি কথোপকথনের সাথে যত বেশি যত্ন নেওয়া হবে।
ইমেল করবেন না
বাক্য দুটি দম্পতি যথেষ্ট যখন তিন অনুচ্ছেদ লিখুন না। রাগ বা বিরক্তিতে বা অন্য কাউকে শৃঙ্খলা রোধ করতে ইমেল ব্যবহার করবেন না। তাড়াতাড়ি ইমেল পাঠান না - পাঠানোর আগে সময় লাগান, বানান পরীক্ষা করুন এবং পাঠানোর আগে প্রাপকের ঠিকানা যাচাই করুন। ইমেলগুলিতে কার্বন অনুলিপি এবং অন্ধ কার্বন অনুলিপিটি অপব্যবহার করবেন না। Nonwork উদ্দেশ্যে কাজের জন্য ইমেইল ব্যবহার করবেন না।
