একটি বিড তালিকা চিঠি জন্য আনুষ্ঠানিক নাম একটি "প্রস্তাব কভার চিঠি।" এই ধরনের চিঠি সংক্ষিপ্তভাবে লেখা এবং দৈর্ঘ্য সর্বোচ্চ দুই পৃষ্ঠা রাখা উচিত। প্রকল্প পরামিতি, প্রত্যাশিত deliverables, timetables এবং মাইলস্টোন বিস্তারিতভাবে বর্ণনা করার জন্য প্রস্তাবগুলির জন্য একটি অনুরোধ বিকাশ। কভার লেটার উদ্দেশ্য একটি সারসংক্ষেপ সূত্র প্রধান বিবরণ এবং প্রয়োজনীয়তা আঘাত করা হয়।
আইটেম আপনি প্রয়োজন হবে
-
ওয়ার্ড প্রসেসিং সফ্টওয়্যার
-
আরএফটি (ঐচ্ছিক)
-
আরএফপি জন্য ওয়েবসাইট লিংক, আবেদন (ঐচ্ছিক)
একটি ছোট অভিবাদন সঙ্গে চিঠি খুলুন এবং বিড প্রকল্পের শিরোনাম ঘোষণা। উদ্বোধনী অভিবাদনের পরে "বিবরণ" লেবেলযুক্ত শিরোনাম তৈরি করুন। এই শিরোনামটি সংক্ষিপ্তভাবে তিন অনুচ্ছেদের বা কম কাজের মধ্যে বর্ণনা করার জন্য ব্যবহার করুন, যাতে এটি সারাংশ বিবৃতির মতো আরও পড়তে পারে। প্রকল্পের জন্য একটি কাজ নম্বর অন্তর্ভুক্ত করুন।
"বিশেষ উল্লেখ" শিরোনামের শিরোনাম তৈরি করুন। এই ক্ষেত্রটি ব্যবহার করুন যেমন আকার, বৈদ্যুতিক প্রয়োজনীয়তা, অবস্থান এবং অন্যান্য সঠিক তথ্যের বিষয়ে প্রযুক্তিগত বিশদ যেমন নির্ভুল অনুমান প্রদান করার জন্য দরকারিদের জানা দরকার।
"যোগ্যতা" নামে একটি শিরোনাম তৈরি করুন। এই বিভাগটি ব্যাডারদের জন্য প্রয়োজনীয় যোগ্যতাগুলি বর্ণনা করার জন্য ব্যবহার করুন, যেমন ব্যবসায়ের ন্যূনতম সংখ্যা, নির্দিষ্ট ধরনের লাইসেন্স (গুলি) প্রয়োজন, পর্যাপ্ত বীমা কভারেজ পরিমাণগুলি প্রদর্শন করার ক্ষমতা এবং বীমা টাইপ (গুলি) পেশা প্রয়োজন হতে পারে। সংখ্যালঘু বা নারী মালিকানাধীন ব্যবসাগুলি (যদি প্রযোজ্য হয়) এবং অন্য কোনও বাধ্যতামূলক আইনী ভাষা আপনার ব্যবসা বা বিভাগগুলিকে সমস্ত বিড অক্ষরে বিবৃত করার প্রয়োজন হয়।
কাজের জন্য "বাজেট" শীর্ষক শিরোনামটি লেবেল করুন (যদি প্রযোজ্য হয়)। প্রকল্পের জন্য সর্বাধিক পরিমাণ প্রবেশ করুন যাতে সমস্ত আবেদনকারী আপনার সর্বোচ্চ বাজেটের পরিমাণ সম্পর্কে সচেতন থাকবেন।
"ডেলিভারেবলস" লেবেলযুক্ত একটি শিরোনাম তৈরি করুন এবং প্রত্যাশিত কাজের বিতরণযোগ্যগুলির বিষয়ে একটি সংক্ষিপ্ত বিবৃতি লিখুন যা অবশ্যই পূরণ করতে হবে। সম্ভাব্যতা জ্ঞাপন করুন যে deliverables একটি বিস্তারিত বিবৃতি কাজের জন্য সম্পূর্ণ RFP অন্তর্ভুক্ত করা হবে।
"নির্দিষ্ট সময়সীমা" শীর্ষক শিরোনামটি লিখুন এবং শিরোনাম অবস্থায় সমাপ্তির প্রয়োজনীয় তারিখটি লিখুন। মাইলফলক তারিখগুলি (যদি প্রযোজ্য হয়) একটি ভাঙ্গন অন্তর্ভুক্ত করুন বা RFP এর মাইলফলক বিশদটি ছেড়ে দিন।
একটি "নমুনা" শিরোনাম (যদি প্রযোজ্য হয়) তৈরি করুন এবং কীভাবে বিড্ডারগুলি পূর্বের কাজের নমুনাগুলি জমা দিতে হবে যেমন একটি JPEG বা GIF ফর্ম্যাটে ইলেকট্রনিক ডিজিটাল ফটোগুলি বা তাদের আনুষ্ঠানিক অ্যাপ্লিকেশন সহ সংযুক্তি হিসাবে।
একটি "রেফারেন্সস" শিরোনাম তৈরি করুন এবং প্রয়োজনীয় রেফারেন্স সংখ্যা এবং আপনার প্রয়োজনীয় যোগাযোগের ধরন, যেমন একটি নাম, শিরোনাম, টেলিফোন নম্বর এবং ইমেল ঠিকানা উল্লেখ করুন।
চিঠির উপর একটি হাইপারলিঙ্ক সন্নিবেশ করান যাতে আবেদনকারীরা আনুষ্ঠানিক অনলাইন অ্যাপ্লিকেশনের সাথে লিঙ্ক করতে পারে এবং RFP এর জন্য একটি পৃথক হাইপারলিংক (যদি প্রয়োজন হয়)। আপনার ওয়েবসাইটের জন্য একটি লিঙ্ক যোগ করুন এবং আপনার ওয়েবসাইটে RFP এবং অ্যাপ্লিকেশনটি অন্তর্ভুক্ত করুন, যা আবেদনকারীদের তাদের কম্পিউটারে আপলোড করার জন্য PDF হিসাবে ফর্ম্যাট করা যেতে পারে।
পরামর্শ
-
একটি বড় বাজেটের কাজের জন্য একটি প্রশ্ন এবং উত্তরের সেশনের তারিখ দিন এবং ফলোআপ টেলিফোন এবং ইমেলগুলি আপনি পেতে পারেন এমন সংখ্যা কমিয়ে আনতে যাতে আপনি একবারে প্রশ্নের উত্তর দিতে পারেন। একটি পরিচিতি নাম অন্তর্ভুক্ত করুন এবং বিবৃতি প্রদানকারীরা অতিরিক্ত প্রশ্ন জমা দেওয়ার জন্য টেলিফোন বা ইমেল ব্যবহার করা উচিত কিনা তা স্থির করুন।
