একটি দরকষাকষি চিঠি আপনাকে বিডের উৎপত্তি হিসাবে পরিচয় দেবে এবং সম্ভাব্য প্রতিক্রিয়াশীলদের আরো জানতে আমন্ত্রণ জানাবে। চিঠি সংক্ষিপ্তভাবে আপনার বিড আমন্ত্রণ সাড়া প্রয়োজনীয় উপকরণ এবং নির্দেশাবলী প্রেরণ এবং প্রেরণ করা হবে। আপনি আপনার পাঠকদের যারা আপনি, আপনি কি চাইছেন এবং কিভাবে আপনি bidders এর প্রশ্নের উত্তর দিতে হবে বলবো। তারা কীভাবে আপনি বিডগুলি পেতে চান এবং আপনার টাইমলাইনটি কীভাবে জানতে চান তা আবিষ্কার করবে। বিড অনুরোধের চিঠিগুলি প্রায়শই নজরদারি, ট্যাবুলার এবং মেমো ফর্ম্যাটগুলি গ্রহণ করে, আপনি আপনার বিডিং প্রক্রিয়াটির নির্বাহী সারাংশ উপস্থাপনের জন্য একটি আনুষ্ঠানিক চিঠি ব্যবহার করতে পারেন এবং তার মূল পয়েন্টগুলি হাইলাইট করতে পারেন।
আপনার সংযুক্ত বিড নথিগুলি মেনে চলার জন্য দর প্রস্তাব জমা পাঠকদের আমন্ত্রণ জানান। আপনার বিড নথিতে মূল্যায়ন প্রক্রিয়ার বিবরণ এবং বিডের নির্দেশাবলী থাকতে পারে যা জমা দেওয়ার জন্য বিন্যাস এবং পদার্থ নির্দিষ্ট করে। তারা চুক্তিতে চুক্তির প্রত্যাশা করে এমন শর্তাদি এবং শর্তাবলীও অন্তর্ভুক্ত করতে পারে, সেই সাথে পরিষেবা বা পণ্যগুলির বিস্তারিত বিবরণ বা বিশদগুলি অন্তর্ভুক্ত করতে পারে। আপনার পাঠকদের নির্দেশনার জন্য, আপনার চিঠিতে সংযুক্ত করা দরাদির নথিগুলির একটি বুলেটযুক্ত তালিকা সরবরাহ করুন।
বিড সলিসিটার হিসাবে নিজেকে সনাক্ত করুন। আপনার মিশন বিবৃতি, অবস্থান এবং ওয়েবসাইটের সংক্ষিপ্ত বিবরণ সহ সংক্ষিপ্তভাবে আপনার ব্যবসা পরিচয় করান। দরকষাকষির সাথে সম্পর্কিত সমস্ত বিষয়গুলির জন্য পাঠকের বিন্দু যোগাযোগের নাম এবং যোগাযোগের তথ্য সরবরাহ করুন। এটি হতে পারে আপনি বা অন্য কেউ যাকে আপনি বিডিং প্রক্রিয়া পরিচালনা করেছেন।
আপনি যা বলছেন তার প্রচেষ্টার বর্ণনা দিন। অঙ্গীকার এর অবস্থান, বাজেট, সুযোগ এবং আকার হিসাবে যেমন বিবরণ অফার। প্রচেষ্টা আপনার বড় ছবি লক্ষ্য এবং উদ্দেশ্য মধ্যে ফিট করে কিভাবে আলোচনা।
সম্পূর্ণ বিডিং প্রক্রিয়ার জন্য আপনার সময়সূচী উপস্থাপন করুন। উদ্দেশ্য, প্রশ্ন এবং দর প্রস্তাবের চিঠি পাওয়ার জন্য আপনার নির্দিষ্ট সময়সীমা এবং অবস্থানগুলি নির্দেশ করুন। কোনও পরিকল্পিত বিড-সম্পর্কিত ইভেন্টগুলির তারিখগুলি নির্দিষ্ট করুন যেমন প্রাক-বিড মিটিং, বিড খোলার এবং সর্বজনীন শর্টলিস্ট, নির্বাচন বা পুরষ্কার মিটিং।
কী জমা দিতে হবে এবং কোন ফর্ম্যাটে বিস্তারিত নির্দেশাবলীর জন্য পাঠকদের আপনার সংযুক্ত দরদাতার নির্দেশাবলী পড়ুন। নির্ধারিত বিন্যাস ও প্রয়োজনীয়তাগুলিতে ঘনিষ্ঠ মনোযোগ দেয়ার উপর জোর দেওয়া, এবং সম্মতি না দেওয়ার ক্ষেত্রে বিড অযোগ্যতার সম্ভাবনা উল্লেখ করুন। স্পষ্টভাবে বিডের পুরস্কারের জন্য ভিত্তি বা মানদণ্ড এবং আপনি যে কোনও তথ্যকে উজ্জ্বল করতে চান, যেমন কপি সংখ্যা, এবং কিভাবে বিডগুলি সিল করা উচিত, প্যাকেজযুক্ত এবং লেবেল করা হয়েছে তা পরিষ্কারভাবে উল্লেখ করুন।
বিড করার জন্য আপনার আমন্ত্রণটি পুনরাবৃত্তি করুন, এবং তার আগ্রহের জন্য পাঠককে ধন্যবাদ জানান। আনুষ্ঠানিকভাবে চিঠি বন্ধ করুন এবং তারপর আপনার নাম এবং শিরোনাম সাইন ইন করুন।
পরামর্শ
-
বিড অনুরোধ জটিল হতে পারে। আপনার দর প্রস্তাব অনুরোধপত্র এবং প্যাকেজ চূড়ান্ত করার আগে একটি আইনজীবী সাথে যোগাযোগ করুন। ব্যাকরণ এবং বানান ত্রুটি জন্য আপনার চিঠি প্রফোড।
আপনার অক্ষর অবরোধ করুন এবং তারপরে আপনার লেটারহেডে এটি মুদ্রণ করুন।
