একটি কোম্পানির রূপে আপনাকে অবশ্যই ব্যবসার এবং আইনি কারণে উভয় ক্ষেত্রেই কর্মসংস্থান রেকর্ড এবং চালানগুলির মতো ফাইলগুলিতে কিছু ধরণের কাগজপত্র রাখতে হবে। কিছু ক্ষেত্রে একজন ব্যবসায়ীকে অবশ্যই সময়ের জন্য ক্রেডিট কার্ড রসিদগুলির অনুলিপি রাখতে হবে। ব্যবসার সময় এই রসিদ টস করা নিরাপদ যখন জানুন।
ক্রেডিট কার্ড রসিদ
গ্রাহক তার ক্রেডিট কার্ড ব্যবহার করে আপনার কোম্পানির কাছ থেকে কোন পণ্য বা পরিষেবা কিনে নেওয়ার পরে, আপনাকে অবশ্যই তার রেকর্ডগুলির জন্য একটি মুদ্রিত রসিদ প্রদান করতে হবে - বিশেষ করে মুখোমুখি লেনদেনের ক্ষেত্রে। প্রাপ্তিটিতে লেনদেনের পরিমাণ, অনুমোদন কোড, ক্রেডিট কার্ড ধারকের নাম এবং গ্রাহকের স্বাক্ষরের জন্য একটি স্থান রয়েছে। আপনি আপনার রেকর্ডের জন্য স্বাক্ষরিত প্রাপ্তির একটি অনুলিপিও বজায় রাখেন।
কেন তাদের রাখা?
গ্রাহক আপনার কোম্পানীর কাছ থেকে ক্রেডিট কার্ড চার্জ নিয়ে বিরোধের ক্ষেত্রে কোনও সমস্যা দেখা দিলে, আপনি বৈধ হিসাবে এটি প্রমাণ করার জন্য, বণিক হিসাবে দায়বদ্ধ। গ্রাহকের ব্যাঙ্ক অনুরোধ করবে এমন প্রথম আইটেমগুলির মধ্যে একটি হল লেনদেন সম্পর্কিত ক্রেডিট কার্ড রসিদের একটি অনুলিপি। বণিক পরিষেবা সরবরাহকারীকে আপনার পক্ষে বিতর্ক তদন্ত করার জন্য স্বাক্ষরিত রসিদটিও দেখতে হবে। গ্রাহকের বিরোধ অনুমোদিত হলে আপনি স্বাক্ষরিত বিক্রয় প্রাপ্তির একটি অনুলিপি সরবরাহ করতে পারবেন না, আপনাকে ব্যয়বহুল চার্জ-ফি ফি দিতে হবে এবং বিক্রির পরিমাণ এবং বিক্রি করা পণ্য বা পরিষেবাটিও হারাতে হবে।
যখন টস
ক্রেতাদের কাছ থেকে বিরোধের সম্ভাবনা থাকার কারণে ক্রেডিট কার্ড বিক্রয় প্রাপ্তিটি ভাঙা ঠিক নয় কারণ লেনদেনটি আপনার বণিক অ্যাকাউন্টটি সাফ করেছে - এমনকি যদি আপনি ইতোমধ্যে বিক্রয় থেকে তহবিল পেয়ে থাকেন। ফেয়ার ক্রেডিট বিলিং অ্যাক্টের জন্য ব্যাঙ্কগুলি সাধারণত 60 দিনের জন্য চার্জ বিতর্ক করতে দেয়। এটি কমপক্ষে তিন মাসের জন্য ক্রেডিট কার্ড রসিদ রাখতে নিরাপদ বাজি। বিশেষ করে ব্যবসার আয়কর রিপোর্টিংয়ের কারণে যদি আপনি বিক্রয় প্রাপ্তির প্রয়োজন হয় তবে কমপক্ষে ছয় বছরের জন্য তাদের হাতে রাখুন।
রসিদ সংরক্ষণ
যদি আপনি এই বিক্রয় রসিদগুলি অবশ্যই রাখতে চান তবে তাদের নিরাপদ, লক করা অবস্থানগুলিতে সংরক্ষণ করুন কারণ এতে সংবেদনশীল গ্রাহক তথ্য থাকে। ক্রেডিট কার্ড সম্পর্কিত জালিয়াতি বা চুরি সনাক্ত করতে সমস্যাগুলি এড়ানোর জন্য অননুমোদিত কর্মচারী এবং বাইরের ব্যক্তিদের নাগালের বাইরে এই সংবেদনশীল তথ্যটি রাখুন। পেমেন্ট কার্ড শিল্পের ডেটা সিকিউরিটি স্ট্যান্ডার্ড নির্দেশিকা অনুসারে গ্রাহকদের জন্য সংবেদনশীল ক্রেডিট কার্ড ডেটা পরিচালনা এবং সংরক্ষণ করার জন্য আপনার বণিক পরিষেবা চুক্তি নির্দিষ্ট নিয়মগুলি নির্ধারণ করতে পারে। পিসিআই ডিএসএস একটি প্রতিষ্ঠান যা গ্রাহক ক্রেডিট কার্ডের ডেটা ব্যবস্থাপনা সম্পর্কিত নির্দেশিকা সরবরাহ করে।
