আপনি আপনার ব্যবসা বন্ধ করছেন। সম্ভবত আপনি অবসর বা একটি ভিন্ন উদ্যোগের জন্য সুযোগ প্রবেশ করা হয়। সমস্ত ব্যবসা কাগজপত্র তৈরি করে এবং আপনার ব্যবসা বন্ধ হয়ে গেলে, সেই দস্তাবেজগুলি কতক্ষণ ধরে রাখতে হবে তা প্রশ্ন করা উচিত।
রেকর্ড রাখার জন্য কারণ
অভ্যন্তরীণ রাজস্ব পরিষেবা এবং রাষ্ট্রীয় ট্রেজারি বিভাগগুলির মতো সরকারী সংস্থাগুলি হ'ল সর্বাধিক অতীত ব্যবসায়িক দলিলগুলির জন্য অনুরোধ করতে পারে এমন বেশিরভাগ সংস্থা। ট্যাক্স রিটার্নে দাখিল করা দাবি, লেনদেন এবং তথ্য প্রমাণ করার প্রয়োজন হলে ব্যবসার সাথে সম্পর্কিত সকল রেকর্ড রাখা গুরুত্বপূর্ণ। যদিও কয়েকটি ক্ষেত্রে যেমন জালিয়াতি তদন্ত বা অন্য কোনও নাগরিক বা ফৌজদারি পদক্ষেপের বিরুদ্ধে অনেকগুলি ব্যবসায়িক বিষয়গুলিতে সীমাবদ্ধতার বিধিনিষেধ আছে, তবুও বিগত ব্যবসায়িক রেকর্ডগুলি ইভেন্টগুলির কতক্ষণ আগে ঘটেছে তা নির্বিশেষে প্রয়োজন হতে পারে। পুরোনো ব্যবসায়িক রেকর্ডগুলি কখন উপকারী হতে পারে তা আপনি কখনই জানেন না, তাই এটি সম্ভবপর হওয়া পর্যন্ত সমস্ত ব্যবসায়িক রেকর্ড রাখার পরামর্শ দেওয়া হয়। যে বলেন, সাধারণ নথি রাখা জন্য সময় দৈর্ঘ্য হিসাবে সাধারণ নির্দেশিকা আছে।
নির্দিষ্ট আইটেম হোল্ডিং সময়সীমার
ফাইলিংয়ের তারিখ থেকে, বাতিল চেকগুলি, ব্যাংক ডিপোজিট স্লিপ, ক্রেডিট কার্ড বিবৃতি এবং সাধারণ লেজারগুলি অন্তত তিন বছরের জন্য ধরে রাখুন। অন্তত ছয় বছরের জন্য ব্যাংক বিবৃতি, জায় রেকর্ড, চালান, বিক্রয় রেকর্ড, নগদ নিবন্ধের টেপ, W-2s, 1099s, এবং অন্যান্য ট্যাক্স ফাইলিং নথি ধরে থাকুন। যদি আপনার ব্যবসায় কর্পোরেশন হিসাবে সেট আপ করা হয়, অন্তত তিন বছর ধরে মাসিক এবং ত্রৈমাসিক কর্পোরেট আর্থিক বিবৃতি রাখা।
রেকর্ড অনির্দিষ্টকালের জন্য রাখা
কর্মীদের সাথে সম্পর্কিত পেমেন্ট এবং সম্পর্কিত নথিগুলি, যেমন শ্রমিকের ক্ষতিপূরণ, পেনশন রেকর্ড এবং কর্মচারী আয়কর আটকানো, যতক্ষণ আপনি করতে পারেন সেগুলি সংরক্ষণ করুন। যদি একটি অতীতের কোম্পানির কর্মচারী বেকারত্বের সুবিধাগুলির জন্য ফাইলগুলি, একটি নতুন চাকরির জন্য প্রযোজ্য হয়, অথবা তার কর্মসংস্থানের সময়ের সাথে ডেটিং করার প্রশ্ন থাকে, তবে এই রেকর্ডগুলি অ্যাক্সেসযোগ্য হবে সবচেয়ে মূল্যবান। কর্পোরেশনটি এখন আর ব্যবসা না থাকলেও সমস্ত কর্পোরেট-সম্পর্কিত নথি অনির্দিষ্টকালের জন্য রাখা উচিত। যেমন নথি অন্তর্ভুক্তি অন্তর্ভুক্তি সার্টিফিকেট, পরিচালক বোর্ডের মিনিট, শ্রম চুক্তি, স্টক লেনদেন, পেটেন্ট এবং ট্রেডমার্ক, এবং কোন আদালত সংক্রান্ত নথি অন্তর্ভুক্ত। কর্পোরেশন সম্পদ এবং অ্যাকাউন্ট receivable এবং প্রদেয় রেকর্ড রাখা উচিত।আইআরএসের সীমাবদ্ধতার বিধানটি আয়কর জমা দেওয়ার তারিখ থেকে তিন বছর যা রিটার্ন অডিট করতে হয়। হিসাবে উল্লেখ করা যাইহোক, আয় এবং deductions প্রমাণ প্রমাণ রাখা সম্ভব হলে অনির্দিষ্টকালের জন্য অপরিবর্তিত রাখা উচিত।
অতীত রেকর্ড অনুরোধ করতে পারে যে সংস্থা
পূর্ববর্তী দস্তাবেজ তথ্যের অনুরোধ করতে পারে এমন ফেডারেল সংস্থাগুলি অভ্যন্তরীণ রাজস্ব পরিষেবা, শ্রম বিভাগ, সামাজিক নিরাপত্তা প্রশাসন, সমান কর্মসংস্থানের সুযোগ কমিশন এবং ইমিগ্রেশন এবং ন্যাচারালাইজেশন। রাষ্ট্র সংস্থাগুলির জন্য রেকর্ড, যেমন ট্যাক্সেশন এবং স্থানীয় পৌরসভা বিভাগের বিভাগগুলি যতক্ষণ সম্ভব যতক্ষণ সম্ভব ব্যবসাটি বন্ধ হয়ে যাওয়ার পরেও রাখা উচিত। একটি নিরাপদ স্থানে ফাইল সংরক্ষণ করুন, বিশেষত আগুন, বন্যা, চুরি এবং অন্যান্য ক্ষতি থেকে সুরক্ষিত একটি স্থানে। আপনার ছাড়া অন্য কেউ এই গুরুত্বপূর্ণ রেকর্ড রাখা হয় যেখানে জানতে হবে।
