বিশ্বব্যাপী শত শত বৈদেশিক কনস্যুলেটগুলির মধ্যে একটিতে কোনওও ব্যবসায়িক চিঠি লিখার বিভিন্ন কারণ রয়েছে। উদাহরণস্বরূপ, আপনি ভিসা বা ভ্রমণের তথ্য অনুরোধ করতে পারেন, বৈদেশিক বাণিজ্য সুযোগ সম্পর্কে জিজ্ঞাসা করতে পারেন, বিদেশী বিষয় গবেষণা করতে পারেন, অথবা ইন্টার্নশীপের জন্য বিদেশে ভ্রমণরত শিক্ষার্থীর জন্য একটি চিঠি লিখতে পারেন।
আপনি যে ব্যক্তিকে চিঠিটি সম্বোধন করছেন তার নাম, শিরোনাম এবং ঠিকানা সনাক্ত করুন। প্রতিটি বিদেশী কনস্যুলেটের একটি বিস্তারিত ওয়েবসাইট রয়েছে যা বিভিন্ন বিভাগের লিঙ্কগুলির সাথে একটি কর্মী ডিরেক্টরি সরবরাহ করে, যা আপনাকে আপনার চিঠিপত্রের সাথে যোগাযোগ করার জন্য ব্যক্তির সনাক্ত করতে সহায়তা করতে পারে।
কনস্যুলেট একটি ব্যবসা চিঠি লেখার সময় ঐতিহ্যগত ব্যবসা প্রোটোকল অনুসরণ করুন। দেশের আন্তর্জাতিক মেইল সিস্টেমের মাধ্যমে ফর্ম্যাটকৃত ব্যক্তির পূর্ণ নাম এবং শিরোনাম, বিভাগ এবং কনস্যুলেট ঠিকানা ব্যবহার করুন। প্রতিটি দেশ পরিবর্তিত হয়, তাই কনস্যুলেটের ওয়েবসাইটের "আমাদের সাথে যোগাযোগ করুন" বিভাগে তালিকাভুক্ত নির্দেশাবলী অনুসরণ করুন। আপনি যদি একটি হার্ড কপি অক্ষর পাঠাচ্ছেন, আপনার চিঠির উপরের ডানদিকে অবস্থিত তারিখটি অন্তর্ভুক্ত করুন। আপনি যদি ইমেল পাঠাচ্ছেন, স্পষ্টভাবে বিষয় লাইন আপনার চিঠিপত্র উদ্দেশ্য উদ্দেশ্য।
একটি পরিচিতি চিঠি লিখুন যার মধ্যে আপনি কে ছিলেন, আপনি কোথা থেকে এসেছেন, কেন আপনি লিখছেন, এবং আপনি অন্য ব্যক্তি বা নিজের পক্ষ থেকে লেখেন কিনা তা ব্যাখ্যা করে। আপনি যদি কোন কর্পোরেশন, সরকারী সংস্থা, আন্তর্জাতিক সংস্থা বা কোন শিক্ষা প্রতিষ্ঠানের পক্ষে লিখিত হন তবে নাম অনুসারে অনুমোদনটি নোট করুন এবং আপনার শিরোনাম এবং শংসাপত্রগুলি উল্লেখ করুন।
একটি সহজবোধ্য বিবৃতি লিখুন যা সংক্ষিপ্ত কিন্তু সংক্ষিপ্তভাবে আপনার চিঠিপত্রের উদ্দেশ্যে রূপরেখা দেয়। অনুবাদ করা বা ব্যাখ্যা করা ভাষার প্রায়শই দ্বৈত অর্থ থাকতে পারে, তাই অস্পষ্ট শব্দভাণ্ডার বা কথোপকথনগুলি এড়ানোর জন্য যত্ন নিন যা হয়তো কোনও বিদেশী পাঠকের দ্বারা বোঝা যায় না। উদাহরণস্বরূপ, ফ্রেজটি "আমি আপনার সাথে বেস স্পর্শ করতে চাই" এর সাথে প্রতিস্থাপন করা উচিত, "আমি আপনাকে জিজ্ঞাসা করতে লিখছি …"
একটি চিঠি আপনার চিঠি সীমিত এবং চিঠিপত্র থেকে আপনি চান ফলাফল সম্পর্কে নির্দিষ্ট হতে।
ধন্যবাদ একটি নোট সঙ্গে চিঠি শেষ করুন এবং আপনি কিভাবে পৌঁছাতে পারে সে সম্পর্কে বিস্তারিত প্রদান। সর্বদা আপনার পুরো নাম অন্তর্ভুক্ত করুন। কোনও বিদেশী কনস্যুলেটকে কোনও চিঠিতে ভুল পথে চালানো বা বিভ্রান্তিকর বা সম্ভাব্য হুমকি দেওয়ার বিবৃতিগুলি কখনও না।
পোস্টাল প্রয়োজনীয়তা এবং আনুমানিক প্রসবের সময় সম্পর্কে আপনার স্থানীয় পোস্ট অফিস পরামর্শ। আপনি যদি নিজের চিঠির দ্রুত উত্তর নিশ্চিত করার জন্য একটি স্ব-সম্বোধনযুক্ত, স্ট্যাম্পযুক্ত লিফলেটটি ঘিরে থাকেন তবে নিশ্চিত করুন যে আপনার কাছে ফেরত লিফলে উপযুক্ত মার্কিন যুক্তরাষ্ট্রের পোস্টেজ আছে।
পরামর্শ
-
মার্কিন যুক্তরাষ্ট্রের বিদেশি কনস্যুলেট ওয়েবসাইটগুলি ইংরেজীতে লেখা হয় এবং আন্তর্জাতিক বিদেশি কনস্যুলেটগুলি সাধারণত দেশের সংস্করণে একটি ইংরেজী সংস্করণের লিঙ্ক সহ লিখিত থাকে।
