কর্মচারী ভাড়া এবং বজায় রাখা যে সমস্ত কোম্পানি তারা ভাড়া প্রতিটি কর্মচারী জন্য একটি কর্মচারী বা কর্মীদের ফাইল বজায় রাখা উচিত। হিউম্যান রিসোর্স ম্যানেজারদের অবশ্যই সাধারণ কর্মচারী ফাইল যেমন সংবেদনশীল, আর্থিক, ফৌজদারী বা নিরাপত্তা ক্লিয়ারেন্স রেকর্ডগুলিতে সংবেদনশীল তথ্য অন্তর্ভুক্ত না করা উচিত। এই ধরনের তথ্য রাষ্ট্র এবং ফেডারেল আইন অনুযায়ী, একটি সুরক্ষিত অবস্থানে সংরক্ষণ করা আবশ্যক। কর্মচারী পর্যালোচনার অনুমতি বা কর্মসংস্থান মামলায় প্রমাণ হিসাবে ব্যবহার করার জন্য অন্যান্য ধরনের অ সংবেদনশীল তথ্য একটি ডেডিকেটেড কর্মচারী ফাইল রাখা উচিত।
প্রাথমিক কর্মসংস্থান রেকর্ড
প্রাক-কর্মসংস্থান যোগাযোগ, অবস্থানের বিবরণ, প্রাথমিক চাকরির আবেদনপত্র, সারসংকলন, সাক্ষাত্কার নোট, চাকরির প্রস্তাব, যে কোনও যাচাইকরণ ফর্ম, যেমন একজন কর্মচারী হ্যান্ডবুক পড়ার এবং বোঝার বিষয়ে, কর্মচারীর ফাইলে রাখা উচিত।
মজুরি, Payroll এবং ট্যাক্স তথ্য
এই ধরনের নথিগুলির মধ্যে টাইম শীট রেকর্ড, কর্মচারী দ্বারা গৃহীত W-4 ফর্ম, সরাসরি আমানত অনুমোদন, বার্ষিক W-2 বিবৃতি এবং কোনও কর্মচারীর গৃহ-মজুরীকে প্রভাবিত করে শিশু সহায়তা ম্যান্ডেটগুলি অন্তর্ভুক্ত।
পারফরম্যান্স মূল্যায়ন, পর্যালোচনা এবং ঘটনা
যদি আপনার সংস্থাটি পর্যায়ক্রমিক পারফরমেন্স রিভিউ পরিচালনা করে তবে কোনও নির্দিষ্ট কর্মচারী সম্পর্কিত প্রতিটি পর্যালোচনার একটি কপি কর্মচারীর কর্মীর ফাইলটিতে রাখা উচিত। উপরন্তু, অন্যান্য কর্মচারী বা ব্যবস্থাপনা, আচরণগত সমস্যা, অনুপস্থিতি নিদর্শন, দরিদ্র কাজ কর্মক্ষমতা এবং লিখিত সতর্কতা সঙ্গে বিরোধ সম্পর্কিত কোনো ঘটনা ফাইল মধ্যে উল্লেখ করা উচিত।
প্রশিক্ষণ ও শিক্ষা
অনেক অবস্থানের প্রাথমিক এবং চলমান প্রশিক্ষণ, শিক্ষা বা সার্টিফিকেশন প্রয়োজন। নিয়োগকর্তা একটি কর্মী সম্পন্ন যে সমস্ত প্রশিক্ষণ প্রোগ্রাম রেকর্ড রাখা উচিত। চাকরি সংক্রান্ত নির্দিষ্ট নির্দিষ্ট কোর্সের জন্য কর্মীটির সমাপ্তির একটি শংসাপত্র জারি করলে, একটি কপি ফাইলটিতে রাখা উচিত।
জরুরী পরিচিতি এবং উপকারিতা
কাজের পরিবেশটি বিপজ্জনক কিনা তা নির্বিশেষে সমস্ত নিয়োগকর্তা প্রতিটি কর্মচারীর জন্য জরুরী পরিচিতির একটি তালিকা রাখা উচিত। উপরন্তু, কর্মচারীর অবস্থানের সাথে যুক্ত সমস্ত সুবিধা রেকর্ড করা উচিত। বেনিফিট দেওয়া অবকাশ, মেডিকেল বীমা, শিক্ষাদান প্রতিদান প্রোগ্রাম এবং অন্যান্য কভারেজ অন্তর্ভুক্ত হতে পারে।
