একজন নিয়োগকর্তা হিসাবে, আপনাকে রাষ্ট্রীয় এবং ফেডারেল আইনগুলি সম্পর্কে সচেতন থাকা দরকার যা সেই ধরণের তথ্যকে নির্দিষ্ট করে যা কর্মীদের ফাইলগুলিতে রক্ষণাবেক্ষণ করা উচিত। প্রয়োজনীয় কর্মীদের নথির কিছু কর্মচারী, কাজের অবস্থা, বেতন সম্পর্কিত তথ্য এবং কর্মক্ষমতা সম্পর্কিত তথ্যের জন্য ব্যক্তিগত যোগাযোগের তথ্য অন্তর্ভুক্ত।
কর্মসংস্থান তথ্য
একটি কর্মী ফাইলের কর্মসংস্থান তথ্য সাধারণত কর্মসংস্থান আবেদন বা নতুন ভাড়া কাগজপত্র আকারে আসে। এই ফাইলটি কর্মচারীকে পাঠানো কর্মসংস্থান প্রস্তাব পত্রের একটি অনুলিপি এবং কর্মচারীর কাছ থেকে স্বাক্ষরিত প্রাপ্তির একটি কপিও অন্তর্ভুক্ত করতে পারে যে স্বীকার করে যে সেটি কোম্পানির কর্মচারী হ্যান্ডবুকের একটি অনুলিপি পেয়েছে। একজন কর্মীর জন্য কর্মচারী ফাইলটি বেনিফিটের উদ্দেশ্যে জন্মের তারিখ অন্তর্ভুক্ত করতে হবে তবে ব্যক্তিগত তথ্য ভাড়া নেওয়ার কিনা তা নির্ধারণের জন্য এই তথ্যটি ব্যবহার করা অবৈধ।
কাজের অবস্থা
কর্মস্থলটি আইনি দলিল যা প্রমাণ করে যে কর্মচারী মার্কিন যুক্তরাষ্ট্রে কাজ করতে সক্ষম। কাজের অবস্থা প্রমাণ হিসাবে একজন কর্মচারী কর্মীর ফাইলটি কর্মচারীর সামাজিক নিরাপত্তা কার্ডের একটি অনুলিপি অন্তর্ভুক্ত করতে হবে। যদি কর্মচারী মার্কিন যুক্তরাষ্ট্রের নাগরিক না হন, একটি সম্পন্ন আই -9 ফর্ম (একটি মার্কিন যুক্তরাষ্ট্রের নাগরিকের কাছে ডাব্লু -4 নাগরিকের ফর্ম), কর্মচারীর পাসপোর্টের একটি অনুলিপি এবং কর্মচারীর কাজের ভিসার একটি অনুলিপি অন্তর্ভুক্ত করা উচিত কর্মচারী এর কর্মীদের ফাইল।
বেতনের
একটি কর্মী ফাইল আরেকটি প্রাথমিক উপাদান payroll সংক্রান্ত। একটি নিয়োগকর্তা আপ টু ডেট ফেডারেল W-4 ট্যাক্স ফর্ম বজায় রাখা আবশ্যক। W-4 ফর্মের পাশাপাশি একজন কর্মীর ফাইলটিতে কর্মচারীর কাজকালীন সময়ের জন্য টাইমশীট থাকতে পারে। যদি কর্মচারী তার মজুরি থেকে আইনীভাবে কোনও অর্থ আদায় করে তবে আদালতের আদেশ বা স্ট্রিপুলিপি অনুলিপিও অবশ্যই ফাইলের ফাইলের মধ্যে থাকতে হবে।
কর্মক্ষমতা তথ্য
কর্মক্ষমতা মূল্যায়ন কর্মচারী কর্মীদের ফাইল আরেকটি অবিচ্ছেদ্য অংশ। এই কর্মচারী এর পেশাদার লক্ষ্য এবং কর্মচারী এর সুপারভাইজার বা ব্যবস্থাপক দ্বারা লিখিত কর্মক্ষমতা appraisals কপি অন্তর্ভুক্ত করতে পারেন। যথোপযুক্ত সৃষ্টিকর্তা যদি কোম্পানির সাথে তার সময়কালে কর্মচারীকে কোনও অভিযোগ বা সতর্কবার্তা গ্রহণ করে তবে তারও মধ্যে রয়েছে।
রাজ্য ট্যাক্স তথ্য
যদি আপনি আপনার ব্যবসা পরিচালনা করেন এমন রাষ্ট্রটি রাষ্ট্রের করের হয়, তবে আপনাকে ট্যাক্স আটকানোর জন্য একটি W-4 ফর্ম বজায় রাখতে হবে। ফেডারেল ডাব্লু -4 ট্যাক্স ফর্মের মতো, রাষ্ট্রীয় ফর্মটি কর্মচারীর কর্মীদের কাছে যথাযথ কাটিয়াগুলির জন্য ব্যাকআপ রেকর্ড হিসাবে এবং আইআরএসের দ্বারা অডিট করার ক্ষেত্রে কর্মচারী কর্মীদের ফাইলের মধ্যে আপ টু ডেট রাখা উচিত এবং রাষ্ট্র ট্যাক্স সংস্থা।
