এটি পেশাদারদের ব্যবসায়িক লেখার দৃঢ় উপলব্ধি অর্জন করার সুবিধা দেয়, বিশেষ করে যদি তারা প্রশাসনিক অবস্থানে থাকে। যখন আপনার বস আপনাকে একটি মেমো রূপে কিছু লিখতে বলে, তখন আপনাকে এটি করার সঠিক উপায় জানতে হবে। অন্যথায়, আপনি প্রাপকদের উপর আপনি চান যে প্রভাব থাকবে না। আপনি স্ট্যান্ডার্ড বিন্যাসে একটি মেমো লিখতে কীভাবে জেনে এই দৃশ্যকল্প এড়াতে পারেন।
একটি মেমো তৈরি করুন যা হ'ল স্ট্যান্ডার্ড বিভাগগুলির অন্তর্ভুক্ত রয়েছে, যা শিরোনাম, উদ্দেশ্য, আলোচনা এবং বন্ধকরণ অন্তর্ভুক্ত করে Hodu.com কে উপদেশ দেয়। একটি সারসংক্ষেপ একটি ঐচ্ছিক অধ্যায়।
আপনার মেমো জন্য শিরোনাম সেট আপ করুন। সমস্ত মেমোসের একটি মানক শিরোনাম থাকবে যার মধ্যে "To," "From," "Date" এবং "Subject" লেবেলযুক্ত চারটি লাইন রয়েছে।
আপনার মেমো শিরোনাম পূরণ করুন। "To," পরে চিঠিটি কে বিতরণ করা হচ্ছে তা টাইপ করুন, যেমন একটি নির্দিষ্ট ব্যক্তি, ব্যক্তি গোষ্ঠী বা বিভাগ। "থেকে," এর পরে আপনার নাম বা ব্যক্তির নামটি লিখুন আপনি আপনার বসের জন্য চিঠি লিখছেন। "তারিখ" শব্দটির পরে বিতরণ তারিখটি টাইপ করুন। "বিষয়" লাইনের মেমোর উদ্দেশ্যটি সংক্ষিপ্ত করে এমন কয়েকটি শব্দ অন্তর্ভুক্ত করুন।
কয়েকটি বাক্যতে মেমোর উদ্দেশ্য ব্যাখ্যা করে এমন একটি সংক্ষিপ্ত অনুচ্ছেদ টাইপ করুন। মেমো কোনও সমস্যা ব্যাখ্যা করার জন্য বা প্রাপকদের কাছ থেকে নির্দিষ্ট পদক্ষেপের অনুরোধ জানানোর জন্য তথ্যপূর্ণ কারণে হতে পারে।
পরবর্তী কয়েকটি অনুচ্ছেদের বিস্তারিতভাবে মেমো উদ্দেশ্য নিয়ে আলোচনা করুন। অপ্রয়োজনীয় তথ্য দেবেন না বা নিজেকে পুনরাবৃত্তি করবেন না, তবে যথেষ্ট বিবরণ প্রদান করুন যাতে সমস্ত প্রাপক মেমো এবং তার গুরুত্বের কারণ বুঝতে পারে।
কর্ম সমাপ্তি, যদি থাকে, একটি বন্ধ অনুচ্ছেদে প্রাপকদের দ্বারা গ্রহণ করা প্রয়োজন। কী করা দরকার এবং কীভাবে এটি সম্পন্ন করতে হবে তা ব্যাখ্যা করুন।
আপনার মেমোর শেষে একটি সারসংক্ষেপ অধ্যায় যোগ করুন, যদি এটি এক পৃষ্ঠার বেশি হয় বা এতে খুব বিস্তারিত, জটিল তথ্য থাকে। এটি আপনার মেমোয়ের উদ্দেশ্যটি স্পষ্ট করতে সহায়তা করবে এবং প্রাপকদেরকে সম্পূর্ণ মেমোটি আবার পড়ার পরে ফিরে তাকানোর জন্য একটি রেফারেন্স দেবে। সংক্ষিপ্ত অংশে আপনার সমস্ত কী পয়েন্ট, পাশাপাশি যে কোনও পদক্ষেপ নেওয়া দরকার তা অন্তর্ভুক্ত করুন।
