একটি দক্ষ ব্যবসা চালানোর জন্য, কাগজপত্র ট্র্যাক রাখতে অপরিহার্য। চুক্তি। প্রস্তাব। চালানগুলি। বিল। লাইসেন্স। এমনকি ২1 শতকেও, যখন বেশিরভাগ কাগজপত্র ডিজিটাল হয়, তখনও আপনার প্রশাসনিক ক্রিয়াকলাপগুলি সহজে চলমান রাখার জন্য ফাইল পরিচালনার প্রয়োজন হয়। ব্যবসায় নথি পরিচালনার নীতিগুলি একই রকম থাকে, আপনার ডিজিটাল ফাইলিং সিস্টেমটি আপনার ল্যাপটপে বা ক্লাউডে থাকে কিনা।
ফাইল ম্যানেজমেন্ট নীতি
ভাল ফাইল পরিচালনার মৌলিক আইনটি হল যে আপনার কাছে ডকুমেন্টগুলি খুঁজে পাওয়ার জন্য সিস্টেমটিকে আরও সহজ করা উচিত। যদি এটি না হয় তবে এটি কোনও ব্যবহার নয়।
একটি ভাল নথি ফাইলিং সিস্টেম, এটি একটি ইস্পাত মন্ত্রিসভা বা মেঘ ভিত্তিক কিনা, কম ক্লান্তিকর এবং কঠিন ফাইল করা উচিত; এই মাসে বিক্রির প্রতিবেদনটি কোন ফাইলটিতে চলেছে তা খুঁজে বের করার জন্য আপনাকে কয়েক মিনিট ব্যয় করতে হবে না। আপনার প্রয়োজনীয় তথ্য পুনরুদ্ধার করাও সহজ হওয়া উচিত। ভাল ফাইলিং মানুষের উপর নির্ভরশীল নয়: যদি আপনার প্রশাসনিক সহকারী বা আইটি ব্যক্তি ছাড়ে তবে তাদের প্রতিস্থাপনটি সিস্টেমটিকে সনাক্ত করতে সক্ষম হওয়া উচিত। ফাইল বিভাগ পরিষ্কার এবং সনাক্ত করা সহজ হতে হবে। সিস্টেম সনাক্ত করা সহজ এবং নিষ্ক্রিয় রেকর্ড purge করা উচিত।
নমনীয়তা এছাড়াও গুরুত্বপূর্ণ, বিশেষ করে সফ্টওয়্যার সঙ্গে। একটি দস্তাবেজ ফাইলিং সিস্টেম যা আপনার ব্যবসায়কে একক বিক্রেতার মধ্যে বা একটি নির্দিষ্ট কম্পিউটার প্ল্যাটফর্মে লক করে, সেটি রাস্তাটির নিচে একটি সমস্যা প্রমাণ করতে পারে।
সিস্টেম বৃদ্ধি হ্যান্ডেল করতে সক্ষম হতে হবে। আপনার ব্যবসার বৃদ্ধি হিসাবে ফাইল অনিবার্যভাবে জমা, নতুন গ্রাহকদের যোগ করে এবং কর্মীদের প্রসারিত। একটি ভাল সিস্টেম আপনি প্রয়োজন আশা তুলনায় আরো তথ্য এবং নথি স্টোরেজ পরিচালনা করতে পারেন।
ফাইল ব্যবস্থাপনা সুবিধা
ভাল ব্যবসা নথি ব্যবস্থাপনা আপনার ব্যবসার জন্য কংক্রিট বেনিফিট উত্পাদন করতে পারেন। দ্রুত ফাইলিং এবং পুনরুদ্ধার সময় বাঁচায় এবং কর্মীদের আরো দক্ষ এবং উত্পাদনশীল করে তোলে। একটি সিস্টেম misfiles হ্রাস যদি, যে অনেক সময় এবং সমস্যা সংরক্ষণ করতে পারেন। আপনি যদি আদালতে যাচ্ছেন বা কোনও নিরীক্ষা চলতে থাকেন তবে এটি বিশেষভাবে সত্য: কী নথিগুলি কার্যকর না থাকার কারণে একটি অসুখী ফলাফল হতে পারে।
একটি কার্যকরী, ভাল চিন্তা-ভাবনা সিস্টেম আপনাকে ফাইলিং সরঞ্জামগুলি ক্রয় করার সময় এবং এটি সঞ্চয় করার জন্য প্রয়োজনীয় পরিমাণ পরিমাণ ক্রয় করে। এটি নতুন কর্মীদের ফাইল করার জন্য আরও সহজ করে তোলে।
ডিজিটাল এবং হার্ড কপি
একটি ডিজিটাল ফাইল ম্যানেজমেন্ট সিস্টেম ব্যবহার করে যথেষ্ট সুবিধার আছে। ডিজিটাল ফাইলিং কীওয়ার্ডগুলি দ্বারা দস্তাবেজগুলি অনুসন্ধান করা সম্ভব করে, যা দ্রুত সময়ের জন্য আপনার প্রয়োজনীয় কাগজপত্র সরবরাহ করতে পারে। একটি ভাল সিস্টেম অন্যান্য সুবিধার আছে:
- এটি বিভিন্ন ধরনের ডকুমেন্ট প্রকার সংরক্ষণ করতে পারে, যেমন ওয়ার্ড-প্রক্রিয়াকরণ ফাইল, ইমেল এবং PDF।
- এটা গোপনীয় নথি অ্যাক্সেস নিষিদ্ধ।
- এটি মনিটর যারা ডকুমেন্ট পড়তে।
- যে কেউ পরিবর্তন করে, আপনি তাদের ট্র্যাক করতে পারেন। যদি প্রয়োজন হয়, আপনি তাদের পূর্বাবস্থায় ফিরিয়ে আনতে পারেন।
- পুরোনো নথি মুছে ফেলা যাবে যখন নিয়ন্ত্রণ।
- সেলফোন এবং অন্যান্য মোবাইল ডিভাইসগুলির সাথে দস্তাবেজ অ্যাক্সেস এবং সম্পাদনা করা সহজ।
কিছু দলিল, যদিও, আপনি তাদের অনুলিপি এবং ডিজিটাইজ করলেও হার্ড অনুলিপিটিতে থাকতে হবে। নিয়মাবলীগুলি প্রায়ই আপনাকে সাইবারস্পেসে নয় বরং কাগজের লাইসেন্স এবং অনুমতিপত্রের অনুলিপিগুলি রাখতে হবে। হার্ড কপির মধ্যে রাখা মূল্যবান হতে পারে যে অন্যান্য নথি বার্ষিক রিপোর্ট, "যেমন হিসাবে ব্যবসা" সার্টিফিকেট, বীমা নথি এবং promissory নোট অন্তর্ভুক্ত। আপনার কাজের লাইনের উপর নির্ভর করে আপনার সাথে ডকুমেন্ট স্টোরেজের নির্দিষ্ট প্রবিধান থাকতে পারে।
শারীরিক নথিগুলি আগুন, ভূমিকম্প, হারিকেন বা কেবল একটি পাইপ যা ভাঙ্গা এবং অফিস বন্যা থেকে ধ্বংস করার ঝুঁকি থাকে। আপনার ব্যবসায়টিকে এগুলি প্রতিরোধ করতে পদক্ষেপ নিতে হবে:
- পরিষ্কার, নিরাপদ, পরিবেশগত স্থিতিশীল এবং অগ্নি প্রতিরোধী পাত্রে ফাইল নথি।
- ব্যাকআপ কপি করুন, ডিজিটাল, মাইক্রোফাইক অথবা ফটোকপি।
- কপি বন্ধ সাইটগুলি সংরক্ষণ করার জন্য একটি জায়গা খুঁজুন, যাতে আগুন বা অন্য কোনও দুর্যোগ থাকলে তারা মূলগুলির মতো একই ভাগ্য পূরণ করবে না।
- আপনার ব্যাকআপ স্টোরেজ অবস্থানটি হ'ল আপনি কোনও দুর্যোগের পরে অ্যাক্সেস করতে পারেন। ক্লাউড স্টোরেজের এক সুবিধা হল যে আপনি যে কোনও স্থানে তথ্য অ্যাক্সেস করতে পারেন যেখানে ইন্টারনেট এখনও কাজ করে।
আপনার রেকর্ড সূচী
একটি ফাইলিং সিস্টেম থেকে সবচেয়ে বেশি ব্যবহার পেতে, এটি কার্যকরভাবে সূচী করা হবে। স্ট্যান্ডার্ড বিভাগে কর, চুক্তিবদ্ধ, গ্রাহক চিঠিপত্র, মামলা, প্রদেয় অ্যাকাউন্ট এবং অ্যাকাউন্ট গ্রহণযোগ্য হতে পারে, উদাহরণস্বরূপ। আপনার কাগজ এবং ডিজিটাল ফাইল একই সূচক পরিকল্পনা অনুসরণ করা উচিত। যেগুলি কাগজে কোথায় পাওয়া যায় তা জানতে কর্মচারীদের প্রশিক্ষণ দেওয়া সহজ করে তুলবে।
নথি নিষ্পত্তি বিধি
যখন আপনি আপনার ফাইল পরিচালন ব্যবস্থা পরিকল্পনা করেন, তখন আপনাকে একটি ভাল দস্তাবেজ ধারণের সময়সূচী বা ফাইলগুলি কতক্ষণ ধরে রাখার জন্য নির্দেশিকাগুলি স্থির করতে হবে। এমনকি একটি ডিজিটাল ফাইলিং সিস্টেমের সাথেও এটি গুরুত্বপূর্ণ: আপনার ব্যবসায় চলতে থাকে এবং ক্রমবর্ধমান থাকে, অবশেষে "কাঁচা মালের চুক্তি" বা অনুসন্ধানের জন্য অনুসন্ধানটি পুরনো ডকুমেন্টগুলি চালু করতে পারে।
আপনার নথি ধারণের সময়সূচী উভয় আইনি এবং ব্যবসায়িক প্রয়োজনীয়তা বিবেচনা করা হয়েছে। যদি আপনার ট্যাক্স স্টেটমেন্টের সাথে সম্পর্কিত দস্তাবেজ থাকে, যেমন ক্রেডিট কার্ড বিলগুলি ব্যবসা কেনাকাটা দেখায়, তবে আইআরএস বলছে যে আপনাকে ফেরত জমা দেওয়ার পরে অন্তত তিন বছর রাখা উচিত। আইআরএস সাধারণতঃ ফিরে তাকিয়ে এবং অডিট করতে পারে কতক্ষণ। চার বছর ধরে কর্মসংস্থান কর রেকর্ড রাখুন এবং সাত বছরের জন্য খারাপ ঋণ ব্যয় দাবি করে ফিরতে থাকুন।
বিভিন্ন নিয়ম বিভিন্ন রেকর্ড প্রযোজ্য। আপনি পরিবেশগত সম্মতি, সিকিউরিটিজ এবং এক্সচেঞ্জ কমিশন ফাইলিং, ফেডারেল এবং রাষ্ট্র কাজ-নিরাপত্তা নিয়ম এবং বৈষম্য lawsuits সম্পর্কিত ফাইল থাকতে পারে। প্রতিটি নিয়ন্ত্রক তার নিজস্ব প্রয়োজনীয়তা আছে। আপনি প্লেইন ব্যবসা রেকর্ডের জন্য একটি নীতি প্রয়োজন। উদাহরণস্বরূপ, আপনি যে কাজের জন্য সাইন করেছেন সেটি সম্পন্ন করার আগে আপনি কোনও চুক্তি মুছে ফেলতে চান না। চলমান মামলা সম্পর্কিত রেকর্ডগুলি ধ্বংস করা উচিত নয়, এমনকি যদি এটি আপনার কোম্পানির সুবিধাও হয়।
এটি আপনার দায়িত্ব, বা যে কেউ আপনার প্রোগ্রাম চালায়, কোন রেকর্ড রাখতে হবে এবং কতক্ষণ ধরে রাখতে হবে। যে কেউ রেকর্ড পরিচালনা করে কোম্পানির নীতি জানতে এবং তাদের সব subordinates ট্রেন উচিত। নিয়মিত কর্মীদের এই কিছু কিছু জানা প্রয়োজন। যদি বলা হয়, কোনও কর্মচারী কোনও ইমেল প্রেরণ বা গ্রহণ করেন যা আর্কাইভ করার প্রয়োজন হয় তবে প্রয়োজনীয়তা সনাক্ত করতে তাদের যথেষ্ট প্রশিক্ষণ প্রয়োজন।
শারীরিক নথি জন্য, shredding নিরাপদ নিষ্পত্তি চূড়ান্ত স্তর উপলব্ধ করা হয়। ডিজিটাল ফাইলগুলির জন্য, পুনরুদ্ধারের বাইরে তাদের মুছে ফেলার পদ্ধতিগুলির প্রয়োজন। কোনও প্রতিবেদনটি ট্র্যাক করে রাখুন যা রেকর্ডগুলি আপনি নিষ্পত্তি করেছেন এবং যখন আপনি তাদের ধ্বংস করেছেন।
নিরাপত্তা এবং গোপনীয়তা
ব্যাপক হ্যাক এবং তথ্য লঙ্ঘন 21 শতকের জীবনের একটি রুটিন সত্য। এর মানে এই নয় যে তারা তুচ্ছ: একটি তথ্য লঙ্ঘন আপনার খ্যাতিকে ক্ষতি করতে পারে, আপনার অর্থ খরচ করতে পারে বা মামলা বা জরিমানাগুলির তরঙ্গ ট্রিগার করতে পারে। এমনকি কোম্পানি মধ্যে তথ্য leaking সমস্যা হতে পারে। বেশ কয়েকটি ফেডারেল আইন উদাহরণস্বরূপ গোপনীয় কর্মচারী মেডিকেল তথ্য রাখা প্রয়োজন। যদি অন্যান্য কর্মচারী গোপনীয় রেকর্ড অ্যাক্সেস করতে পারেন, আপনি আইনি ব্যথা বিশ্বের জন্য হতে পারে।
আপনার ফাইল পরিচালন ব্যবস্থা সেট আপ করার অংশ হিসাবে, আপনাকে একটি নিরাপত্তা এবং গোপনীয়তা নীতি বাস্তবায়ন করতে হবে। নথি দেখতে কর্মচারী ক্ষমতা একটি প্রয়োজন জানতে ভিত্তিতে হতে হবে। অ্যাক্সেস শুধুমাত্র অনুমোদিত কর্মচারী না শ্রেণীবদ্ধ দলিল দেখতে, বরং অনুমোদন সিস্টেমের উপর ভিত্তি করে করা উচিত।
একাধিক কর্মী একই প্রকল্পে কাজ করার সময় অনলাইন নথি ভাগ করা সাধারণ। যে গোপনীয় তথ্য খুঁজে পাবার জন্য দুর্বলতার আরেকটি উইন্ডো খোলে। ফাইল এনক্রিপশন বা ড্রপবক্স মত একটি ফাইল শেয়ারিং সিস্টেম ব্যবহার করে লিক প্রতিরোধ করতে সাহায্য করতে পারে।
এই পুরানো, unneeded ফাইল মুছে ফেলার বা মুছে ফেলার আরেকটি কারণ। এমনকি যদি তারা আপনার ব্যবসার জন্য কোনও ব্যবহার না করে তবে তাদের কাছে পূর্ববর্তী কর্মচারী বা গ্রাহকদের গোপনীয় তথ্য থাকতে পারে, যারা এটি ছাড়ার প্রশংসা করবে না।
আপনি যে কোনও নিয়ম পেতে পারেন, কেবলমাত্র ফাইলগুলি কীভাবে ফাইল এবং পুনরুদ্ধার করবেন তা ছাড়াও গোপনীয়তা নিয়ম এবং রেকর্ড রাখার সময়সূচি না শুধুমাত্র সকল কর্মীদের প্রশিক্ষণের জন্য অপরিহার্য।
