যখন আপনি একটি ভয়েসমেইল ছেড়ে চলে যান, তখন নিজেকে পেশাগতভাবে উপস্থাপন করা গুরুত্বপূর্ণ। আপনি যদি গুরুত্ব সহকারে গ্রহণ করতে চান তবে অবশ্যই আপনাকে অবশ্যই একটি বার্তা সঠিকভাবে কীভাবে ছেড়ে দিতে হবে, কী বলা উচিত এবং কীভাবে আপনার বার্তাটি শেষ করতে হবে তা জানা আবশ্যক।
কিভাবে একটি ভয়েসমেইল ছেড়ে
আপনি সম্ভবত একটি কলব্যাক অনুরোধের একটি বার্তা রেখে যাচ্ছেন, তাই আপনি ফোনটিতে নিজেকে উপস্থাপন করার উপায়টি ব্যাক্তির ব্যাক্তির সম্ভাবনাকে প্রভাবিত করবে। এমনকি ফোন কল করার আগে আপনি কী বলবেন তা নিশ্চিত করুন। আপনার নাম এবং আপনার কোম্পানির নাম বা আপনি যে কলিং নাম্বার করছেন সেটি দিয়ে শুরু করুন। আপনার ফোন নাম্বারটি দুইবার বলতে ভুলবেন না যাতে প্রাপকের সংখ্যাটি লিখতে যথেষ্ট সময় থাকে।
আপনার যদি একটি অনন্য নাম থাকে তবে আপনি এটিতে প্রথমবার আপনার ফোন নম্বর দেওয়ার সময় এটি বানান করুন। এমনকি আপনি স্নায়বিক হলেও, আপনি তথ্য নিচে লেখা ছিল ধীরে ধীরে কথা বলতে। দ্রুত কথা বলা আপনি যে ব্যক্তির সাথে যোগাযোগ করার চেষ্টা করছেন তাকে বিভ্রান্ত করতে পারে। একটি ভয়েসমেইল 30-থেকে-45 সেকেন্ডের বেশি হওয়া উচিত নয়। সরাসরি আপনার কল বিন্দু পেতে।
আপনি একটি ফোন বার্তা শেষ হিসাবে পেশাদারি অনুশীলন
যদিও এটি একটি ফোন বার্তার বিন্দুতে পৌঁছাতে ভাল, তবে আপনি কেবল আপনার নাম, নাম্বার বলতে এবং ব্যাকটিকে কল করতে বলবেন না। আরো তথ্য হতে হবে। কেন আপনি কল করছেন কেন একটি সংক্ষিপ্ত ভাবে বর্ণনা করা আবশ্যক। আপনি আপনার তথ্য ছেড়ে দেওয়ার পরে, আপনি যতক্ষণ পর্যন্ত সেটি পাওয়া যাবে সেটি আপনি ব্যক্তিকে বলতে পারবেন তবে তার সুবিধার্থে কল করতে পারেন এমনটি জানাতে পারেন।
বার্তাটির শেষে আপনার নম্বরটি ছেড়ে দিন, একটি কল করার অনুরোধ জানানো হলেও আপনি আগামীকাল আবার চেষ্টা করবেন উল্লেখ করে। কিছুই আবার চেষ্টা চেয়ে আরো উত্সর্জন দেখায়।
সর্বদা ধন্যবাদ বলার মত প্রশংসা সঙ্গে শেষ। আপনি কলটি শেষ করতে পারেন এমন আরেকটি উপায় হল তাকে জানাতে যে তিনি ব্যস্ত আছেন তবে আপনি একটি কল ব্যাকগ্রাউন্ডের প্রশংসা করবেন। আপনার ভয়েসমেইলটি শেষ করার জন্য যেভাবেই আপনি চয়ন করেন, তা নিশ্চিত করুন যে আপনি এটির মতো হাসছেন। ঘুমন্ত মুখের চেয়ে একটি মুখ আলাদা আলাদা শব্দ রয়েছে। কেউ যদি খুশি হয় এবং অন্য লাইনে হাসতে থাকে তবে মানুষ বুঝতে পারে, তাই যদি আপনি কলব্যাকের বর্ধিত সুযোগ চান তবে হাসুন।
একটি ভয়েসমেইল শুভেচ্ছা শেষ কিভাবে
আপনি আপনার অফিস বন্ধ-বন্ধ ভয়েসমেইল বার্তাটির জন্য আপনার ভয়েসমেইল অভিবাদন সেট আপ করছেন, যেমন "আপনার কল আমার কাছে গুরুত্বপূর্ণ।" ক্ষমা চাওয়ার মাধ্যমে আপনার অভিবাদন শুরু করুন, আপনি তাদের কল মিস করেছেন, কলার তাদের কলব্যাক এবং তাদের কাছে গুরুত্বপূর্ণ যে কোনও কিছু সম্পর্কে আশা করতে পারে এমন আনুমানিক সময় ফ্রেম দিন। আপনার অভিবাদন সংক্ষিপ্ত এবং বিন্দু রাখুন, তাই আপনার কলকারীদের একটি বার্তা ছেড়ে যাওয়ার সম্ভাবনা বেশি। গড় অভিবাদন প্রায় 25 সেকেন্ড হতে হবে।
ভয়েসমেইল অভিবাদনের একটি উদাহরণ হতে পারে, "হাই, আপনি পৌঁছেছেন (ব্যবসার নাম)। দুঃখিত আমি আপনার কল মিস করেছি। দয়া করে আপনার নাম এবং সর্বোত্তম ফোন নম্বরটি আপনার কাছে পৌঁছাতে পারেন। আমি আপনার কাছে ফিরে আসব 24 ঘন্টা। ধন্যবাদ।"
