আপনি যদি স্কুল বা ব্যান্ড ইউনিফর্মগুলির জন্য তহবিল বাড়াতে চেষ্টা করে এমন একটি বিশ্ব বা ছোট গ্রুপ পরিবর্তন করতে চান এমন একটি নতুন অলাভজনক সংস্থা কিনা, নগদ অর্থ গ্রহণ এবং প্রক্রিয়াকরণ করা চতুর হতে পারে। সুনির্দিষ্ট তহবিলের তহবিলগুলি আইআরএসগুলির সাথে গুরুতর গরম পানিতে যাওয়ার জন্য বেশি কিছু করতে হবে না, তাই কঠোর আর্থিক অনুশীলনগুলি প্রতিষ্ঠা করে সময় ও প্রচেষ্টাকে বাঁচানোর জন্য এই সহায়িকার টিপসগুলি ব্যবহার করুন। নগদ উপহারগুলি কীভাবে প্রক্রিয়া করবেন, চেকিং অ্যাকাউন্ট খুলুন এবং নগদ উপহারগুলি পরিচালনা করার জন্য ইন্টারনেট ব্যবহার করুন যাতে আপনার গোষ্ঠী বারবার ব্যাখ্যা করে যে গ্রুপের প্রচেষ্টাগুলি কীভাবে আন্ডারਰਾਇট করা হচ্ছে তা ব্যাখ্যা করার পরিবর্তে অন্যদের সাহায্য করার ব্যবসা করতে পারে।
আপনার প্রতিষ্ঠান বা কারণের নামে একটি ব্যাংক অ্যাকাউন্ট খুলুন। এটি সাধারণত ডকুমেন্টেশন প্রয়োজন, তাই আপনার চার্টার, আইন, অন্তর্ভুক্তি নিবন্ধ এবং অন্যান্য ধরনের কাগজপত্র বরাবর আনা যা আপনার প্রতিষ্ঠানের মিশন এবং নীতির প্রমাণ হিসাবে ব্যবহার করা যেতে পারে।
আপনার ব্যাংক অ্যাকাউন্টের সাথে সমস্ত নগদ লেনদেনের জন্য দুটি সাইনার ম্যান্ডেট করুন। এই "ডবল স্বাক্ষরের প্রয়োজন" প্রয়োগ করার জন্য আর কোন খরচ নেই তবে এটি আপনার প্রতিষ্ঠানটিকে আপ এবং আপেক্ষিকভাবে একইভাবে দাতা ও সদস্যদের আশ্বস্ত করার একটি দীর্ঘ পথ।
একটি মান "নগদ দান ফর্ম" খসড়া এবং প্রতিটি দানকারী একটি অবদান প্রতিটি সময় এক পূরণ পূরণ প্রয়োজন। এই ফর্মটি দাতা, ঠিকানা এবং অন্যান্য যোগাযোগের নাম, নগদ পরিমাণের জন্য একটি স্থান, তারিখের মধ্যে অন্তর্ভুক্ত হওয়া উচিত এবং এটি যে কোনও শর্তের অধীনে দান করা উচিত যার মধ্যে --- সমস্ত বা অংশ --- একটি হিসাবে অনুমোদিত ট্যাক্স লিখুন বন্ধ। দান গ্রহণকারী ব্যক্তির স্বাক্ষর জন্য একটি লাইন যোগ করুন।
প্রতিটি নগদ উপহারটি আপনার সংস্থার মিশনের মধ্যে ফিট করে তা নিশ্চিত করতে যোগ্য। নিশ্চিত করুন যে এটিতে কোনও "স্ট্রিং" সংযুক্ত নেই এবং আপনার গোষ্ঠী এটি স্বীকার করার আগে অবদানগুলির মধ্যে কোনও দ্বন্দ্ব নেই বা অবদান হিসাবে উত্সাহিত হয়েছে।
অবদান বাক্স দান প্রক্রিয়াজাতকরণের জন্য একটি স্ট্যান্ডার্ড পদ্ধতি সম্মত হন। প্রতিটি দান বাক্সের লেনদেনের সাক্ষ্য দেওয়ার জন্য দলটির কমপক্ষে দুই সদস্যের প্রয়োজনের জন্য একটি ডাবল-হ্যান্ড কাউন্টিং সিস্টেম বলা হয়। এই বাক্সের শারীরিক নিয়ন্ত্রণ কঠোরভাবে নিরীক্ষণ করা আবশ্যক। সময়, তারিখ এবং মানুষ গণনা, স্থানান্তর, জমা বা অন্যথায় দান বাক্স ফান্ড চলন্ত একটি বিস্তারিত রেকর্ড রাখুন।
আইনি চেক এবং ভারসাম্য তৈরি করতে নগদ অনুদান জন্য রিপোর্টিং সীমা সেট করুন। কিছু গোষ্ঠীর পক্ষে কিছু নির্দিষ্ট স্বার্থ নজরদারি করার জন্য একটি সেট পরিমাণ গ্রহণ করা যেতে পারে (যেমন, $ 1,000) সম্মতির প্রয়োজন হয়।
নগদ উপহার প্রক্রিয়া করতে Pay Pal মত একটি তৃতীয় পক্ষের সেবা ব্যবহার বিবেচনা করুন। কোনও ওয়েবসাইটের প্রয়োজন নেই (যদিও অনেকগুলি ক্লাবে হোম পেজের মাধ্যমে Pay Pal এর সাথে লিঙ্ক করা সহজ হয়) এবং সমর্থকরা তাদের ব্যাংক বা ক্রেডিট কার্ড থেকে নিরাপদ দান করতে পারেন। কাগজ ট্রিল ব্যাপক এবং সহজে ব্যবহারযোগ্য। পে পালা ঘন ঘন প্রাপকদের জন্য স্বয়ংক্রিয় মাসিক সাবস্ক্রিপশন সেট আপ করতে পারেন।
সমস্ত নগদ রসিদগুলি ট্র্যাক করতে এক্সেল (বা অন্যান্য ডেটাবেস সফ্টওয়্যার প্রোগ্রাম) স্প্রেডশিট সেট আপ করুন। ভবিষ্যতের বিপণনের প্রচেষ্টার জন্য গ্রুপের নগদ থেকে যে ট্যাবগুলি আসছে তার জন্য নগদ বাক্স দান, চেক, ক্রেডিট কার্ড লেনদেন, পে পালের আয় এবং সহায়ক রাজস্ব রসিদগুলি বের করুন।
আপনার সদস্যতা একটি ব্যাংকার বা একাউন্ট্যান্টের সাথে কাজ করুন যদি আপনার সদস্য অর্থের সাথে আরামদায়ক একটি টিম সদস্য অন্তর্ভুক্ত না করে। তাদের নগদ দান গ্রহণের পরে অবিলম্বে উপহার প্রাপকদের কাছে আপনাকে ধন্যবাদ চিঠি পাঠান। এই অতিরিক্ত স্পর্শ, যখন সময়মত পাঠানো হয়, তাদের অবদানকারীর দাতাকে স্মরণ করিয়ে দেয়, দলের কৃতজ্ঞতা সম্পর্কে ভলিউম কথা বলে এবং ভবিষ্যতের প্রচারাভিযান আপিলগুলির জন্য পর্যায় নির্ধারণ করে।
