দক্ষতার সাথে উচ্চ মানের পণ্য উৎপাদন এবং আইন ও বিধিনিষেধের সীমানার মধ্যে থাকার জন্য অপারেশনগুলিতে একত্রীকরণের প্রয়োজন। অনেক কোম্পানিগুলি গুরুত্বপূর্ণ অপারেটিং পদ্ধতিগুলি বা SOPs, যা গুরুত্বপূর্ণ পদ্ধতিগুলি বাস্তবায়নের জন্য ধাপে ধাপে দিকনির্দেশগুলি সরবরাহ করে নিজেদেরকে সহায়তা করে। SOPs সঠিকতা এবং মান নিয়ন্ত্রণ নিশ্চিত করতে সাহায্য করে। তারা বিভিন্ন সংস্থা এবং সংস্থায় ব্যবহার করা হয়, বিশেষত সরকার, উত্পাদন, গবেষণা ও উন্নয়ন, ল্যাবরেটরিজ এবং একাডেমিতে। যেহেতু সংস্থার মধ্যে পৃথক ইউনিটগুলি বহুবিধ পদ্ধতিতে রয়েছে, তাদের প্রতিটি পৃথক SOP প্রয়োজন। তাই এটি প্রতিটি ইউনিটকে SOP টেমপ্লেট দিয়ে সরবরাহ করা সহায়ক, যা তাদের নিজস্ব পদ্ধতি এবং SOP ম্যানুয়ালগুলি লেখার জন্য একটি প্রাথমিক বিন্দু সরবরাহ করে। SOP টেমপ্লেট প্রতিটি পদ্ধতি প্রয়োজন গুরুত্বপূর্ণ উপাদান সব প্রদান।
কোন ধরণের পদ্ধতিতে লিখিত প্রয়োজন তা নির্ধারণে SOP লেখক নির্দেশ করুন। টেমপ্লেটগুলি তাদের কার্যকারিতাগুলি কার্যকর করার জন্য গৃহীত সিদ্ধান্তগুলির উপর ভিত্তি করে সহজ সিদ্ধান্ত নেওয়ার সরঞ্জাম সরবরাহ করবে। যে রুটিন পদ্ধতিগুলি সংক্ষিপ্ত তা শুধুমাত্র কর্মীদের কয়েকটি সিদ্ধান্ত নেওয়ার প্রয়োজন হয় এবং সহজ পদক্ষেপ বিন্যাসে লিখিত হতে পারে তা পরামর্শ করুন। উদাহরণস্বরূপ: একটি, তারপর বি, তারপর সি করুন। দ্রষ্টব্য করুন যে কয়েকটি সিদ্ধান্তের প্রয়োজন এমন দীর্ঘ প্রক্রিয়াগুলি হায়ারার্কিক্যাল ধাপের বিন্যাস ব্যবহার করতে পারে, কর্মীকে কোন ক্রিয়াটি অবশ্যই যেতে হবে তা জানানো এবং প্রায়শই উপপাদ্য অন্তর্ভুক্ত করতে হবে যা অবশ্যই সম্পন্ন করতে হবে পুরো কাজ। ফ্লোচার্ট বা ইনফোগ্রাফিকের উদাহরণগুলি জটিল, দীর্ঘস্থায়ী পদ্ধতিগুলি বর্ণনা করে এবং একাধিক সিদ্ধান্ত নেওয়ার প্রয়োজন হয়। উদাহরণস্বরূপ: যদি না হয় "স্বাভাবিক," বি, সি এবং ডি। যদি "অস্বাভাবিক" হয় তবে পুনরাবৃত্তি A কে পুনরাবৃত্তি করে এবং তারপর E, F এবং G করে।
প্রতিটি পদ্ধতি লেখার বাদাম এবং বোল্ট বর্ণনা করুন। উদাহরণস্বরূপ, প্রতিটি পদ্ধতি পদ্ধতির জন্য একটি শিরোনাম, উদ্দেশ্য, সুযোগ এবং পদ্ধতি এবং দায়িত্ব থাকা উচিত। শিরোনাম পদ্ধতির জন্য একটি অভিন্ন নামকরণ কনভেনশন ব্যবহার করার জন্য SOP লেখকদের উত্সাহিত বা প্রয়োজন। পদ্ধতির সুযোগটি নির্ধারণ করার জন্য তাদের পরামর্শ দিন, যেমন প্রক্রিয়াটি কখন এবং কোন পরিস্থিতিতে চলবে। প্রতিটি পদ্ধতি ব্যবহার না করার সময় আপনি বর্ণনা করতে পারেন। পদ্ধতি এবং দায় বিভাগে, একটি পদ্ধতি কার্যকর করার জন্য ধাপে ধাপে প্রোটোকল সরবরাহ করুন। টেমপ্লেট কর্ম ক্রিয়া সঙ্গে সহজ, ছোট বাক্যাংশ প্রদান করা উচিত।
সংজ্ঞা এবং সংস্থান প্রয়োজনীয়তা প্রদান করুন। প্রতিটি পদ্ধতিতে একটি বিভাগে দস্তাবেজ ব্যবহৃত শব্দগুলি এবং কোন শব্দকোষ বানান নির্ধারণ করা উচিত। উপরন্তু, এটি কর্মচারীকে কোনও দলিল, সরঞ্জাম বা অন্যান্য উপাদানগুলি প্রক্রিয়াটি পরিচালনা করতে হবে তা তাদের জানাতে হবে। নিয়োগকর্তাদের সময় আগে এগিয়ে বা প্রয়োজন টাস্ক সম্পূর্ণ সচেতন করার প্রয়োজন প্রয়োজন যে কোনো অন্যান্য সম্পর্কিত পদ্ধতি উল্লেখ। টেমপ্লেট অন্যান্য গুরুত্বপূর্ণ উপাদান ভুলবেন না। এর মধ্যে প্রক্রিয়াটির কার্যকর তারিখ এবং প্রক্রিয়াটি পর্যালোচনা করার শেষ তারিখ অন্তর্ভুক্ত।
পরামর্শ
-
আপনার কোম্পানির উপর নির্ভর করে, প্রক্রিয়াটি সম্পন্ন করার জন্য কোন স্তরের কর্তৃত্ব প্রয়োজন তা ব্যাখ্যা করার জন্য SOP কে সুরক্ষা স্তর নির্ধারণ করাও গুরুত্বপূর্ণ হতে পারে। কর্মচারী নির্ভরযোগ্যভাবে প্রক্রিয়াটি নিরাপদে সম্পাদন করতে পারে এমন শর্তাদি বর্ণনা করার জন্য টেমপ্লেটটি ব্যবহার করুন।
সতর্কতা
সর্বদা উপযুক্ত যেখানে স্বাস্থ্য এবং নিরাপত্তা বা নিয়ন্ত্রক লঙ্ঘনের উপর নির্দেশিকা অন্তর্ভুক্ত। টেমপ্লেটে একটি স্থান সরবরাহ করুন এবং গুরুত্বপূর্ণ সতর্কতা যেমন boldface বা side-boxing এই বার্তাগুলি জোর দেওয়ার জন্য পদ্ধতিগুলি ব্যবহার করুন। পদ্ধতি অনুসরণ না করা বা ভুলভাবে অনুসরণ করা হয় কিনা তা বর্ণনা করুন, ব্যক্তিগত আঘাত, জীবন ক্ষতি, সরঞ্জাম ক্ষতি, ত্রুটিযুক্ত পণ্য, জরিমানা, মামলা বা ব্যবসা বন্ধকরণের ফলাফল।
