কিভাবে একটি SOP টেমপ্লেট তৈরি করতে

স্ট্যান্ডার্ড অপারেটিং পদ্ধতি (এসওপি) একটি প্রতিষ্ঠানের মধ্যে কর্মচারীদের সামঞ্জস্যপূর্ণ নির্দেশনা প্রদানের একটি জনপ্রিয় উপায়। আদর্শভাবে, যদি আপনি কাউকে রাস্তায় বন্ধ করে দেন তবে সেই ব্যক্তিটি কোনও SOP এবং প্রয়োজনীয় সরঞ্জাম ব্যতীত অন্য কোনও কাজটি সম্পন্ন করতে সক্ষম হওয়া উচিত। কোনও SOP পোর্টফোলিওর একটি মূল সূচনা হল সামঞ্জস্যের জন্য একটি SOP টেম্পলেট তৈরি করা। আপনি কোন অভিনব সফ্টওয়্যার বা দক্ষতা প্রয়োজন হয় না; আপনি শুধু প্রয়োজনীয় উপাদান এবং আপনি চান টেম্পলেট দেখতে চান কি ভারসাম্য প্রয়োজন।

আইটেম আপনি প্রয়োজন হবে

• কম্পিউটার

• ওয়ার্ড প্রসেসিং সফ্টওয়্যার

একটি নতুন শব্দ প্রক্রিয়াকরণ নথি খুলুন। আপনার SOP টেমপ্লেট এবং সংস্করণ নিয়ন্ত্রণের তারিখের জন্য আপনি যে নামটি ব্যবহার করতে চান সেটি দিয়ে ফাইলটি সংরক্ষণ করুন। উদাহরণস্বরূপ: "YourCompanyName_SOP_Template_01-16-2010"।

শিরোনাম মধ্যে একটি টেবিল সন্নিবেশ করান। এই টেবিলের সারি এবং কলামের সংখ্যা আপনার উপরে রয়েছে; মনে রাখবেন আপনার সর্বনিম্ন, SOP নম্বরের জন্য একটি সেল, শিরোনাম এবং অনুমোদন বা নথির কার্যকর তারিখ প্রয়োজন হবে। আপনি যদি চান তবে পৃষ্ঠা নম্বর এবং কোম্পানির লোগো বা নামটির জন্য একটি সেল ব্যবহার করতে পারেন। শিরোনামের টেবিলের সম্পর্কে চমৎকার জিনিস হল যে পৃষ্ঠাগুলি যুক্ত করার সময় এটি দস্তাবেজ জুড়ে পুনরাবৃত্তি করবে।

নথির প্রথম পৃষ্ঠায় একটি বড় টেবিল সন্নিবেশ করান। এই টেবিলের শীর্ষে থাকা আপনার SOP নম্বর এবং শিরোনামটি থাকবে, তারপরে নথিগুলির লেখকের স্বাক্ষরগুলির জন্য কোষগুলি, যেমন নথি লেখক এবং তাদের নাম, শিরোনাম এবং স্বাক্ষরিত তারিখগুলি সহ কর্মকর্তাদের অনুমোদন দেওয়া হবে। প্রতিটি কক্ষের জন্য শিরোনামগুলি টাইপ করুন, যেমন শীর্ষ কোষের জন্য "SOP শিরোনাম", পরবর্তী কক্ষের জন্য "SOP লেখক" এবং উপযুক্ত কক্ষগুলির জন্য "QA অনুমোদন"।

ভূমিকা, দায়িত্ব, উপকরণ এবং সরঞ্জাম (যদি প্রযোজ্য) এবং পদ্ধতির জন্য বিভাগ তৈরি করুন। অন্যান্য বিভাগে সংক্ষেপে শব্দ, পদ বা পণ্য শব্দের অন্তর্ভুক্ত হতে পারে। যেহেতু এটি একটি টেমপ্লেট, তাই আপনি যদি একাধিক SOP লেখক পরিকল্পনা করার জন্য প্রতিটি বিভাগের জন্য কী প্রত্যাশা করা হয় তা বর্ণনা করে একটি বা দুটি বাক্য অন্তর্ভুক্ত করতে চাইতে পারেন।

আপনার বিভাগ বিন্যাস করুন। SOP বিভাগগুলি উপস্থাপনের সবচেয়ে সাধারণ উপায় হল প্রতিটি বিভাগের জন্য একটি অক্ষর, সংখ্যায়ন বা সমন্বয় সিস্টেম শুরু করা। আপনি বুলেট এবং ড্যাশ ব্যবহার করতে পারেন। মনে রাখবেন, চিঠি / সংখ্যা দ্বারা একটি বিভাগে নির্দেশ করার জন্য SOP উল্লেখ করার বা সংশোধন করার সময় এটি সহজ।"A, B, C" হিসাবে একটি বিভাগে প্রতিটি পরবর্তী লাইনের জন্য ক্রমবর্ধমান বিন্যাস কেমন হওয়া উচিত তা দেখান; "1, 2, 3"; অথবা "এ 1, এ 2, এ 3, বি 1, বি 2, বি 3।"

টেমপ্লেট শেষে অন্য দুটি টেবিল সন্নিবেশ করান। সারণির মধ্যে একটি বাহ্যিক রেফারেন্সগুলি তালিকাভুক্ত করতে হবে এবং পরিশিষ্ট এবং ফর্মগুলির পরিবর্তনের জন্য আপনি SOP কে সংযুক্ত করতে পারেন এমন ফর্মগুলির জন্য হওয়া উচিত। অন্যান্য টেবিল SOP এর সংস্করণ ইতিহাস এবং পরিবর্তনগুলির কোনও কারণ নথিভুক্ত করার জন্য হতে পারে। এই টেবিলগুলি টেমপ্লেটগুলির বাকিগুলি ব্যবহার করে সংখ্যায়ন / লেখনী বিন্যাস ব্যবহার করে চালিয়ে যেতে পারে।

ডকুমেন্টটি শুধুমাত্র একটি পঠনযোগ্য টেমপ্লেট ফাইল হিসাবে সংরক্ষণ করুন। এটি আপনার টেম্পলেটটি যদি পরিবর্তিত হয় তবে ব্যবহারকারীকে অন্য নামে ডকুমেন্টটি সংরক্ষণ করার জন্য জোর করে ভুলভাবে ওভাররাইট করা থেকে বিরত রাখতে সহায়তা করবে।

পরামর্শ

• আপনার টেমপ্লেট একটি ব্যাক আপ কপি রাখুন।