প্রায়শই যখন কোন সংস্থা কোন প্রকল্পের জন্য বাহিরের বাইরে সাহায্য চায়, এটি একটি RFP বা প্রস্তাবের জন্য অনুরোধ করে। তারপর ঠিকাদাররা RFP কে সাড়া দেয়, তারা প্রকল্পের সাথে কীভাবে সাহায্য করতে পারে এবং তাদের কোম্পানি বা দলটি কাজের জন্য সেরা বিকল্প কেন তা নির্ধারণ করে। সর্বাধিক সম্পূর্ণ প্রতিক্রিয়া এবং সঠিক পছন্দটি পেতে, RFP গুলিকে কিছু মৌলিক তথ্য অন্তর্ভুক্ত করতে হবে।
একটি RFP সর্বদা সংস্থার প্রবর্তন এবং ওভারভিউ এবং অনুরোধ বা প্রকল্প যেখানে সহায়তা প্রয়োজন প্রবর্তনের সাথে অবশ্যই শুরু করতে হবে। ভূমিকা সাধারণত একটি অনুচ্ছেদ বা দুই চেয়ে বেশি নয়, এবং প্রকল্প এবং প্রস্তাবিত বাজেটের জন্য নির্ধারিত তারিখ অন্তর্ভুক্ত করতে হবে। এই তথ্য সহ সংস্থাগুলি RFP কে সাড়া দেওয়ার বিষয়ে সিদ্ধান্ত নিতে সহায়তা করে।
প্রকল্পের বিস্তারিত বিবরণ
একটি আরএফপি দ্বিতীয় অংশ নির্দিষ্ট প্রকল্প বা প্রোগ্রাম সম্পর্কে বিবরণ প্রদান করা আবশ্যক। প্রকল্পটির উদ্দেশ্য এবং কাঠামোর পাশাপাশি এটির অবস্থান, অবস্থান, সময়সূচী এবং স্থিতি সম্পর্কিত কাজ সম্পর্কিত বিশদ সম্পর্কে সুনির্দিষ্ট প্রদান করুন। এই তথ্য উত্তরদাতা প্রকল্পের প্রেক্ষাপটে বুঝতে সাহায্য করে; তারা তখন অনুরোধকারী সংস্থার চাহিদাগুলির প্রতি তাদের প্রতিক্রিয়া ব্যক্ত করতে পারে।
সেবার পরিধি
একটি RFP আপনাকে কোনও সংস্থার বাইরে কোনও সংস্থার সন্ধান করতে হবে তা অবশ্যই বিস্তারিতভাবে জানাতে হবে। পরিষেবাটির এই সুযোগটি সম্ভবত RFP এর সবচেয়ে গুরুত্বপূর্ণ অংশ, কারণ প্রতিক্রিয়াশীল সংস্থাগুলি আপনার সমস্ত প্রয়োজনীয়তা পূরণের প্রস্তাবগুলি বিকাশে দুর্দান্ত যত্ন নেবে। প্রকল্পটি সম্পন্ন করার জন্য আপনি কী নির্দিষ্ট কাজগুলি অবশ্যই যুক্ত করতে হবে, তবে প্রয়োজনীয় পরিষেবাদিগুলির তালিকা অবশ্যই মোটামুটি সাধারণ হতে হবে, কারণ প্রতিটি প্রতিক্রিয়াশীল সংস্থার প্রকল্পটির নিজস্ব পদ্ধতি থাকবে। বাহিনীগুলিকে তাদের ধারনা এবং প্রসেসগুলি বিস্তারিত জানানোর জন্য আপনাকে চাকরির জন্য সেরা সংস্থার উপর আরও বেশি জ্ঞাত সিদ্ধান্ত নিতে সহায়তা করতে পারে।
বাজেট
RFP গুলির কিছু সংস্থাগুলি বাজেটের তথ্য অন্তর্ভুক্ত করতে দ্বিধা করে না, যদি আপনার কাছে কঠোর বাজেট থাকে তবে তা RFP এ অন্তর্ভুক্ত করুন। আরএফপি অবশ্যই একটি বিভাগ অন্তর্ভুক্ত করবে যা সংস্থাগুলি বাজেট ব্যবহার করার পরিকল্পনা করে এবং তাদের বিলিং এবং অর্থ প্রদানের প্রয়োজনীয়তা এবং পদ্ধতিগুলির ভাঙ্গন সম্পর্কে বিস্তারিত জানার জন্য অন্তর্ভুক্ত করে। এছাড়াও আপনি যে চুক্তিটি প্রদান করছেন এবং চুক্তিটির সময়কাল সম্পর্কে তথ্য অন্তর্ভুক্ত করুন।
যোগ্যতা
আপনি যখন আপনার কোম্পানির সাথে কাজ করার জন্য কোনও বাহিনী বেছে নিচ্ছেন, তখন আপনি সেরা, সর্বাধিক যোগ্য সংস্থাটি চান যা আপনি বহন করতে পারেন। আরএফপি একটি বিভাগ অন্তর্ভুক্ত করতে হবে যেখানে সাড়া সংস্থাগুলি চাকরির জন্য তাদের যোগ্যতাগুলি বিশদ করতে পারে। আপনি নির্দিষ্ট অভিজ্ঞতা খুঁজছেন, তাহলে উত্তরদাতাদের জিজ্ঞাসা করুন যে তাদের দক্ষতা এবং সেই এলাকায় অভিজ্ঞতা বিস্তারিত। উপরন্তু, সম্পূর্ণরূপে বা পৃথক দলের সদস্যদের জন্য, অনুরোধের জন্য, অনুরোধ রেফারেন্স।
মূল্যায়ন এবং জমা
আরএফপিগুলিতে মূল্য জমা দেওয়ার মানদণ্ড এবং প্রস্তাব জমা দেওয়ার দিকনির্দেশগুলি অন্তর্ভুক্ত করতে হবে। নির্ধারিত সময় এবং তারিখ এবং সেই নির্দিষ্ট ঠিকানা যেখানে আপনি প্রস্তাবগুলি পাবেন, তা স্পষ্ট এবং নির্দিষ্ট হোন। অবিলম্বে অযোগ্যতা হতে হবে যে পরিস্থিতিতে আছে, তারপর সেইসাথে অন্তর্ভুক্ত।
