আপনি যদি দীর্ঘস্থায়ী সমস্যার সমাধান প্রস্তাব করেন তবে আপনার ম্যানেজার আপনাকে একটি আনুষ্ঠানিক প্রস্তাব জমা দেওয়ার অনুরোধ করবে। যদিও দৈর্ঘ্যটি আপনার কাছে প্রয়োজনীয় তথ্যের উপর নির্ভর করে পরিবর্তিত হয় তবে বেশিরভাগ আনুষ্ঠানিক প্রস্তাবগুলি আনুষ্ঠানিক প্রতিবেদনগুলির মতো কিছু গুরুত্বপূর্ণ উপাদানগুলি ধারণ করে। এই সাধারণত prefatory, শরীর এবং সম্পূরক অংশ অন্তর্ভুক্ত। নামটি ইঙ্গিত করে প্রস্তাবটির প্রফেসর অংশটি পাঠকের কাছে ধারণাটি পেশ করে।
শিরোনাম বিবরণ
শিরোনামটি হ'ল শিরোনামটির পরে প্রথম কোনও পৃষ্ঠার শিরোনাম ছাড়াই প্রস্তাবিত প্রস্তাবটির প্রথম পৃষ্ঠা। এর পরে শিরোনাম পৃষ্ঠাটি, যা শিরোনামের পাশাপাশি লেখকের নাম এবং লেখককে তার নাম, অফিসিয়াল ঠিকানা এবং যোগাযোগের বিবরণ সহ প্রস্তাবটি জমা দেওয়ার অনুমতি দেয়। এই পৃষ্ঠায় প্রস্তাব জমা দেওয়ার তারিখ বহন করা উচিত।
চিঠিপত্র
লিখিতভাবে অনুমোদিত প্রস্তাবনা শিরোনাম পৃষ্ঠাটি অনুসরণ করে অবিলম্বে অনুমোদন চিঠি থাকা উচিত। এরপর প্রস্তাবটি লেখার মাধ্যমে লেখা ট্রান্সমিটল বা কভার লেটার দ্বারা অনুসরণ করা হয়। কভার লেটার প্রাপকের ঠিকানা এবং তার শিরোনাম দ্বারা প্রস্তাব চিহ্নিত করতে হবে। এই আনুষ্ঠানিক চিঠিটি সাধারণত ডকুমেন্টের উদ্দেশ্য সম্পর্কে তথ্য দেয়, যা এটি কভারের বিশদ বা লেখকের কাছে পৌঁছাতে পারে তার বিশদ বিবরণ ছাড়াই। প্রস্তাবটি প্রস্তুত করতে সহায়তার জন্য লেখক কভার লেটারটি ব্যবহার করতে পারেন।
সুচিপত্র
বিষয়বস্তুর টেবিলের প্রস্তাবের কাঠামোর একটি রূপরেখা প্রদান করে। এতে প্রতিটি পাশে প্রাসঙ্গিক পৃষ্ঠা নম্বর সহ ডকুমেন্টের মধ্যে শিরোনামের একটি বিস্তৃত তালিকা রয়েছে। তথ্যের সুস্পষ্ট প্রদর্শন করার জন্য পর্যাপ্ত ফাঁক এবং নেতাদের সাথে এই শিরোনামগুলি সারিবদ্ধ করা গুরুত্বপূর্ণ। প্রস্তাবটিতে উল্লেখযোগ্য সংখ্যক পরিসংখ্যান, টেবিল, গ্রাফ বা অন্যান্য ভিজ্যুয়াল এডিসমূহ থাকে তবে সামগ্রীগুলির টেবিলের পরে অবিলম্বে "আলাদা তালিকা" হিসাবে তালিকাভুক্ত করা উচিত।
নির্বাহী সারসংক্ষেপ
এই অংশটি প্রস্তাবে উপস্থিত সামগ্রীর সংক্ষিপ্ত বিবরণ রয়েছে। বিষয়বস্তুর টেবিলে প্রদত্ত রূপরেখা অনুসরণ করে, নির্বাহী সারসংক্ষেপটি বিষয়টিকে উপস্থাপিত করে, প্রাসঙ্গিক তথ্য দেয় এবং প্রস্তাবটি পেশকারী ব্যক্তির সিদ্ধান্ত এবং সুপারিশগুলি তুলে ধরে। এই সংক্ষিপ্তসারের উদ্দেশ্যটি ব্যস্ত কর্মকর্তাদের দ্রুত নজরদারির জন্য বিষয়টির একটি পাখির দৃষ্টিভঙ্গি প্রদান করা। যদিও এই প্রস্তাবটি মূল শরীরের সামনে উপস্থিত হয় তবে পুরো দলটিকে একত্রিত করার পরে শেষ অংশটি রচনা করা সহজ।
