ডকুমেন্ট সংরক্ষণাগার হল ডকুমেন্টেশনের স্টোরেজ যা আর সক্রিয় ব্যবহার নয় তবে সংস্থানগুলিকে ঐতিহাসিক রেকর্ডের একটি প্রকার হিসাবে এই ডকুমেন্টেশনটি রাখতে হবে। সাধারণত, প্রতিষ্ঠান এবং ব্যবসা নথি সংরক্ষণাগারভুক্ত, কিন্তু ব্যক্তি বিভিন্ন কারণের জন্য ডকুমেন্টেশন সংরক্ষণাগারভুক্ত করতে পারে। বিবেচনা এবং পদ্ধতির একটি সিরিজ নথি সংরক্ষণাগার সঙ্গে সহযোগী। কিছু ক্ষেত্রে, একটি সংস্থার ডকুমেন্টেশন পরিচালনার জন্য সুনির্দিষ্ট নীতিগুলির একটি সেট থাকবে, যার মধ্যে সংগঠনটি সংরক্ষণাগার পদ্ধতি রূপরেখা করে। সংস্থা আপেক্ষিক আরাম সঙ্গে ইলেকট্রনিক সহ, বিভিন্ন মিডিয়া ধরনের সংরক্ষণাগার করতে পারেন।
উদ্দেশ্য
সংস্থার সামগ্রিক উদ্দেশ্য বা সংস্থার ভূমিকা সম্পর্কিত বেশিরভাগ ক্ষেত্রে সংগঠনগুলি বিভিন্ন কারণে সংরক্ষণাগারভুক্ত করে। প্রায়ই, এটি সাংস্কৃতিক বা ঐতিহাসিক গুরুত্বের কারণে সংগঠন সংরক্ষণাগারগুলির ডকুমেন্টেশন। পরিবর্তে, একটি ব্যবসা অতীতের ডকুমেন্টেশন একটি নির্ভরযোগ্য রেকর্ড রাখার জন্য একটি আইনি বা আর্থিক কারণ হতে পারে, যার জন্য সংরক্ষণাগার সবচেয়ে কার্যকর ব্যবস্থাপনা পদ্ধতি।
বিবেচ্য বিষয়
ডকুমেন্ট সংরক্ষণাগারের প্রয়োজনের সাথে যে কোনো সংস্থার সাবধানতার সাথে তার পদ্ধতিগুলি বিবেচনা করতে হবে। অতীতের ও চলমান ক্রিয়াকলাপের ক্ষেত্রে উভয় ডকুমেন্টেশনকে কীভাবে সংরক্ষণ করা প্রয়োজন তা নির্ধারণ করা স্বাভাবিকভাবেই প্রাথমিক বিবেচনার বিষয়। চলমান ডকুমেন্টেশনের জন্য একটি প্রতিষ্ঠান উত্পাদনের জন্য, সংগঠনটি সংরক্ষণাগারের জন্য কিছু ধরণের সময়সূচিতে পৌঁছতে পারে। সংরক্ষণ পদ্ধতিগুলিও পরিবর্তিত হয় এবং কম্পিউটিং প্রযুক্তির অগ্রিম নতুন সরঞ্জামগুলির একটি সম্পদ সরবরাহ করেছে যা অনেক ক্ষেত্রে কার্যকরী, কার্যকর কার্যকর সমাধান সরবরাহ করে।
সরঞ্জামসমূহ
২011 সাল হিসাবে, নথি সংরক্ষণাগারের জন্য সফ্টওয়্যার সরঞ্জামগুলি বৃদ্ধি পেয়েছে, সংস্থাগুলিকে কম খরচে সংরক্ষণাগার করার সুযোগ দেয়। সংগঠনগুলি একটি সরঞ্জাম হিসাবে সফটওয়্যার সংরক্ষণাগার ব্যবহার করতে পারে, কেবল নথির জন্যই নয় যা তারা ইলেকট্রনিক আকারে সংরক্ষণ করে, তবে কাগজের ডকুমেন্টেশন এবং অন্যান্য মিডিয়াগুলির জন্যও। কার্যকর রেকর্ড রাখার জন্য প্রয়োজনীয় দৈহিক স্থান পরিমাণ হ্রাস করে সংগঠন ইলেকট্রনিক আকারে স্টোরেজের জন্য অ ডিজিটাল আইটেমগুলি স্ক্যান বা রূপান্তর করতে পারে।
ঝুঁকি
ঝুঁকিগুলি কোনও নথি সংরক্ষণাগার সিস্টেমের অন্তর্গত, এবং সংগঠনগুলিকে সাংগঠনিক সংরক্ষণাগার নীতি তৈরি করার সময় এটি বিবেচনা করতে হবে। আর্কাইভগুলি সুরক্ষিত থাকলে বৈদ্যুতিন ফর্মগুলিতে ডকুমেন্টেশন সংরক্ষণের সুবিধা কেবল বৈধ। অতএব সংগঠনগুলি সংরক্ষণাগারের স্থিতিশীলতা এবং সুরক্ষা সুরক্ষার জন্য পর্যাপ্ত সুরক্ষা রক্ষণাবেক্ষণ করতে হবে, যা বিভিন্ন উপায়ে সরঞ্জাম এবং পরিষেবা ঠিকানা সংরক্ষণ করে।
উপকারিতা
একটি কার্যকর নথি সংরক্ষণাগার সিস্টেম থাকার সুবিধা প্রযুক্তিগত সমাধান আবির্ভাব সঙ্গে বৃদ্ধি পেয়েছে। ইলেক্ট্রনিক রেকর্ড কম শারীরিক স্থান দখল করে এবং কিছু ক্ষেত্রে, এমনকি একটি ব্যবসা বা প্রতিষ্ঠানের প্রধান প্রাঙ্গনে বসবাস করতে পারে না। উদাহরণস্বরূপ, কিছু প্রতিষ্ঠান বাইরের ডকুমেন্ট পরিচালনার পরিষেবা ব্যবহার করতে পারে। ইলেকট্রনিক রেকর্ডগুলি ব্যবহার করার আরেকটি সুবিধা হল যে যখন সংস্থানগুলি সহজেই অনুসন্ধানযোগ্য ইলেকট্রনিক ফর্ম্যাটে পাওয়া যায় তখন সংস্থাসমূহ সহজেই এবং দ্রুত সংরক্ষণাগারভুক্ত সামগ্রী উপলব্ধ করতে পারে।
