অ-অর্থ প্রদানকারী ক্লায়েন্টদের কাছে সংগ্রহের অক্ষরগুলি লেখার প্রতিটি ব্যবসার মালিকের একটি অনিবার্য কাজ। আপনি যা দেন তার অর্থ প্রদানের আপনার বৈষম্য বাড়ানোর জন্য, ক্রেডিট প্রদানের আগে অগ্রিম অর্থ প্রদানের নীতিটি তৈরি করুন এবং অতীতের অ্যাকাউন্টগুলিতে সংগ্রহ করার চেষ্টা করার সময় কৌশল এবং পেশাদারি ব্যবহার করুন।
একটি পেমেন্ট নীতি তৈরি করুন
গ্রাহক বা ক্লায়েন্টকে অর্থ প্রদান স্থগিত করার অনুমতি দেওয়ার আগে, ক্রেডিট বা পণ্য বা পরিষেবাদি সরবরাহের পরে অর্থ প্রদান করুন, আপনার শর্তাবলী রূপরেখা করে এমন একটি পেমেন্ট নীতি বিকাশ করুন। আপনি যখন অতীত অর্থের বিনিময়ে পেমেন্ট বিবেচনা করেন তখন এর মধ্যে বিশদ অন্তর্ভুক্ত হওয়া উচিত, যেমন চালান দেওয়ার 10 দিন বা 30 দিন পরে। পেমেন্ট এবং দেরী ফি প্রদান, পরিষেবা বন্ধ করা বা আইনী ব্যবস্থা গ্রহণ করা, যেমন পেমেন্ট অবিরত থাকলে কী হবে তা বিশদভাবে অন্তর্ভুক্ত করা উচিত।
স্পেসিফিকেসন ঠিকানা
আপনার সংগ্রহের চিঠি খসড়াতে গ্রাহকের সাথে আপনার চুক্তিমূলক চুক্তিটি পড়ুন। আদেশ, চালান নম্বর, পরিষেবা বা ক্রয়ের তারিখ এবং মূল অর্থ পরিশোধের তারিখটি উল্লেখ করুন। যদি পূর্বের সংগ্রহের চেষ্টা করা হয় তবে সেইগুলিও উল্লেখ করুন এবং গ্রাহককে জরিমানা অন্তর্ভুক্ত করুন। উদাহরণস্বরূপ, "1 অক্টোবর 1,000 বোতল আপনার অর্ডার বিতরণ করা হয়েছিল এবং 3 নভেম্বরের পেমেন্ট তারিখের মাধ্যমে 3 অক্টোবর ইমেলের মাধ্যমে $ 250 এর জন্য একটি চালান জারি করা হয়েছিল। আপনার অ্যাকাউন্ট এখন 30 দিন আগে-কারণে এবং আপনার অ্যাকাউন্ট মূল্যায়ন করা হয়েছে। $ 25 ফি, আপনার বকেয়া ব্যালেন্স $ 275, অবিলম্বে প্রদানযোগ্য।"
সহানুভূতিশীল হতে, তবুও ফার্ম
যদিও কিছু অর্থহীন গ্রাহক তাদের বিলগুলি হ্রাস করতে পারে তবে অন্যরা তাদের পেমেন্ট তারিখ ভুলে যেতে পারে বা গুরুতর নগদ প্রবাহের সমস্যা থাকতে পারে। আত্মরক্ষার উপর তাদের রাখা এড়াতে সংগ্রহ চিঠি লেখার সময় গ্রাহকদের সন্দেহের সুবিধা দিন। উদাহরণস্বরূপ, "আমরা বুঝতে পারছি যে অপ্রত্যাশিত পরিস্থিতিগুলি উঠতে পারে এবং আমরা এই বিষয়টি সমাধানের জন্য আপনার সাথে কাজ করার জন্য প্রতিশ্রুতিবদ্ধ।" এই পদ্ধতিটি গ্রাহকের অপমান করে না, তবে এটি পরিস্কার করে দেয় যে পরিশোধের ক্ষেত্রে অবশ্যই কোনও ধরণের অর্থ প্রদান করা উচিত।
যাচাইকরণ নথি সংযুক্ত করুন
পূর্বে জারি করা চালানগুলির আপনার সংগ্রহ চিঠি কপি, ইস্যুতে পূর্ববর্তী চিঠিপত্র, কোনও স্বাক্ষরিত চুক্তির একটি অনুলিপি বা লিখিত চুক্তি এবং আপনার অর্থপ্রদান নীতির অংশগুলি সংযুক্ত করুন। আপনি যদি ভারসাম্য নিয়ে আলোচনা করতে ইচ্ছুক হন বা আংশিক অর্থ প্রদান করেন তবে আপনার প্রস্তাবের নির্দিষ্ট শর্তগুলি রূপরেখা করুন। সহজে পেমেন্টের জন্য গ্রাহকের যদি প্রশ্ন থাকে এবং একটি প্রাক-প্রদত্ত, স্ব-ঠিকানাযুক্ত খামে অন্তর্ভুক্ত থাকে তবে কল করতে একটি নম্বর সরবরাহ করুন।
একটি অ্যাটর্নি ব্যবহার করুন
অতীতের সুদীকৃত অ্যাকাউন্টগুলিতে পুনরাবৃত্তি করার প্রচেষ্টা ফলপ্রসূ প্রমাণিত না হলে, আপনি আপনার পক্ষে একটি অ্যাটর্নি সংগ্রহের চিঠি প্রেরণ করতে পারেন। আপনার আইনজীবী ছোট দাবি আদালত, একটি সংগ্রহ সংস্থা, ক্রেডিট রিপোর্টিং বা অন্যান্য আইনি কর্মের একটি রেফারেল হুমকি সুপারিশ করতে পারে। আপনি আপনার গ্রাহকের কাছ থেকে সম্ভাব্য পরিমাণে সংগৃহীত পরিমাণের বিপরীতে একটি আইনী পেশাদারকে আপনার সংগ্রহের প্রচেষ্টার জন্য কী পদক্ষেপ নিতে হবে সেটির মূল্য-সুবিধাটি মূল্যায়ন করুন। উদাহরণস্বরূপ, একটি $ 50 বিলের জন্য একটি সংগ্রহ চিঠি লেখার জন্য অ্যাটর্নি ব্যবহার করে খরচ কার্যকর হতে পারে না, তবে $ 10,000 অ্যাকাউন্টে সংগ্রহের জন্য পেশাদার সহায়তা নিযুক্ত করা অবশ্যই প্রায়শই ব্যয়বহুল।
