কিভাবে স্প্রেডশীট কাজ করে?

স্প্রেডশিট অফিসে একটি জনপ্রিয় হাতিয়ার এবং পাশাপাশি বাড়িতে সহজেই আসতে পারে। আপনি একটি বিবাহের জন্য খরচ আপ এবং স্বয়ংক্রিয়ভাবে খরচ যোগ করার জন্য একটি সময়সূচী আছে কিনা, আপনার ফ্রিল্যান্স ক্লায়েন্ট জন্য একটি চালান উত্পাদন বা আপনার ব্যবসার জন্য আর্থিক বিবৃতি একটি সেট তৈরি করতে হবে কিনা, স্প্রেডশীট কাজ পর্যন্ত।

আপনি আরও কিছু উন্নত বৈশিষ্ট্যগুলি ব্যবহার করতে চান তবে একটি লার্নিং বক্ররেখা হতে পারে তবে একবার স্প্রেডশিটগুলি কীভাবে কাজ করে এবং সেগুলির দক্ষতাগুলি বুঝতে পারে আপনি তাদের ব্যবহারগুলি প্রায় অবিরাম দেখতে পাবেন।

একটি স্প্রেডশীট কি?

একটি স্প্রেডশীট একটি বৈদ্যুতিন দস্তাবেজ যা সারি এবং কলামগুলি তথ্য সংরক্ষণ এবং ম্যানিপুলেট করার জন্য ব্যবহার করে। এটি একটি ডিজিটাল, সফ্টওয়্যার-ভিত্তিক ওয়ার্কশীট, এটি একটি অ্যাকাউন্টেন্টের গ্রিড পেপারের কাগজ আকারের পরে মডেল। সারি এবং কলামগুলি কোষ গঠন করে যা তথ্যগুলির পৃথক টুকরা ধারণ করে। আপনি আপনার প্রবেশ করা ডেটাতে গাণিতিক গণনা এবং অন্যান্য ম্যানিপুলেশন সঞ্চালনের জন্য স্প্রেডশিটগুলি ব্যবহার করতে পারেন।

অনেক ব্যক্তি স্প্রেডশিটগুলি ডেটা রেকর্ড এবং সঞ্চয় করতে একাধিক বৈশিষ্ট্য ব্যবহার করে। উদাহরণস্বরূপ, একজন ব্যক্তির নাম, তাদের ঠিকানা বিবরণ, তারা যে কোম্পানির জন্য কাজ করে তার নাম, তাদের শিরোনাম এবং ব্যবসায়িক সম্পর্কের স্থিতিটি বিক্রয় সম্ভাব্য ডেটাবেসির জন্য ব্যবহার করা যেতে পারে।

আপনি স্প্রেডশীটে ডেটা সাজাতে এবং এতে বিভিন্ন ধরণের বিশ্লেষণ করতে পারেন। আপনি তথ্য থেকে বিভিন্ন সূত্র এবং ফাংশন প্রয়োগ করতে পারেন। স্প্রেডশীটগুলি আপনার তথ্য সংগঠিত করার এবং বিশ্লেষণের জন্য টেবিল, চার্ট এবং গ্রাফ তৈরির ভিত্তিতে এটি ব্যবহার করার ক্ষমতা সরবরাহ করে।

কেন স্প্রেডশীট ব্যবহার করবেন?

স্প্রেডশিট ব্যবহার করার সবচেয়ে জনপ্রিয় কারণ হল তথ্য সঞ্চয়, রেকর্ড এবং মুদ্রণ করা। স্প্রেডশীটের সাথে ডেটা সংগঠিত এবং সাজানো সহজ, এবং কোষগুলির সারি এবং কলামগুলির সাথে লেআউটের কারণে আপনি অদৃশ্য স্পেস, রিটার্ন বা অন্য কোন প্রোগ্রামগুলিতে ট্যাবগুলির মতো চিন্তা না করেই সহজেই তথ্য আপডেট করতে যে কোন জায়গায় ক্লিক করতে পারেন। যেমন একটি শব্দ প্রসেসর।

আপনি গণনা চালানোর জন্য বিভিন্ন ফাংশন স্বয়ংক্রিয় করতে পারেন, নির্দিষ্ট আইটেমগুলি সন্ধান করতে বা অন্যান্য প্রোগ্রাম বা ওয়েব থেকে আপডেট তথ্য টানতে পারেন। উদাহরণস্বরূপ, অ্যাকাউন্টেন্টরা তাদের স্প্রেডশিটগুলিতে প্রতি মাসে নতুন তথ্য যোগ করতে পারে এবং স্বয়ংক্রিয়ভাবে ডেটা মোট আপডেট করতে একটি সহজ "সমষ্টি" সূত্র ব্যবহার করে।

স্প্রেডশীটগুলি তথ্য প্রদর্শন এবং অন্যদের সাথে ভাগ করার জন্য একটি দ্রুত, সহজ উপায় সরবরাহ করে। আপনি ডাটা টাইপ করতে বা অন্য প্রোগ্রাম থেকে এটি অনুলিপি করতে পারেন এবং স্প্রেডশীটে এটি পেস্ট করতে পারেন, আপনার ফাইলটি সংরক্ষণ করতে পারেন এবং সহজেই অন্য কাউকে এটি ইমেল করতে পারেন। অফিসের কর্মীরা তাদের অফিস কম্পিউটার নেটওয়ার্কে একটি স্প্রেডশীট সংরক্ষণ করতে পারে যাতে ফাইলটি খুলতে এবং এটির বিভিন্ন অংশ আপডেট করতে অনুমতি দেয়।

স্প্রেডশীটগুলি এক জায়গায় প্রচুর পরিমাণে ডেটা সঞ্চয় করার ক্ষমতা সরবরাহ করে কারণ এতে স্প্রেডশীট ফাইলটিতে একাধিক শীট রয়েছে। ফাইলটির প্রতিটি ট্যাবটি একটি ওয়ার্কশীট বলা হয় এবং ফাইলটি একটি ওয়ার্কবুক বলে। আপনি আর্থিক বিবৃতি, আর্থিক বিবৃতিতে ফর্ম্যাট করা, ছোট ব্যবসার জন্য এবং বছরের প্রতিটি মাসের জন্য একটি ভিন্ন ট্যাব ব্যবহার করতে পারেন। তারপরে আপনি একটি নতুন ট্যাব যুক্ত করতে পারেন যা সংক্ষিপ্তসারের লিঙ্কগুলি ব্যবহার করে এবং একটি বার্ষিক চিত্রের মধ্যে সমস্ত তথ্য যোগ করে।

কিভাবে গুগল এক্সেল ব্যবহার করবেন

এক্সেলটি মাইক্রোসফ্ট অফিস স্প্রেডশীট পণ্যের নাম, তবে আপনি Google এর স্প্রেডশীট অ্যাপ্লিকেশনটি ব্যবহার করার পরিবর্তে এটি Google এর সাথে ব্যবহার করতে পারেন। Google এর অ্যাপ্লিকেশনের মধ্যে মাইক্রোসফ্ট এক্সেল স্প্রেডশীট প্রোগ্রাম ব্যবহার করার সবচেয়ে বড় সুবিধাগুলির মধ্যে একটি হল Google ড্রাইভ আপনি অ্যাক্সেল স্প্রেডশীটগুলিতে অনলাইনে কাজ করতে পারেন।

মাইক্রোসফ্ট অফিসের সাথে, যদি আপনার অনলাইন অফিস 365 সাবস্ক্রিপশন না থাকে তবে আপনি কেবল আপনার নিজের কম্পিউটারের হার্ড ড্রাইভ বা নেটওয়ার্ক ফাইল ফোল্ডার থেকে আপনার এক্সেল স্প্রেডশীট ফাইলগুলি অ্যাক্সেস করতে পারবেন। আপনি যদি Google ড্রাইভের মধ্যে এক্সেল স্প্রেডশিটগুলিতে কাজ করতে চান তবে আপনি আপনার এক্সেল স্প্রেডশীটটি Google পত্রক ফাইলে রূপান্তর করতে পারেন। আপনি যদি আপনার Google ড্রাইভে সঞ্চয় করার জন্য একটি এক্সেল ফাইল আপলোড করেন এবং এটি খুলতে চেষ্টা করেন তবে আপনি একটি স্ট্যাটিক দস্তাবেজ দেখতে পাবেন যা আপনাকে কোনও পরিবর্তন করতে দেবে না।

যাইহোক, মাইক্রোসফ্ট এবং গুগল Google এর মধ্যে মাইক্রোসফ্ট অফিস ফাইলগুলিতে একসাথে কাজ করার ক্ষমতা উন্নত করেছে। আপনি Google ড্রাইভে পাওয়া Google ড্রাইভের মাইক্রোসফ্ট অফিস প্ল্যাগ-ইন ইনস্টল করতে পারেন। আপনি যখন আপনার মাইক্রোসফ্ট অফিস অ্যাপ্লিকেশনগুলি খুলেন তখন প্ল্যাগ-ইনটি ইন্সটল করার পরে আপনি Google ড্রাইভের একটি ড্রপ ডাউন মেনু দেখতে পাবেন এবং এটি আপনাকে আপনার Microsoft Office ফাইলগুলি খুলতে, সম্পাদনা করতে এবং সংরক্ষণ করার জন্য বিভিন্ন বিকল্প দেবে। আপনার Google ড্রাইভের ভিতরে সংরক্ষণ করার সময় মাইক্রোসফ্ট অফিস ফর্ম্যাটে।

প্লাগ-ইনটি পেতে, Microsoft ড্রাইভের জন্য Google ড্রাইভ প্ল্যাগ-ইনের জন্য আপনার ব্রাউজারে একটি অনলাইন অনুসন্ধান করুন। আপনি ডাউনলোড করতে বলা হবে "_driveforoffice.exe "_ ফাইল এবং একটি সহজ ইনস্টলেশন প্রক্রিয়া অনুসরণ করুন।

কিভাবে গুগল শীট ব্যবহার করবেন

Google পত্রকগুলির মধ্যে একটি স্প্রেডশীট তৈরি করতে, আপনার Google অ্যাকাউন্টে লগ ইন করা, ব্রাউজার ট্যাব খুলুন, drive.google.com, বা sheets.google.com এ নেভিগেট করুন এবং একটি নতুন পত্রক নথি তৈরি করুন তা নিশ্চিত করুন।

একবার আপনি Google ড্রাইভে নেভিগেট হয়ে গেলে, আপনার স্ক্রীনের বাম পাশে মেনু বারটি বা আপনার স্ক্রিনের নীচের ডানদিকে লাল "+" বোতাম ব্যবহার করে, একটি নতুন পত্রক নথি তৈরি করুন এবং আপনি আপনার ব্যবহার শুরু করতে প্রস্তুত হবেন স্প্রেডশীট। Google পত্রকগুলি আপনাকে আপনার স্প্রেডশীটে একটি লিঙ্ক পাঠানোর পরে অন্য লোকেদের সাথে সহজে সহযোগিতার অনুমতি দেয়। বেশিরভাগ লোকেরা একই সময়ে ফাইলটিতে সক্রিয়ভাবে কাজ করতে পারে এবং আপনি ফাইলটিতে কী আছেন এবং এমনকি স্প্রেডশীট ট্যাব এবং সেলে যা করছেন তা দেখতে পারেন। পত্রকগুলির সাহায্যে আপনি নিজের স্প্রেডশীটে পাঠ্য অনুবাদের মতো Google এর অন্যান্য সমন্বিত সরঞ্জামগুলিও ব্যবহার করতে পারেন, অনলাইন সাইটগুলি থেকে স্বয়ংক্রিয়ভাবে স্টক মূল্যের তথ্য সংগ্রহ করতে এবং সরাসরি ওয়েব পৃষ্ঠা থেকে আপনার স্প্রেডশীটে ডেটা আমদানি করতে সূত্র ব্যবহার করে।

গুগল শীটগুলি বাজেট, ফ্রিল্যান্স ইনভয়েস, কোম্পানির আর্থিক বিবৃতি, প্রকল্প ট্র্যাকার, জায়েন্ট চার্ট, কর্মচারী শিফট সময়সূচী, বিক্রয় যোগাযোগ ডাটাবেস এবং আরও অনেক কিছু ব্যবহারের জন্য প্রাক-নির্মিত টেম্পলেটগুলি সরবরাহ করে। আপনি মাইক্রোসফ্ট এক্সেল এবং অন্যান্য স্প্রেডশীট প্রোগ্রামগুলির মধ্যে এই এবং অন্যান্য টেমপ্লেটগুলিও খুঁজে পেতে পারেন। Google শীটগুলির সুবিধাগুলির মধ্যে একটি হল যে আপনার কাজটি প্রতি কয়েক সেকেন্ডে স্বয়ংক্রিয়ভাবে সংরক্ষিত হয়। যদি আপনি এক্সেল স্প্রেডশীট প্রোগ্রামটি ব্যবহার করেন তবে আপনার কাছে স্বয়ংক্রিয়ভাবে সংরক্ষণ করার বিকল্প রয়েছে, তবে এটি ডিফল্ট বৈশিষ্ট্য নয় এবং আপনি আপনার কাজটি প্রায়শই নিজে সংরক্ষণ না করা পর্যন্ত কাজটি হারাতে পারেন।

বেসিক স্প্রেডশীট ফাংশন

স্প্রেডশীটের মৌলিক ফাংশনগুলির মধ্যে তিন ধরনের তথ্য সংরক্ষণ করা হয়, যা টেক্সট, সংখ্যা এবং সূত্র বা ফাংশন। বেশিরভাগ লোকেরা স্প্রেডশিটগুলিকে মৌলিক গণিত কম্পিউটেশনগুলি যেমন, সংযোজন, বিয়োগ, গুণ এবং বিভাজন তাদের ডেটাতে সম্পাদন করতে ব্যবহার করে। আপনি নাম এবং ঠিকানা বিশদ হিসাবে বিভিন্ন গুণাবলী সহ তথ্য সারি সংরক্ষণ করতে পারেন।

স্প্রেডশিটগুলি সাধারণত একটি বৃহত পরিমাণে ডেটা মিটমাট করার জন্য অনেক সারি থাকে, তবে সেই সেল সীমা পর্যন্ত, যতগুলি কলাম এবং সারি আপনার প্রয়োজন তা সর্বাধিক ২ মিলিয়ন কোষের সাথে থাকে। মাইক্রোসফ্ট এক্সেলের সর্বশেষ সংস্করণ বর্তমানে আপনার তথ্য সংরক্ষণের জন্য 1,048,576 সারি এবং 16,384 কলাম সরবরাহ করে।

স্প্রেডশীট ডেটা টেবিল হিসাবে অনুলিপি করা এবং বিশ্লেষণ, প্রতিবেদন এবং উপস্থাপনার উদ্দেশ্যে বিভিন্ন সময়সূচী তৈরি করতে ওয়ার্ড প্রসেসর বা স্লাইড উপস্থাপনা প্রোগ্রামের মতো অন্যান্য প্রোগ্রামগুলিতে আটকে রাখা যেতে পারে। আপনি আপনার ডেটা বা আপনার স্প্রেডশীট সময়সূচীতে মনোযোগ আকর্ষণ করতে রং, লাইন, পাঠ্য বাক্স, চিত্র এবং অন্যান্য অনেক বৈশিষ্ট্যগুলি ব্যবহার করে আপনার ডেটা ফরম্যাট করতে পারেন।

উন্নত স্প্রেডশীট ফাংশন কি কি?

আপনি Google শীট, মাইক্রোসফ্ট এক্সেল বা অন্য স্প্রেডশীট প্রোগ্রাম ব্যবহার করছেন কিনা তার উপর নির্ভর করে আপনার কাছে অনেক উন্নত বৈশিষ্ট্য অ্যাক্সেস থাকবে যা আপনাকে ডেটা প্রক্রিয়া এবং বিশ্লেষণ করার জন্য সমস্ত ধরণের মডেল তৈরি করতে সহায়তা করতে পারে।

উদাহরণস্বরূপ, আপনি পরিসংখ্যানগত প্রতিক্রিয়া বিশ্লেষণ, ডিসকাউন্ট নগদ প্রবাহ মডেলিং এবং অন্যান্য অন্যান্য ব্যায়াম সঞ্চালন করতে স্প্রেডশিটগুলি ব্যবহার করতে পারেন। আপনি এটিতে কয়েকটি স্প্রেডশীট সহ একটি ওয়ার্কবুক তৈরি করতে পারেন যা বছরে প্রতিটি মাসের জন্য আর্থিক বিবৃতি ডেটা ধারণ করে। তারপরে আপনি একই কার্যপুস্তিকা বা একটি নতুন কার্যপুস্তিকাতে একটি নতুন স্প্রেডশীট তৈরি করতে পারেন, যার মধ্যে ব্যবসায়ের বৃদ্ধি, বিক্রয় বৃদ্ধির হার, খরচগুলিতে শতাংশ পরিবর্তন এবং অন্যান্য অনুমানগুলি রয়েছে। সূত্র এবং লিঙ্কগুলির সাহায্যে, আপনি একটি পূর্বাভাসযুক্ত আর্থিক বিবৃতি তৈরি করতে পারেন যা স্বয়ংক্রিয়ভাবে আপনার স্প্রেডশীট অনুমিতি ট্যাবে অনুমিতিগুলি পরিবর্তন করে আপডেট করে।

আপনি যদি "X" শর্তটি পূরণ করা হয় তবে "Y" ফাংশন বা সূত্রটি সঞ্চালন করে "যদি / তারপর" সূত্র সহ বিভিন্ন স্বয়ংক্রিয় সূত্র এবং ফাংশনগুলি ব্যবহার করতে পারেন। যদি আপনি / তারপরেও বিবৃতিগুলি এবং মাইক্রোসফ্ট এক্সেল একে অপরের ভিতরে নেস্টেড করতে পারেন তবে আপনি সাতটি শর্তযুক্ত ফাংশন থাকতে পারেন, অর্থাত্ একে অপরের উপর নির্ভরশীল, স্বয়ংক্রিয়ভাবে আপনার ডেটাতে প্রয়োগ করা যেতে পারে।

কিছু স্প্রেডশীট প্রোগ্রাম একটি ম্যাক্রো রেকর্ডার সরবরাহ করে যা আপনাকে রুটিন প্রক্রিয়ার বিভিন্ন পদক্ষেপ যেমন স্প্রেডশীট ফর্ম্যাটিং বা ভিজুয়াল বেসিক বা অন্য কোন প্রোগ্রামিং ভাষা জানার প্রয়োজন ছাড়াই নির্দিষ্ট ধরণের তথ্য প্রবেশ করতে দেয়। ভবিষ্যতে, আপনার স্প্রেডশীটে প্রকৃত কার্য সম্পাদন করার পরিবর্তে, আপনি শর্টকাট কীগুলি ব্যবহার করতে পারেন এবং আপনার প্রক্রিয়াটি স্বয়ংক্রিয়ভাবে সঞ্চালিত হয় কারণ পদক্ষেপগুলি ম্যাক্রোর রূপে সংরক্ষণ করা হয়েছে।

স্প্রেডশীটগুলি "লক্ষ্য সন্ধানের" মতো ফাংশন অফার করে যা আপনাকে সূত্রগুলিকে পুনরাবৃত্তি করতে এবং নির্দিষ্ট সংজ্ঞায়িত উত্তরগুলির জন্য সমাধান করতে এবং সেই অনুসারে ইনপুটগুলি পরিবর্তন করতে দেয়। যদি আপনার সাথে কাজ করার জন্য বড় বড় ডেটা থাকে তবে কিছু ফাংশন আপনাকে সদৃশ সনাক্ত করতে এবং মুছে ফেলতে, ডাটা সাজানোর এবং ফিল্টার করতে, এটি সংহত করতে, এটি উপবিষ্ট করতে, এটি র্যাঙ্ক করতে এবং ডেটা মানগুলিকে উল্লম্বভাবে বা অনুভূমিকভাবে সন্ধান করতে এবং একটি নতুন টেবিলে ফিরিয়ে দেয়। । স্প্রেডশীটগুলি প্রস্তাবিত উন্নত ফাংশনগুলির কয়েকটি উদাহরণ এইগুলি।

স্প্রেডশীট Versus ডাটাবেস প্রোগ্রাম

অনেক লোক ডেটা সারি সঞ্চয় করতে স্প্রেডশিটগুলি ব্যবহার করে এবং আপনি হয়তো ভাবতে পারেন যে কেন আপনি স্প্রেডশীট ব্যবহার করার পরিবর্তে ডেটা সংরক্ষণ করতে মাইক্রোসফ্ট অ্যাক্সেসের মতো ডেটাবেস প্রোগ্রাম ব্যবহার করবেন না। ডাটাবেস এবং স্প্রেডশীট প্রোগ্রাম উভয় একাধিক গুণাবলী সহ তথ্য সারি সঞ্চয় করতে পারে, প্রতিটি তাদের শক্তি আছে।

এক্সেল, গুগল শীট এবং অন্যান্য স্প্রেডশীট ডাটাবেস প্রোগ্রামের মতো একইভাবে হেডারের সাথে ডেটা সংরক্ষণ করে। যাইহোক, স্প্রেডশীট ডেটা সহ, আপনি স্বয়ংক্রিয়ভাবে ডাটা এ স্বয়ংক্রিয় সূত্র গণনা বা ম্যানুয়াল গণনা করতে পারেন। স্প্রেডশীটগুলি ব্যবহার করা সহজ, এবং অ্যাক্সেসের মতো কোনও প্রোগ্রামে ডেটাবেস সেটআপ করার পরিবর্তে আপনি সরাসরি আপনার ডেটা দিয়ে প্রবেশ এবং কাজ শুরু করতে পারেন। স্প্রেডশীটগুলির সাহায্যে আপনি সহজেই আপনার ডেটার উপর ভিত্তি করে চার্ট এবং গ্রাফ তৈরি করতে পারেন।

অন্যদিকে, ডাটাবেস আরো স্থিতিশীল হতে থাকে। স্প্রেডশীট ডেটা দিয়ে, আপনি সতর্কতার সাথে মনোযোগ দিচ্ছেন না এমন ডেটা, সারি বা কলামটি ভুলভাবে মুছে ফেলার পক্ষে সহজ, যা ডাটাবেস প্রোগ্রামের মধ্যে করা আরও কঠিন। উপরন্তু, যদি আপনার কাছে প্রচুর সংখ্যক ডেটা থাকে তবে স্প্রেডশীটে এটি অনিয়মিত হয়ে যেতে পারে, যেখানে ডেটাবেস প্রোগ্রামগুলি হাজার হাজার পরিচালনার জন্য এবং এমনকি ডেটা রেকর্ডগুলির লক্ষ লক্ষ সারির জন্য ডিজাইন করা হয়েছে। যখন আপনি ক্রমাগত ডেটা রেকর্ডগুলির প্রতিটি সারির উপাদানগুলি আপডেট করতে বা বিভিন্ন ধরণের সাজানোর এবং রিপোর্টিং সঞ্চালনের প্রয়োজন হয়, তখন একটি ডেটাবেস প্রোগ্রাম স্প্রেডশীটের চেয়ে আরও বেশি জ্ঞানযুক্ত হতে পারে।