বেসরকারি সংস্থাগুলি (এনজিও) স্বাস্থ্য, কৃষি, শিক্ষা, উন্নয়ন ও অর্থনীতির বিভিন্ন সেক্টরে বিশ্বব্যাপী জড়িত। ফলস্বরূপ, তাদের প্রস্তাবনা, প্রতিবেদন, কেস স্টাডিজ বা প্রসেস নথির আকারে ডকুমেন্টেশনের প্রয়োজন হয় যাতে তাদের দৈনন্দিন কার্যকারিতা হয়। এনজিওগুলির জন্য ডকুমেন্টেশন কীভাবে লিখবেন তার কিছু মৌলিক নির্দেশিকা রয়েছে।
কেস স্টাডিজ
আপনি গবেষণা মনস্থ করা সমস্যা চিহ্নিত করুন। একটি টেমপ্লেট তৈরি করুন যা আপনাকে লেখার প্রক্রিয়া জুড়ে গাইড করবে, পাশাপাশি দস্তাবেজটি কীভাবে দেখাবে এবং পড়বে তা উন্নত করবে।
পাঠক আকর্ষণীয় যে একটি অনন্য শিরোনাম নির্ধারণ করুন।
কারণ, প্রভাব এবং তত্ত্ব সহ সমস্যার অন্বেষণ করুন। যতটা সম্ভব পটভূমি তথ্য দিন।
সম্ভাব্য সমাধান আলোচনা করুন। আপনি কিভাবে সমাধানের পাশাপাশি গবেষণায় ব্যবহৃত পদ্ধতিতে পৌঁছেছেন তা ব্যাখ্যা করুন।
আপনার কেস অধ্যয়ন হাইলাইট লক্ষ্য উদ্দেশ্য বর্ণনা করুন।
প্রকল্প প্রস্তাব
শিরোনাম লিখুন। প্রকল্প প্রস্তাবনায় পরিকল্পিত কার্যক্রমের সাথে এটি নিশ্চিত করে।
আপনার এনজিও প্রোফাইল বর্ণনা করুন। পূর্ববর্তী প্রাসঙ্গিক অভিজ্ঞতা, পাশাপাশি সাংগঠনিক কাঠামোর বিবরণ অন্তর্ভুক্ত করুন। এনজিও কেন অর্থায়ন করা উচিত এবং দাতাদের অর্থ কীভাবে ব্যবহার করা হবে তা ব্যাখ্যা করুন।
সমস্যা সনাক্ত করা হয়েছে কিভাবে বর্ণনা, সাক্ষাত্কার, সার্ভে বা কেস স্টাডিজ মাধ্যমে কিনা।
প্রকল্পের উদ্দেশ্য এবং প্রস্তাবিত ক্রিয়াকলাপের উপর কাজ - এখানে প্রস্তাবিত কার্যকলাপের প্রকৃতি, প্রকল্প থেকে তাত্ক্ষণিক উদ্দেশ্য এবং প্রত্যাশিত সুবিধাগুলি নির্দেশ করে।
প্রকল্প কৌশল লিখুন। আপনার এনজিও বা অন্যান্য এনজিওগুলির সাথে আপনার এনজিও এর সম্পর্কের ভূমিকা অন্তর্ভুক্ত করুন।
প্রযুক্তিগত সম্ভাব্যতা সম্পর্কে লিখুন। আপনার এনজিও এর প্রযুক্তিগত দক্ষতা বর্ণনা করুন বা দাতা প্রোগ্রাম থেকে প্রয়োজনীয় প্রযুক্তিগত সহায়তা বর্ণনা করুন।
প্রত্যাশিত ফলাফল লিখুন। প্রকল্পটি আপনার এনজিও, দাতা ও সমাজের উপর প্রভাব ফেলবে। প্রকল্প কিভাবে নিরীক্ষণ এবং মূল্যায়ন করা হবে বলুন।
বাজেট লিখুন। বাজেটের বর্ণনামূলক বিবরণ প্রদান করুন, যা মোট প্রকল্পের ব্যয় এবং দাতা থেকে অনুরোধ করা পরিমাণের ইঙ্গিত দেয়।
প্রতিবেদন
শিরোনাম লিখুন। আপনি যা করেছেন তা শিরোনামটি প্রতিফলিত করে তা নিশ্চিত করুন।
প্রায় দুই অনুচ্ছেদ, বা 250 শব্দ একটি বিমূর্ত লিখুন। এটা রিপোর্ট উদ্দেশ্য থাকতে হবে।
ভূমিকা লিখুন। ভূমিকাতে সমস্যাটি সমাধান করার চেষ্টা করছেন তা নিশ্চিত করুন, সমস্যা সমাধান করা হয়েছে এবং চ্যালেঞ্জগুলির মুখোমুখি হয়েছে কিনা তা নিশ্চিত করুন।
সমস্যার বিবৃতিটি লিখুন, আপনি কীভাবে সমস্যাটি সনাক্ত করেছেন তা বর্ণনা করে। আপনার অতীত, সম্পর্কিত কাজ একটি বিবৃতি দিন।
প্রযুক্তিগত বিভাগে কাজ। প্রতিটি বিভাগের শুরুতে প্রতিটি বিভাগের রূপরেখা দিন।
ফলাফল কাজ। ফলাফল টেবিল এবং গ্রাফ ব্যবহার করে উপস্থাপন করা উচিত। আপনার ভবিষ্যত কাজ সংক্রান্ত একটি বিবৃতি দিন।
উপসংহারে আপনার প্রধান পয়েন্টগুলি উল্লেখ করুন, যেমন সম্প্রদায়টি কীভাবে আপনার কাজ থেকে উপকৃত হয়েছে।
প্রক্রিয়া ডকুমেন্টস
প্রক্রিয়া ডকুমেন্টের অন্তর্ভুক্ত করার দায়িত্বগুলি এবং প্রতিনিধিদের চিহ্নিত করুন, কারণ একটি প্রক্রিয়া নথির প্রাথমিক উদ্দেশ্যটি কীভাবে এনজিও পরিচালিত হয় তার একটি স্বচ্ছ এবং সংক্ষিপ্ত বর্ণনা প্রদান করে।
প্রক্রিয়া মডেল বিকাশ। এখানে, একক, অনুক্রমিক কাঠামোর মধ্যে পৃথক দায়িত্ব এবং প্রতিনিধিদের ব্যবস্থা করুন।
বিস্তারিত স্তর নির্ধারণ করুন। নির্ধারিত কর্তব্যগুলি সম্পন্ন করা হয়েছে কি না প্রতিটি কার্যকলাপের বিবরণ অন্তর্ভুক্ত করা উচিত।
আপনার সনাক্ত করা কর্তব্যগুলি তৈরি করে এমন পৃথক প্রক্রিয়াগুলি সনাক্ত করুন। পরিচালনাযোগ্য অংশে বিভক্ত অপারেশন। প্রতিটি "খণ্ড" বিস্তারিত একটি স্তর থাকা উচিত।
