আপনি লিখতে শুরু করার আগে দাবি এবং সমন্বয় বার্তা লেখার প্রস্তুতি এবং পরিকল্পনা প্রয়োজন। আপনি সংগঠিত রাখা একটি সহজ রূপরেখা থেকে লিখুন। আপনি পাঠক কি করতে চান তা নির্ধারণ করুন। উদাহরণস্বরূপ, আপনি কি আপনার টাকা ফেরত চান নাকি আপনি পণ্যটি প্রতিস্থাপন করতে চান? দাবি পত্রটি তৈরি করা ত্রুটিগুলির সমস্যার সমাধান করার জন্য একটি সমন্বয় এবং একটি সমন্বয় প্রয়োজন হতে পারে। একটি সমন্বয় বার্তা আপনার ব্যবসায়ের বিরুদ্ধে তৈরি করা দাবি পত্রের প্রতিক্রিয়া।
আইটেম আপনি প্রয়োজন হবে
-
রসিদ
-
নোট
দাবি বার্তা
প্রথম অনুচ্ছেদের প্রাসঙ্গিক তথ্য সম্পর্কে লিখুন। সমস্যা সঙ্গে শুরু। ঠিক কী ঘটেছে এবং আপনি দাবি পত্রটি লেখার কারণটি ব্যাখ্যা করুন।
দ্বিতীয় অনুচ্ছেদে আপনার দাবিটি মঞ্জুর করা উচিত বলে আপনি কেন বিশ্বাস করেন। দাবী এবং আইনি দায়িত্ব এবং ন্যায্যতা সুনির্দিষ্ট সম্পর্কে পাঠক বলুন। উদাহরণস্বরূপ, বিজ্ঞাপন প্রস্তাবিত হিসাবে পণ্য কাজ করে না।
কর্ম অনুরোধ করে তৃতীয় অনুচ্ছেদ শুরু করুন। আপনি পাঠক কি কি আশা করি। আপনি তারিখ আশা যা একটি তারিখ অন্তর্ভুক্ত করুন। হুমকি দিবেন না, তবে আপনার অনুরোধটি পূরণ না হলে আপনি কোন অতিরিক্ত পদক্ষেপ নিতে পারেন তা ব্যাখ্যা করুন। একটি "আন্তরিক" এবং আপনার মুদ্রিত নামের উপরে আপনার স্বাক্ষর সঙ্গে বন্ধ।
সমন্বয় বার্তা
একটি অনুমোদন বাক্য দিয়ে আপনার প্রথম অনুচ্ছেদ শুরু করুন। গ্রাহককে প্রথমে ভাল খবর দিন এবং গ্রাহকের দাবি মেনে চলুন।
ভুল ব্যাখ্যা করে দ্বিতীয় অনুচ্ছেদ শুরু করুন। সমস্যার কারণ ব্যাখ্যা করুন। দোষ বরখাস্ত করবেন না। ভুল এবং অসুবিধা এড়াতে আপনার চলমান প্রচেষ্টার উপর ফোকাস।
তৃতীয় অনুচ্ছেদে গ্রাহকের ব্যবসায়ের জন্য আপনার উপলব্ধি প্রকাশ করুন। যদি আপনি মনে করেন যে আপনাকে অবশ্যই এটি করতে হবে ক্ষমাপ্রার্থী। অনুরোধকৃত সমন্বয়ের সমস্ত উপাদানগুলি মেনে চলতে অক্ষম থাকলে, অনুরোধটির প্রতিক্রিয়া জানানোর জন্য কীভাবে এবং কোন প্রয়োজনীয় বিবরণ যুক্ত করবেন তা ব্যাখ্যা করুন।
চিঠি বন্ধ করুন "আন্তরিকভাবে", এবং মুদ্রণ করুন এবং আপনার নাম সাইন ইন করুন।
টোনটি বন্ধুত্বপূর্ণ তা নিশ্চিত করার জন্য আপনার চিঠিটি চেক করুন। Condescending বা গড় শব্দ না করার চেষ্টা করুন।
পরামর্শ
-
আপনার রেকর্ডের জন্য আপনার চিঠি একটি কপি রাখুন।
বিলগুলি, বিজ্ঞাপনের উপকরণ, বা রসিদগুলির মতো সংযুক্তি দস্তাবেজগুলি সরবরাহ করুন যা আপনি লেখার জন্য ব্যাক আপ করতে পারেন।
