কিভাবে একটি RFP উত্তর দিতে

যখন কোম্পানিগুলি চুক্তি করার জন্য কাজ করে থাকে, তখন তারা প্রায়ই যোগ্য ব্যক্তি, কোম্পানি এবং ঠিকাদার কাজ করতে সক্ষম এমন ব্যক্তিদের জন্য একটি অনুরোধের জন্য প্রস্তাব (RFP) প্রদান করবে। আপনি যদি কাজটি মঞ্জুর করেন কিনা তা RFP জারি করা কোম্পানির আপনার কাছে থাকা যোগাযোগগুলির উপর নির্ভর করে, তবে এটি আপনার অনুরোধের জবাবের উপর নির্ভর করে। একটি RFP এর প্রতিক্রিয়ায় একটি প্রস্তাব পাঠানো আপনার আগ্রহ প্রকাশ করার জন্য একটি ইমেল জবাব পাঠানোর চেয়ে অনেক বেশি আনুষ্ঠানিক, এবং একটি পেশাদারী পদ্ধতিতে করা উচিত। আপনি যদি আপনার আগ্রহের একটি প্রকল্পে একটি RFP পেয়ে থাকেন তবে সঠিকভাবে উত্তর দেওয়ার জন্য এই পদক্ষেপগুলি অনুসরণ করুন।

RFP পড়ুন এবং নিশ্চিত করুন যে আপনি কোম্পানী কী চায় তা পরিষ্কারভাবে বোঝেন। যদি আপনি কোনও পয়েন্ট অনিশ্চিত হন এবং স্পষ্টকরণ প্রয়োজন হয় তবে টেলিফোনে কোম্পানির যোগাযোগ কল করুন। স্বল্প সময়ের জন্য ব্যক্তিগত অনুরোধটি এমন একটি প্রতিক্রিয়া জমা দেওয়ার চেয়ে অনেক বেশি পেশাদারী যা অনুরোধটির ভুল ব্যাখ্যা করে। এটি আপনার কাছে ব্যক্তিগত পরিচিতি প্রদানের সুবিধাও রয়েছে, এটি যখন আপনার প্রস্তাব পর্যালোচনা করার সময় আসে তখন এটি সহায়তা করবে।

আপনার প্রতিক্রিয়া জন্য একটি রূপরেখা খসড়া। আপনি যে RFP পেয়েছেন তা সম্ভবত কোম্পানী কী চায় তা সম্পর্কিত একটি নির্দিষ্ট বিন্যাস অনুসরণ করে। একটি রূপরেখা তৈরি করার জন্য একটি গাইড হিসাবে যে ব্যবহার করুন। বিভাগের শিরোনামের সকলের বুলেটযুক্ত তালিকা তৈরি করে শুরু করুন। তাদের প্রত্যেকের জন্য, উত্তরগুলির একটি প্রশ্নের তালিকা এবং ঠিকানাগুলিতে সমস্যাগুলি তৈরি করুন। আপনার প্রস্তাবটি খসড়া করার প্রক্রিয়ার মাধ্যমে আপনাকে গাইড করার জন্য এই প্রকৃতির রূপরেখা থাকা আপনার পক্ষে পরিষ্কার এবং সংক্ষিপ্ত পদ্ধতিতে RFP- এ জবাব দেওয়ার জন্য আরও সহজ করে দেবে।

প্রস্তাব খসড়া একটি দল জড়ো করা। আপনার প্রতিষ্ঠানের কিছু ব্যক্তিকে প্রস্তাবের ক্ষেত্রে দক্ষতা থাকতে পারে, অন্যেরা লিখিত নথির খসড়া তৈরির জন্য নির্দিষ্ট প্রতিভা থাকতে পারে। অনুরোধ করা হয়েছে যে প্রস্তাব বিস্তারিত পূরণ এবং কাজ করার জন্য একটি ছোট দল জড়ো করা।

প্রস্তাব লিখুন। বিষয়বস্তুগুলি এক RFP থেকে পরবর্তীতে পরিবর্তিত হবে তবে কিছু মনে রাখার জন্য নির্দেশিকা রয়েছে। RFP এর সমস্ত প্রশ্ন চিহ্নিত করুন এবং উত্তর দিন এবং কোম্পানির যে কোনো উদ্বেগগুলি সমাধান করুন। আপনি যে কী আইটেমগুলি অফার করতে পারেন তা সনাক্ত করে একটি মান-সংযোজন পদ্ধতি গ্রহণ করতে ভয় পাবেন না তবে অন্যেরা তা করতে পারে না। আপনি প্রস্তাবিত প্রকল্পের সমস্ত দিকগুলির জন্য একটি নির্দিষ্ট সময়সীমা এবং একটি মূল্যের ভাঙ্গন সহ প্রকল্পটির অংশ হিসাবে নির্দিষ্ট সরবরাহকারীগুলিকে সনাক্ত করে RFP এর প্রয়োজনীয়তার একটি স্পষ্ট বোঝাও প্রদর্শন করতে হবে।

আপনার প্রস্তাব দিয়ে জমা দেওয়া হবে যে অতিরিক্ত আইটেম খসড়া। একটি সংক্ষিপ্ত কার্যনির্বাহী সারাংশ লিখে শুরু করুন যা প্রস্তাবটি যা বলে তা সংক্ষিপ্ত সংক্ষিপ্ত বিবরণ দেয়। আপনি একটি এক-পৃষ্ঠা নথিও লিখতে হবে যা আপনার কোম্পানির ফোকাস এবং দক্ষতা ব্যাখ্যা করে। আপনি একটি কোম্পানির পরিবর্তে একটি ব্যক্তি যদি একটি ব্যক্তিগত জীবনী সঙ্গে এই সাবস্ক্রিপশন। আপনি কীভাবে RFP পেয়েছেন তা ব্যাখ্যা করার জন্য প্রকল্পটিতে আগ্রহী এবং সংক্ষিপ্ত প্রস্তাবটি বিবেচনার জন্য জমা দেওয়া হয়েছে তা ব্যাখ্যা করার জন্য একটি সংক্ষিপ্ত কভার লেটার লিখে শেষ করুন। কভার লেটার এবং প্রস্তাব উভয় সম্পূর্ণ যোগাযোগ তথ্য অন্তর্ভুক্ত করুন।

RFP জারি যে সংস্থায় উপকরণ জমা দিন। RFP সম্ভবত এমন কোনও তারিখ চিহ্নিত করেছে যার দ্বারা সামগ্রীগুলি ফেরত দেওয়া উচিত। এই তারিখের আগে সব উপকরণ জমা দিতে ভুলবেন না। আপনি এই বিষয়ে কোন অতিরিক্ত তথ্য সরবরাহ করতে পারেন কিনা তা জিজ্ঞাসা করার জন্য এই তারিখের এক সপ্তাহ পরে কোম্পানির সাথে অনুসরণ করাও একটি ভাল ধারণা।

পরামর্শ

• কোম্পানীগুলি খুব কমই প্রস্তাবের উপর ভিত্তি করে একটি নির্বাচন করে; যাইহোক, সাধারণত একটি RFP এর উত্তর দেওয়ার জন্য এটি সর্বদা একটি ভাল নীতি এবং সর্বাধিক পেশাদার পদ্ধতিতে সম্ভাব্য সর্বাধিক বিস্তারিত তথ্য সরবরাহ করার জন্য একটি বিশ্বাসযোগ্য প্রচেষ্টা করার জন্য।