গ্রাহক, সম্ভাব্য, মনিব বা সহকর্মী - কোনও ব্যবসায়িক ইমেলের উত্তর সাবধানে কাস্টমাইজ করা - পছন্দসই প্রতিক্রিয়া এবং প্রতিক্রিয়া নিশ্চিত করতে সকল পার্থক্য তৈরি করতে পারে।
লেখক বুঝতে
এটি একটি ভূমিকা পালন করে যেহেতু ইমেইলের কে লিখেছেন তা সতর্কতার সাথে দেখুন আনুষ্ঠানিকতা স্তর আপনি সাড়া ব্যবহার করুন। উদাহরণস্বরূপ, ইমেল শিষ্টাচার বিশেষজ্ঞ লিন্ডসে পোলাক একই ধরনের আনুষ্ঠানিক ও নম্র ভাষা ব্যবহার করে আনুষ্ঠানিক ভাষা ব্যবহার করে এমন একটি ইমেলের প্রতিক্রিয়া জানান। প্রেরক একটি অনানুষ্ঠানিক স্বন ব্যবহার করে, আরো স্বচ্ছন্দ স্বন ব্যবহার করুন, তবে এটি পেশাগত রাখুন।
ফলাফল নির্ধারণ করুন
কি চিত্র আউট আপনি পাঠক নিতে চান কর্ম একবার আপনি সাড়া। উদাহরণস্বরূপ, যদি আপনি কোনও সম্ভাব্য প্রতিক্রিয়া পাঠাচ্ছেন তবে আপনি তাদের কিনতে চান। যাইহোক, আপনি যদি আপনার বসের কাছে একটি উত্তর পাঠাচ্ছেন, তবে আপনি তাকে পেশাদার এবং যোগ্য বলে মনে করতে চান। সম্পর্কে মানুষের জবাব গ্রাহক সেবা বিষয় তার চাহিদা অনুভব যারা একটি সুখী গ্রাহক পরিত্যাগ করা উচিত।
পরামর্শ
-
আপনি একটি বিতর্কিত ইমেল সাড়া করার জন্য শান্ত নিচে না হওয়া পর্যন্ত অপেক্ষা করুন।
বাক্য 1 এর ফলাফল বর্ণনা করুন
আপনার প্রতিক্রিয়া প্রথম বাক্য ব্যবহার করুন আপনি অর্জন করতে চান বর্ণনা করুনইনকর্পোরেটেডের একজন অবদানকারী সম্পাদক জিওফ্রে জেমসকে পরামর্শ দেন, উদাহরণস্বরূপ, যদি কোন গ্রাহক কোনও অভিযোগের মাধ্যমে একটি ইমেল পাঠায় তবে আপনার প্রথম বাক্যটি ব্যবহার করুন যাতে আপনি এই সমস্যাটির সমাধান করতে চান যাতে গ্রাহক কেনাকাটা নিয়ে খুশি এবং সন্তুষ্ট বোধ করেন।
আপনার পয়েন্ট করুন
এখন আপনি আপনার প্রথম বাক্য ঘটতে কিভাবে পরিকল্পনা ব্যাখ্যা করার সময়। ব্যবহার ছোট অনুচ্ছেদ আপনার পয়েন্ট করতে। জেমস আপনার প্রতিক্রিয়া আপনি বর্ণনা ধারনা ব্যাক আপ প্রমাণ ব্যবহার করার পরামর্শ দেওয়া হয়। বিষয় এবং কর্মের প্রয়োজনীয়তার উপর নির্ভর করে, প্রমাণটি বিষয়টিকে নির্দিষ্ট করে তোলার মতোই সহজ হতে পারে অথবা বিষয়টির জন্য একাধিক বিশদ সরবরাহ করার মতো ব্যাপক। উদাহরণস্বরূপ, আপনার বস যদি জিজ্ঞেস করে যে কেন আপনি একটি ব্যয় অনুমোদন চান তবে ব্যয়ের অনুমোদন কীভাবে বিভাগ বা সংস্থাকে সাধারণভাবে উপকৃত করবে তা সম্পর্কে একটি বা দুইটি তথ্য সরবরাহ করুন।
অ্যাকশন একটি কল প্রদান করুন
আপনার চূড়ান্ত বাক্য ব্যবহার করুন আপনি পাঠক পরবর্তী করতে চান কি পুনরাবৃত্তি। এই বাক্যটি আপনার খোলার অনুচ্ছেদের সাথে হাতে যেতে হবে। উদাহরণস্বরূপ, আপনার গ্রাহককে সুখী করার জন্য, সমস্যাটি সমাধানের জন্য আপনি যে পদক্ষেপ গ্রহণ করতে ইচ্ছুক তা ব্যাখ্যা করুন।
প্রস্থান
অবশেষে, ব্যবহার করুন সাইন অফ শব্দ, যেমন "সেরা" বা "আপনাকে ধন্যবাদ" যাতে প্রাপক জানেন যে তারা ইমেলের শেষে পৌঁছেছে, ফোর্বস স্টাফ লেখক সুসান অ্যাডামসকে পরামর্শ দেয়। আপনার নাম যোগ করুন, এবং সব ইমেইল আপনার ব্যবসা স্বাক্ষর অন্তর্ভুক্ত করুন। স্বাক্ষর আপনার পূর্ণ নাম, কোম্পানির নাম এবং যোগাযোগের তথ্য সহ, ফোন নম্বর এবং ওয়েবসাইট ঠিকানা সহ অন্তর্ভুক্ত করা উচিত।
পরামর্শ
-
"পাঠান" বোতামটি আঘাত করার আগে প্রফোফাইল এবং বানানটি আপনার ইমেল চেক করুন। অন্যথায়, ভুল আপনি sloppy এবং অপ্রাসঙ্গিক দেখতে পারে।
