অ্যাকাউন্টিং সিস্টেম তৈরি করার সময়, ব্যবসায় এবং অলাভজনক সংস্থার অভ্যন্তরীণ নিয়ন্ত্রণের জন্য একটি কাঠামো স্থাপন করতে হবে। অভ্যন্তরীণ নিয়ন্ত্রণ প্রক্রিয়াটি সিস্টেমটি ভালভাবে কাজ করছে তা নিশ্চিত করতে সহায়তা করে এবং এতে জড়িত সমস্ত কর্মচারী প্রত্যাশিত হিসাবে কাজ করছে। যেমন একটি অপরিহার্য ব্যবসা ফাংশন হচ্ছে ভুল সম্ভাবনা হ্রাস এবং প্রতিষ্ঠানের সম্পদ রক্ষা দ্বারা যুক্তিসঙ্গত আশ্বাস প্রদান করে। তার তাত্পর্য কারণে, কোম্পানি অভ্যন্তরীণ নিয়ন্ত্রণ মৌলিক নীতি বিবেচনা করা ভাল।
দায়িত্ব
কোম্পানি পরিষ্কারভাবে দায়িত্ব স্থাপন করা আবশ্যক। ব্যক্তির নির্দিষ্ট দায়িত্ব নিযুক্ত করা তাদের অভ্যন্তরীণ নিয়ন্ত্রণ বজায় রাখা তাদের অংশ কি তারা বুঝতে নিশ্চিত। একটি অভ্যন্তরীণ নিয়ন্ত্রণ দায়িত্ব ধারাবাহিকভাবে উপেক্ষা করা হয়, একটি কার্যকর অভ্যন্তরীণ নিয়ন্ত্রণ ব্যবস্থা এটি একটি স্পষ্ট কাজ সম্পাদন করা হয় না তা পরিষ্কার করা হবে।
রেকর্ড রাখা
মেমরি একটি অবিশ্বাস্য হাতিয়ার নয়, বিশেষ করে যখন প্রচুর পরিমাণে তথ্য বা লেনদেনের সাথে মোকাবিলা করা হয়। সঠিক রেকর্ড-রক্ষণ পদ্ধতির কারণে কোম্পানিগুলি হস্তান্তরগুলির সঠিক ইতিহাসটি সক্ষম করতে সক্ষম হবেন। এমন কোন ঐতিহাসিক তথ্য কোম্পানিকে পরে এটি উল্লেখ করার অনুমতি দেয়, যদি কোনো সমস্যা আবিষ্কৃত হয় বা স্পষ্টকরণ প্রয়োজন হয়।
বীমা এবং বন্ডিং
দুর্ভাগ্যবশত, এমনকি সেরা অভ্যন্তরীণ নিয়ন্ত্রণ ব্যবস্থা একটি সম্পত্তির ক্ষতি রোধ করতে পারে না। সম্পদ এবং বন্ধকী কর্মচারীকে বীমা দেওয়ার মাধ্যমে, একটি সংস্থান নিশ্চিত থাকতে পারে যে সম্পত্তির চুরি করা হলে বা অন্যথায় অপব্যবহার হলে এটি একটি সম্পদের মূল্যের জন্য ফেরত দেওয়া হবে।
সম্পদ রেকর্ড এবং কাস্টডি
অভ্যন্তরীণ নিয়ন্ত্রণ ব্যবস্থায়, যাদের নগদ এবং অন্যান্য সম্পদগুলিতে প্রকৃত অ্যাক্সেস রয়েছে তারা সেই সম্পত্তির সাথে সম্পর্কিত রেকর্ডগুলি একই ব্যক্তি নন। উদাহরণস্বরূপ, ক্ষুদ্র নগদ রেকর্ডগুলি রাখার জন্য দায়ী ব্যক্তিটি একই ব্যক্তি যিনি ক্ষুদ্র নগদ বাক্সের চাবি ছিলেন, সেই ব্যক্তির পক্ষে নগদ নগদ রেকর্ডকে মিথ্যা প্রমাণ করার জন্য নগদ অর্থ সহায়তা করা সহজ হবে। যে ব্যক্তি সম্পত্তির রেকর্ড রাখে সেটি সে যে সম্পদগুলি ট্র্যাক করছে সেগুলিতে শারীরিকভাবে অ্যাক্সেস করতে পারবে না।
সম্পর্কিত লেনদেনের জন্য দায়িত্ব
কখনও কখনও, একটি একক লেনদেন সম্পন্ন করার জন্য বিভিন্ন কাজ সম্পন্ন করা আবশ্যক। এই উদাহরণে, এটি গুরুত্বপূর্ণ যে প্রতিটি কর্মচারী প্রতিটি লেনদেন তৈরি পৃথক কাজ সঞ্চালন। এটি নিশ্চিত করে যে একাধিক ব্যক্তি কাজ সম্পন্ন করতে জড়িত ছিল, যে কোনও ভুল বা জালিয়াতি কাজগুলি আবিষ্কৃত হয় এমন বৈষম্য বাড়ানো।
প্রযুক্তি নিয়ন্ত্রণ
বর্গলার অ্যালার্ম, ইলেকট্রনিক কীপ্যাড এবং অন্যান্য প্রযুক্তি ভিত্তিক সুরক্ষা বৈশিষ্ট্য সংস্থাগুলির সম্পদ রক্ষা করতে সহায়তা করতে পারে। প্রযুক্তি প্রায়ই যেতে পারে যেখানে লোকেরা যেতে পারে না, এবং অতিরিক্ত বেতন বা বিরতি ছাড়াই দিনে 24 ঘন্টা কাজ করতে পারে। স্মার্ট কোম্পানিগুলি উপযুক্ত এবং ব্যয়বহুল প্রযুক্তি সহ তাদের অভ্যন্তরীণ নিয়ন্ত্রণ ব্যবস্থাগুলিকে বৃদ্ধি করে।
স্বাধীন পর্যালোচনা
কোম্পানি নিয়মিত তাদের অভ্যন্তরীণ নিয়ন্ত্রণ ব্যবস্থা পর্যালোচনা করতে হবে। এটি এমন একজন ব্যক্তির দ্বারা করা উচিত যিনি যাচাই করা কোনো কাজ সম্পাদন করেননি। একটি স্বাধীন মূল্যায়নকারী অভ্যন্তরীণ নিয়ন্ত্রণ প্রক্রিয়া জুড়ে কাজ করা সম্পর্কে নিরবচ্ছিন্নভাবে রিপোর্ট করতে পারে এবং ত্রুটিগুলি পূরণ করার বা নিয়ন্ত্রণ পদ্ধতি সম্পর্কে অতিরিক্ত আশাবাদী হওয়ার কোনো কারণ নেই।
