ফ্যাক্সগুলি অনেক শিল্পের মূল দস্তাবেজ কারণ তারা একটি স্বাক্ষরের আইনি ফ্যাক্সিমিল সরবরাহ করে। উদাহরণস্বরূপ, তারা আমদানি-রপ্তানি শিল্পে আইনী ডকুমেন্টেশন হিসাবে কাজ করে, যেখানে দলগুলি প্রায়ই প্রায় হাজার মাইল দূরে অবস্থিত। ফ্যাক্সগুলির সম্পর্কে একটি নেতিবাচক বিষয় হল যে তারা সহজেই হারিয়ে যেতে পারে বা ভুল জায়গায় পাঠানো না হলে তারা প্রাপকদের নির্দিষ্ট নির্দেশাবলী সরবরাহ না করে। এটি একটি ফ্যাক্স কভার শীট এ আসে। ফ্যাক্স কভার শীট হাতের খোলার নির্দেশাবলী থেকে খালি টুকরা কাগজে পেশাগতভাবে ডিজাইন করা ফর্মগুলিতে কোম্পানির লোগো, নামগুলির জন্য আইটেমকৃত স্থান, ফোন নম্বর, মৌলিক বিশদগুলির জন্য চেক বাক্স এবং একটি স্থান হতে পারে। নির্দেশ লিখতে। বিনামূল্যে জন্য আপনার নিজের ফ্যাক্স কভার শীট তৈরি করা একটি সহজ প্রক্রিয়া।
ফ্যাক্স কভার শীট বিনামূল্যে উত্স
আপনার ওয়ার্ড প্রসেসিং সফটওয়্যারটি ফ্যাক্স কভার শীটগুলির বিনামূল্যে টেম্পলেট আছে কি না তা পরীক্ষা করে দেখুন, যা টেম্পলেটগুলির জন্য আপনার কম্পিউটার অনুসন্ধান করে পাওয়া যেতে পারে। উদাহরণস্বরূপ, মাইক্রোসফ্ট ওয়ার্ড টেমপ্লেট সরবরাহ করে (সম্পদ দেখুন)। মাইক্রোসফ্ট টেমপ্লেটগুলি খোলা থাকলে আপনার কম্পিউটারে সংরক্ষণ করা যেতে পারে যদি আপনি মাইক্রোসফ্ট ওয়ার্ড ব্যবহার করেন।
আপনার ওয়ার্ড প্রসেসিং প্রোগ্রাম ব্যবহার করে এবং নিজের মৌলিক বিন্যাস অনুসরণ করে নিজের ফ্যাক্স কভার শীট তৈরি করুন।
আপনার কম্পিউটারের সুবিধা না থাকলে আপনার নিজস্ব ফ্যাক্স কভার শীট হস্তাক্ষর করুন। এই কাজ সম্পন্ন পায়, কিন্তু একটি ডিজিটালভাবে পরিকল্পিত কভার শীট পেশাদারী আপীল নেই।
একটি ফ্যাক্স কভার শীট ফর্ম্যাট
আপনার পত্রকের শীর্ষে বড় অক্ষরে "ফ্যাক্স" বা "ফ্যাক্স ট্রান্সমিশন কভার শীট" শব্দটি রাখুন। আপনি এটি প্রেরণ করছেন এমন নথির থেকে আলাদা করে এটি কভার শীট হিসাবে চিহ্নিত করে।
এই আদেশে নিম্নলিখিত শিরোনামগুলি বামে জাস্টিফাই করুন, প্রতিটিের মধ্যে একটি লাইন এড়িয়ে যাওয়া: "তারিখ:", "থেকে:", "প্রেরকের ফোন:" এবং "ফ্যাক্স ফ্যাক্স নম্বর:" এটি ফ্যাক্সের উত্সটিকে চিহ্নিত করে যাতে এটি সহজেই দেখতে পাওয়া যায় প্রাপক এটি জন্য অপেক্ষা করছে। তারা প্রেরকের প্রয়োজনীয় যোগাযোগের তথ্যও ধারণ করে।
দুই বা তিনটি লাইন এড়িয়ে যান এবং এই শিরোনামগুলি দিয়ে চলুন: "এতে:", "ফ্যাক্স নম্বর:" এবং "ফোন নম্বর:" প্রাপকের সনাক্তকরণ ফ্যাক্সটিকে সঠিক গন্তব্যে পরিণত করে। গ্রহনকারীর ফ্যাক্স নাম্বারটি নোট বরাবর বহন করে ফ্যাক্স মেশিনে যথাযথ সংখ্যার কী কী করা সহজ করে তোলে। প্রাপকের যোগাযোগের ফোন নম্বর থাকা ফ্যাক্সটি নিশ্চিত করা বা ট্রান্সমিশনে এটি দূষিত হলে নিশ্চিত করার জন্য প্রেরককে দ্রুত কল করতে অনুমতি দেয়।
কয়েকটি লাইন বাদ দিন এবং একটি শিরোনাম যোগ করুন যা বলে, "কভার সহ পৃষ্ঠাগুলির সংখ্যা:" পৃষ্ঠাগুলির সংখ্যা কভার শীট অন্তর্ভুক্ত করে বলে বিভ্রান্তি দূর করে।
দুই বা তিনটি লাইন এড়িয়ে যান এবং "বিষয়:" শিরোনামটি তালিকাভুক্ত করুন যেখানে প্রেরক সংযুক্ত নথির সংক্ষিপ্তভাবে ব্যাখ্যা করতে পারে।
শিরোনামটি "বিষয়গুলি" এর অধীনে রাখুন যাতে "বিষয়বস্তুর" অধীনে প্রেরক "শ্রীযুক্ত জোন্সকে অবিলম্বে ডেলিভারি" বা "এটি পাওয়ার পরে আমাকে কল করুন" বা "দয়া করে এটি চেক করুন, সাইন ইন করুন এবং ফ্যাক্স করুন।"
পরামর্শ
-
স্পষ্টতা একটি ফ্যাক্স কভার শীট সবচেয়ে গুরুত্বপূর্ণ মানের। যদি আপনি একটি ওয়ার্ড প্রসেসিং প্রোগ্রামে শীট তৈরি করেন তবে শিরোনামগুলি বোল্ড করুন। আপনি যদি শীটটি লেখেন তবে স্পষ্টভাবে মুদ্রণ করুন এবং শিরোনামগুলি আন্ডারলাইন করুন।
