কেউ খারাপ খবর দিতে পছন্দ করে না, বিশেষ করে কর্মীদের জন্য। যাইহোক, যখন ব্যবসা ডাউন হয়, প্রায়ই মানুষ বন্ধ বা ঘন্টা কমাতে প্রয়োজন। এই বার্তাগুলি একটি চিঠিতে লিখতে বিশেষ করে কঠিন কারণ এটি আপনার মনে হতে পারে যে আপনি কীভাবে সত্য বর্ণনা করেন, প্রাপকরা রাগান্বিত এবং বিরক্ত হবেন। সৌভাগ্যবশত, কিছু পরিকল্পনা দিয়ে আপনি একটি চিঠি লিখতে পারেন যা কর্মচারীদেরকে সহজ করে দেয় এবং তাদের ঘন্টাগুলি হ্রাস করার সিদ্ধান্তের কঠিন প্রকৃতি বুঝতে সহায়তা করে।
তারিখ লিখুন। একটি স্থান ছেড়ে যান। আপনি যদি প্রতিটি স্বতন্ত্র কর্মচারীকে চিঠি ব্যক্তিগতকরণ করেন তবে নাম এবং ঠিকানা যুক্ত করতে আপনার ওয়ার্ড প্রসেসিং প্রোগ্রামে মেল মার্জ ফাংশনটি ব্যবহার করুন। অন্যথায়, আপনি অভ্যন্তরীণ ঠিকানাটি পুরোপুরি বাদ দিতে পারেন এবং ব্যক্তিগতকৃত কপিগুলি করার জন্য আপনার কাছে কেবলমাত্র অনেক কর্মচারী থাকলে জেনারেটিক লেটার লিখতে পারেন।
একটি কোলন অনুসরণ করে "প্রিয় (কর্মচারী নাম সন্নিবেশ করান)" টাইপ করে চিঠিটি খুলুন। আপনি যদি একটি সাধারণ চিঠি লেখেন তবে একটি কোলন অনুসরণ করে "প্রিয় মূল্যবান কর্মচারী" টাইপ করুন।
ব্যাকগ্রাউন্ড প্রদান করে চিঠি শুরু করুন। কোম্পানী অর্থ হারাচ্ছে এবং আপনি পতন মোকাবেলা করার জন্য কি করার চেষ্টা করেছেন তা ব্যাখ্যা করুন। স্পষ্ট ভাষায় লিখুন কিন্তু পর্যাপ্ত পরিমাণে যাতে কর্মীরা বুঝতে পারে যে কোম্পানি কঠিন সময়ের মধ্য দিয়ে যাচ্ছে। প্রথম অনুচ্ছেদে কমে যাওয়া ঘন্টাগুলি উল্লেখ করবেন না, কারণ কর্মচারীরা সম্ভবত কেবল পড়া বন্ধ করবে এবং আপনি পরিস্থিতি ব্যাখ্যা করতে বা তাদের সৌভাগ্য বজায় রাখার চেষ্টা করার সুযোগ হারাবেন।
দ্বিতীয় অনুচ্ছেদে ঘন্টার মধ্যে হ্রাস ব্যাখ্যা। নির্দিষ্ট হতে হবে। শ্রমিকরা কত ঘন্টা ঘন্টা প্রতি সপ্তাহে হারান আশা করতে পারেন? প্রযোজ্য হলে তারা কখন তাদের স্বাভাবিক সময়সূচীতে ফিরে আসবে? কর্মচারীদের অনেক প্রশ্ন এবং তাদের সম্বোধন করা হবে এখন অফিসে বিভ্রান্তি এবং টেলিফোন কলগুলি প্রতিরোধ করবে।
ভাল খবর, যদি থাকে, তীব্র। উদাহরণস্বরূপ, যদি আপনি কাউকে বিদায় এড়ানোর জন্য ঘন্টা হ্রাস করা হয়, যে রাষ্ট্র। আপনার যদি এমন একটি কৌশল থাকে যা আপনি মনে করেন যে শীঘ্রই আপনার ব্যবসাটি কালোতে ফিরে আসবে তবে কর্মচারীরা আপনার আশাবাদ ব্যক্ত করতে পারেন। এমনকি যদি সুসংবাদ অপেক্ষাকৃত ছোট হয় তবে এটি কর্মচারীকে মনে করতে সাহায্য করবে যে আপনার হৃদয়ে তাদের সেরা আগ্রহ রয়েছে।
শেষ অনুচ্ছেদে কর্ম তথ্য দিন। কর্মচারীদের অতিরিক্ত কাগজপত্র পূরণ হিসাবে কিছু করার প্রয়োজন হলে, তাদের জানাতে। এই কঠিন প্রক্রিয়া আপনার সাথে বহন করার জন্য ধন্যবাদ।
