আপনার কোম্পানির আয় এবং ব্যয়গুলির সমস্ত নজর রাখা আপনার পক্ষে একটি ছোট ব্যবসা চালানোর সময়ও অসম্ভব মনে হতে পারে। হিসাব করার জন্য হিসাব, প্রস্তুতির প্রতিবেদন, বিল পরিশোধ এবং করের হিসাব আছে। মাসিক, ত্রৈমাসিক ও বার্ষিকভাবে সংকলিত হওয়া আর্থিক তালিকাগুলির তালিকা প্রায়শই অবিরাম।
ভাল খবর ছোট ব্যবসা অ্যাকাউন্টিং সফটওয়্যার প্রক্রিয়াটি সুদৃঢ় করতে সহায়তা করার জন্য বিদ্যমান। সঠিক সফ্টওয়্যার আপনাকে এক জায়গায় আপনার সমস্ত আর্থিক তথ্য ট্র্যাক রাখতে এবং আপনার কোম্পানির সহজে চলমান রাখতে রিয়েল-টাইম রিপোর্ট অ্যাক্সেস করতে দেয়।
কেন আমি ছোট ব্যবসা অ্যাকাউন্টিং সফ্টওয়্যার প্রয়োজন?
ছোট ব্যবসা অ্যাকাউন্টিং সফ্টওয়্যার এমনকি সঠিক আর্থিক রেকর্ড বজায় রাখার জন্য সবচেয়ে গাণিতিকভাবে চ্যালেঞ্জ করা হয়। আপনার ডেস্কটপ কম্পিউটারে স্প্রেডশিটগুলি থেকে কেনাকাটা, রসিদ এবং মুনাফাটি ম্যানুয়ালি ট্র্যাক করার পরিবর্তে, আপনি বৈদ্যুতিন অ্যাকাউন্টিং প্রোগ্রামে সবকিছু ট্র্যাক করে সময় এবং জনশক্তি সংরক্ষণ করতে পারেন।
ছোট ব্যবসা অ্যাকাউন্টিং সফ্টওয়্যার ব্যবহার করার জন্য অনেকগুলি সুবিধা রয়েছে যা আপনার কোম্পানির আরও দক্ষতার সাথে চালাতে সহায়তা করতে পারে। কিছু সুবিধা নিম্নলিখিত অন্তর্ভুক্ত:
- আপনার অ্যাকাউন্টিং streamlines। ছোট ব্যবসা অ্যাকাউন্টিং সফ্টওয়্যারের সাথে, আপনার কাছে আপনার সমস্ত আর্থিক তথ্য অ্যাক্সেসের এক জায়গায় রয়েছে। আপনার প্রয়োজনীয় তথ্য পেতে বা আপনার আর্থিক তদারকির জন্য মাসের শেষ পর্যন্ত অপেক্ষা করার জন্য আপনাকে অনেক বিভাগের সাথে চেক করতে হবে না। পরিবর্তে, আপনি কোনও ডিভাইস থেকে দিনে বা রাতের যে কোনও সময় আপনার অ্যাকাউন্টিং সফ্টওয়্যারে লগ ইন করতে পারেন কিনা তা দেখতে, চালানটি পাঠানো হয়েছে কিনা, জায়টি পাঠানো হয়েছিল, আপনার কোম্পানির কোন অংশ লাভজনক এবং আপনি কোন উন্নতি করতে পারেন।
- মানুষের ত্রুটি হ্রাস। আপনার কর্মচারী কিভাবে উপযুক্ত কোন ব্যাপার, মানুষের ত্রুটি জন্য সবসময় রুম আছে। ছোট ব্যবসা অ্যাকাউন্টিং সফ্টওয়্যার বৈদ্যুতিন আর্থিক ট্র্যাক রাখা দ্বারা গণনা এবং রিপোর্টিং ত্রুটি কমাতে সাহায্য করে। যখন চালান, টাইমকিপিং এবং বিল সংগ্রহগুলি প্রক্রিয়া অ্যাকাউন্টিং সফ্টওয়্যারের মাধ্যমে সম্পন্ন হয়, তখন আপনার আর্থিকতার আরও সঠিকতা বাড়ায়।
- দলের সহযোগিতার অনুমতি দেয়। ছোট ব্যবসা অ্যাকাউন্টিং সফ্টওয়্যার একাধিক ব্যক্তি আপনার কোম্পানির আর্থিক তথ্য অ্যাক্সেস করতে পারবেন। আপনি আপনার কোম্পানির রিয়েল-টাইম আর্থিক তথ্য অ্যাক্সেস করতে ব্যক্তিদের বেতন, বিপণন, জায় এবং বিক্রয় পরিচালনা করতে চাইতে পারেন যাতে তারা তাদের কর্তব্যগুলি ভালভাবে সম্পাদন করতে পারে। ক্লাউড ভিত্তিক অ্যাকাউন্টিং সফ্টওয়্যার বা প্রতিটি ব্যক্তির কম্পিউটারে লোড করা হলে, কোম্পানির সমস্ত কর্মী লগ ইন করতে এবং প্রয়োজনীয় তথ্য পেতে পারেন।
- অন্তর্দৃষ্টি প্রদান করে। একটি বাটন ধাক্কা দিয়ে, ছোট ব্যবসা অ্যাকাউন্টিং সফ্টওয়্যার আপনার কোম্পানির মধ্যে অবিলম্বে বড় ছবি অন্তর্দৃষ্টি দিতে পারে। এই উপর ভিত্তি করে, আপনি আপনার কোম্পানির আরও লাভজনক করতে আপনার খরচ, বিক্রয় প্রচেষ্টা, জায় এবং স্টাফ ভাল tailor করতে পারেন।
- তথ্য নিরাপদ রাখে। আজকের অ্যাকাউন্টিং সফ্টওয়্যার সুরক্ষিত, আপনার কোম্পানির তথ্য কোম্পানির মধ্যে থাকে তা নিশ্চিত করে। সর্বাধিক সফটওয়্যার তথ্য এনক্রিপ্ট করে যাতে এটি কেবল আপনার কোম্পানী দ্বারা অ্যাক্সেস করা যায়। অনেকেই প্রতিটি কর্মচারীর জন্য পৃথক লগ-ইন সরবরাহ করে যাতে শুধুমাত্র নির্দিষ্ট লোকেরা আপনার আর্থিক তথ্যের কিছু দিক দেখতে পারে। উদাহরণস্বরূপ, আপনি আপনার মানব সম্পদ ব্যবস্থাপককে টাইম শীট এবং প্যারোলের অ্যাক্সেস দিতে পারেন এবং আপনার কোম্পানির অন্যান্য আর্থিক তথ্যের জন্য নয়। আপনি সরাসরি আপনার অ্যাকাউন্টিং সফ্টওয়্যার মধ্যে পেমেন্ট গ্রহণ, যারা এনক্রিপ্ট করা হয়।
- তাত্ক্ষণিক রিপোর্ট জেনারেট করে। সবচেয়ে ছোট ব্যবসা অ্যাকাউন্টিং সফটওয়্যার আপনাকে আপনার প্রয়োজনীয় প্রতিবেদনগুলি কাস্টমাইজ করতে এবং যখনই আপনি চান তাদের কাছে তাত্ক্ষণিক অ্যাক্সেস পেতে দেয়। আপনি তাত্ক্ষণিকভাবে আপনার লাভ এবং ক্ষতি বিবৃতি, বিক্রয় কর সারাংশ, চালান ইতিহাস, অর্থ সংগ্রহ এবং ব্যয় প্রতিবেদন হিসাবে এই প্রতিবেদনগুলি টেনে আনতে পারেন। এটি আপনার কর্মীদের এই ধরনের তথ্য একসাথে নির্বাণ ব্যয় করতে পারে সময় কাটা সাহায্য করে। এছাড়াও আপনি স্বয়ংক্রিয়ভাবে এমন প্রতিবেদনগুলি তৈরি করতে পারেন যা আপনার কাছে অর্থোপার্জন করে এমন তথ্য প্রদর্শন করে, যেমন পাই চার্ট বা গ্রাফ।
- শিল্প-নির্দিষ্ট রিপোর্টিং প্রদান করে। আপনি যদি আপনার শিল্পের জন্য নির্দিষ্ট ছোট ব্যবসা অ্যাকাউন্টিং সফ্টওয়্যার চয়ন করেন, তবে আপনি সফ্টওয়্যারের মূল্য বৃদ্ধি করতে পারেন এমন কাস্টমাইজেশন করতে বাধা দেবেন। এছাড়াও আপনি আপনার কোম্পানির জন্য আরো মূল্যবান যে রিপোর্টিং অ্যাক্সেস পেতে। উদাহরণস্বরূপ, আপনি যদি স্বাস্থ্যসেবা প্রদানকারী হন তবে আপনাকে কার্যকারিতা প্রয়োজন হতে পারে যা আপনাকে বীমা সংস্থাগুলিকে বিল দিতে সহায়তা করে। যদি আপনি স্বাস্থ্যসেবা শিল্পের জন্য নির্দিষ্ট সফটওয়্যারটি খুঁজে পান তবে এই কার্যকারিতাটি সম্ভবত অন্তর্ভুক্ত করা যেতে পারে বা তুলনামূলকভাবে অ্যাড-অন হতে পারে। জেনারিক শিল্পের জন্য সফটওয়্যারের জন্য, আপনার কোম্পানির জন্য এই কার্যকারিতা তৈরি করে সফটওয়্যারের উপায়টি চালাতে পারে।
- আপনি সেরা অনুশীলন উপর বর্তমান রাখে। একটি ছোট ব্যবসা অ্যাকাউন্টিং সফটওয়্যার প্রোগ্রাম আপনার ব্যবসায়কে সেরা অ্যাকাউন্টিং অনুশীলনগুলিতে বর্তমান রাখতে পারে। স্বয়ংক্রিয় বৈশিষ্ট্যগুলি এবং নতুন বৈশিষ্ট্যগুলিতে টিউটোরিয়ালগুলি সহ, আপনি আপনার অ্যাকাউন্টেন্টের উপর নির্ভর না করে সর্বশেষ রিপোর্টিং এবং ট্যাক্স অনুশীলনগুলির উপরে থাকতে পারেন।
সঠিক ধরনের ছোট ব্যবসার অ্যাকাউন্ট সফটওয়্যার মানে আপনার জন্য কম মাথা ব্যাথা এবং আপনার সমস্ত কর্মীদের জন্য আরো সময় তাদের শক্তিগুলিকে অন্যত্র ফোকাস করতে। সুতরাং কিভাবে আপনি আপনার কোম্পানির জন্য সঠিক সফ্টওয়্যার চয়ন করবেন?
একাউন্টিং সফ্টওয়্যার একটি ছোট ব্যবসা জন্য শ্রেষ্ঠ?
আপনার কোম্পানির জন্য ছোট ব্যবসা অ্যাকাউন্টিং সফটওয়্যার পেতে সিদ্ধান্ত নেওয়া প্রায়ই প্রক্রিয়াটির সবচেয়ে সহজ অংশ। কঠোর অংশটি নির্দিষ্ট কোন সফ্টওয়্যার ব্যবহার করার সিদ্ধান্ত নিচ্ছে।
বাজারে বিভিন্ন বিকল্প রয়েছে, যার বেশিরভাগই আপনার নির্দিষ্ট ব্যবসায় এবং প্রয়োজনীয়তার জন্য কাস্টমাইজড করা যেতে পারে। আপনি কোন ছোট ব্যবসা অ্যাকাউন্টিং সফ্টওয়্যার ডাউনলোড বা সাইন আপ করার সিদ্ধান্ত নিচ্ছেন তা নির্ধারণ করার আগে, আপনি কী বৈশিষ্ট্যগুলি জানেন তা নিশ্চিত করুন। আপনার বিকল্প এবং প্রতিটি অফার বৈশিষ্ট্য গবেষণা সময় নিন।
আপনি চান বৈশিষ্ট্যগুলির একটি তালিকা তৈরি করুন এবং যাদের আপনি চান তাদের অন্য তালিকাটি ছাড়াও করতে পারেন। এই অন্তর্ভুক্ত করতে পারে:
- তালিকা ব্যবস্থাপনা।
- ব্যাংকিং
- Payroll এবং টাইমসেট ট্র্যাকিং।
- চালান
- অ্যাকাউন্ট গ্রহণযোগ্য।
- বিলযোগ্য ঘন্টা।
- বিক্রির উপর লাভের অংশ.
- স্বয়ংক্রিয় বিলিং।
- একাধিক ব্যবহারকারীদের।
আপনি একবার চান কি জানেন, আপনার বিকল্প মূল্য শুরু। আপনি যদি আপনার কম্পিউটারে ছোট ব্যবসা অ্যাকাউন্টিং সফটওয়্যারটি ডাউনলোড করতে চান বা আপনি কোনও ডিভাইস থেকে অ্যাক্সেস করতে পারেন এমন ক্লাউড-ভিত্তিক প্রোগ্রাম অ্যাক্সেস করতে চান তবে সিদ্ধান্ত নিন। আপনি যে প্রোগ্রামটি পছন্দ করেন তার উপর ভিত্তি করে মূল্যের বিস্তৃত পরিসর রয়েছে, আপনি যে বৈশিষ্ট্যগুলি পছন্দ করেন এবং কাস্টমাইজেশন যা করতে হবে তার উপর ভিত্তি করে। চূড়ান্ত সিদ্ধান্ত নেওয়ার আগে মনে রাখবেন একটি বাজেট আছে, আপনি আরো কাস্টমাইজেশনের জন্য পছন্দ হিসাবে খরচ বৃদ্ধি মনে রাখবেন।
এছাড়াও, আপনার ব্যবহারের জন্য কোন ছোট ব্যবসা অ্যাকাউন্টিং সফ্টওয়্যার সবচেয়ে স্বজ্ঞাত বিবেচনা করুন। অনেক পণ্য একই বৈশিষ্ট্য আছে, প্রকৃত ড্যাশবোর্ড এবং পণ্য বাস্তবায়ন পরিবর্তিত হতে পারে। আপনি যেটি ব্যবহার করছেন সেটি বেছে নিন আপনার পক্ষে আরামদায়ক, সুতরাং আপনার আগ্রহের পণ্যগুলির একটি ডেমো দেখতে নিশ্চিত করুন। এইভাবে আপনি কীভাবে পণ্যটি ব্যবহার করবেন এবং যদি এটি নেভিগেট করা আপনার জন্য সহজ হয়ে যায় তা অনুভব করতে পারেন। আপনি যা করতে চান তা শেষ জিনিসটি একটি ছোট ব্যবসার অ্যাকাউন্টিং সফটওয়্যার ডাউনলোডে প্রচুর অর্থ বিনিয়োগ করে যা আপনার ব্যবহারের জন্য অত্যন্ত হতাশাব্যঞ্জক।
প্রোগ্রামটি চেষ্টা করার পাশাপাশি, আপনার আগ্রহের সফটওয়্যারটি ব্যবহার করে এমন রেফারেন্সগুলির একটি তালিকা পান। যদি সম্ভব হয়, তবে আপনার মতো একই শিল্পে থাকা একজনকে খুঁজে বের করুন, কারণ তারা একইভাবে সফ্টওয়্যারটি ব্যবহার করার সম্ভাবনা রয়েছে তুমি করবে. বাস্তবায়ন প্রক্রিয়া সম্পর্কে প্রশ্ন জিজ্ঞাসা করুন, কীভাবে কাস্টমাইজড বৈশিষ্ট্যগুলি কাজ করে এবং গ্রাহক পরিষেবা টিম কীভাবে প্রতিক্রিয়াশীল হয়। আপনি উত্তর পেতে আপনার কোম্পানির জন্য সেরা সিদ্ধান্ত করতে সাহায্য করতে পারেন।
যদি আপনার একটি থাকে তবে সিদ্ধান্ত নেওয়ার আগে আপনার আইটি বিভাগের সাথেও চেক করুন। আপনার স্টোরেজ বা ব্যান্ডউইথ সীমাবদ্ধতা থাকতে পারে যা আপনার সংস্থায় থাকা কিছু প্রোগ্রামকে অক্ষম করে তোলে। এটির কারিগরিগুলি আপনার কোম্পানির কম্পিউটার নেটওয়ার্কিং সম্পর্কে ভাল বোঝার সাথে তাদের কাছে সেরা বাম দিক।
কোন বিনামূল্যে ছোট ব্যবসা অ্যাকাউন্টিং সফ্টওয়্যার আছে?
সঠিক ছোট ব্যবসা অ্যাকাউন্টিং সফ্টওয়্যার একটি বিনিয়োগ হতে পারে। আপনি যদি আর্থিক প্রতিশ্রুতির জন্য প্রস্তুত না হন তবে আপনি বিনামূল্যে অনলাইন ছোট ব্যবসা অ্যাকাউন্টিং সফ্টওয়্যার খুঁজে পেতে পারেন।
ছোট ব্যবসা অ্যাকাউন্টিং সফ্টওয়্যার যা সাধারণত বিনামূল্যে আপনাকে কেবলমাত্র মৌলিক অ্যাকাউন্টিং ফাংশনগুলি দেয়, যেমন বিলগুলি এবং চালান গ্রাহকদের অর্থ প্রদান করে। কিছু ক্ষুদ্র ব্যবসায়িক অ্যাকাউন্টিং সফটওয়্যার যা অন্যান্য সুবিধাগুলিকে বিনামূল্যে সীমাবদ্ধ করে, যেমন অনুমোদিত ব্যবহারকারীর সংখ্যা, ব্যাংক অ্যাকাউন্টগুলির সংখ্যা যা লিঙ্ক করা যায় এবং সীমিত প্রতিবেদন কার্যকারিতা।
বাজারে কিছু ফ্রি অ্যাকাউন্টিং সফ্টওয়্যার রয়েছে যা আরো সংকোচকারী বৈশিষ্ট্যগুলি রয়েছে, তবে অন্যান্য এলাকায় এটির অভাব রয়েছে। উদাহরণস্বরূপ, সফটওয়্যারটি আপনাকে প্রয়োজনীয় আর্থিক বিবৃতি তৈরি করতে পারে তবে প্রয়োজনীয় গ্রাহক সহায়তা সরবরাহ করতে পারে না। আপনি যদি খুব প্রযুক্তিগতভাবে বুদ্ধিমান না হন তবে গ্রাহক সহায়তার অভাব মুক্ত সফ্টওয়্যারটি আপনার সময়টির মূল্যহীন করে তুলতে পারে না।
আপনি যদি অ্যাকাউন্টিং সফটওয়্যারটি ব্যবহার করার তালিকায় পড়ে যা খুব মৌলিক কিছু খুঁজছেন তবে ছোট ব্যবসা অ্যাকাউন্টিং সফটওয়্যারটি আপনার জন্য একটি ভাল এন্ট্রি-লেভেল অ্যাকাউন্টিং প্রোগ্রাম হতে পারে। আপনি সফ্টওয়্যার ব্যবহার করে আরো আরামদায়ক হিসাবে অনেক আপনাকে আরো প্রদত্ত বৈশিষ্ট্য আপগ্রেড করার অনুমতি দেয়। কেবলমাত্র সচেতন থাকুন যে আপনি যদি এই সফ্টওয়্যারের মুক্ত সংস্করণটি ব্যবহার করে থাকেন তবে আপনি এই বৈশিষ্ট্যগুলির অনেকগুলি অ্যাক্সেস করতে পারবেন না।
আপনি বিনামূল্যে রুটটি বেছে নেওয়ার জন্য, এমন একটি পণ্য নির্বাচন করতে ভুলবেন না যার নাম আছে। অন্যান্য ব্যবহারকারীদের কাছ থেকে পর্যালোচনা পড়ুন এবং সম্ভব হলে সুপারিশ পান। যেহেতু আপনি সংবেদনশীল এবং গুরুত্বপূর্ণ কোম্পানির তথ্য ইনপুট করছেন তাই আপনি অনলাইনে কোনও ছোট ব্যবসা অ্যাকাউন্টিং সফ্টওয়্যার ডাউনলোড করতে চান না।
আমি কি একজন হিসাবরক্ষক হিসেবে প্রয়োজন?
যদি আপনি ইলেক্ট্রনিকভাবে আপনার সমস্ত আর্থিক নজর রাখেন তবে আপনাকে এখনও অ্যাকাউন্টেন্টের প্রয়োজন হলে আপনি অবাক হবেন। সাধারণত, উত্তর হল হ্যাঁ। সবকিছু ঠিকঠাক ট্র্যাক করা হচ্ছে কিনা তা নিশ্চিত করার জন্য একটি প্রত্যয়িত পেশাদারী অ্যাকাউন্ট্যান্ট আপনার তথ্য পর্যালোচনা করার একটি ভাল ধারণা এবং আপনি করের সময়টি গুরুত্বপূর্ণ হওয়ার জন্য যে কোনও বিষয়কে উপেক্ষা করবেন না। একজন হিসাবরক্ষক আপনাকে সর্বশেষ ট্যাক্স বিধান এবং প্রয়োজনীয়তাগুলির উপর আপডেট রাখে যাতে আপনি নিশ্চিত হন যে আপনি সর্বদা সম্মতিতে রয়েছেন।
সবচেয়ে ছোট ব্যবসা অ্যাকাউন্টিং সফ্টওয়্যার পাওয়া বৈশিষ্ট্যগুলির মধ্যে একটি হল আপনার অ্যাকাউন্টেন্টকে সফ্টওয়্যার অ্যাক্সেস দেওয়ার ক্ষমতা। আপনি সাধারণত আপনার একাউন্টেন্টকে আপনার অ্যাকাউন্টে আমন্ত্রণ জানাতে পারেন যাতে তারা আপনার আর্থিক ট্র্যাক রাখতে তাদের প্রয়োজনীয় সমস্ত তথ্য দেখতে পারে। আপনার অ্যাকাউন্টেন্টের সীমিত কার্যকারিতা থাকবে যাতে তারা আপনার অনুমতি ব্যতীত পরিবর্তন না করতে পারে।
আপনার যদি ইতিমধ্যেই একাউন্টেন্ট থাকে তবে আপনি ছোট ব্যবসা অ্যাকাউন্টিং সফ্টওয়্যারের জন্য কী সুপারিশ করতে চান তা জিজ্ঞাসা করতে পারেন। আপনার কোম্পানির তার জ্ঞান দেওয়া, আপনার জন্য ভাল কাজ করবে কি কিছু নির্দিষ্ট সুপারিশ থাকতে পারে। সে কোনও সফটওয়্যারটি তার শেষে যা ব্যবহার করে তার সাথে সেরা সংহত করে তার জন্য কিছু পছন্দ থাকতে পারে।
আপনার ব্যবসার জন্য সঠিক ছোট ব্যবসার অ্যাকাউন্টিং সফটওয়্যার খোঁজার জন্য আপনাকে দীর্ঘতর আর্থিক সাফল্যের জন্য সেট আপ করতে হবে। আপনার অভিজ্ঞতার স্তর, কোম্পানী এবং শিল্পের জন্য সঠিক এমন পণ্যটি চয়ন করার জন্য যথোপযুক্ত সৃষ্টিকর্তা এবং গবেষণা করতে ভুলবেন না। এটি আপনার কোম্পানির ভবিষ্যতের একটি বিনিয়োগ যা আপনি প্রথমবার সঠিকভাবে নিশ্চিত করতে চান।
