আপনি যে ব্যক্তিটিকে আপনার বুককিপার হতে ভাড়া দিচ্ছেন সেটি সংবেদনশীল আর্থিক ডেটাতে অ্যাক্সেস থাকবে, তাই কাজের প্রস্তাব প্রসারিত করার আগে সেই ব্যক্তির উপর পুঙ্খানুপুঙ্খ ব্যাকগ্রাউন্ড চেক করা গুরুত্বপূর্ণ। তা সত্ত্বেও, সেই কর্মী সৎ থেকে কম হতে পারে এবং ফলস্বরূপ আপনার সংস্থা আর্থিক ক্ষতির সম্মুখীন হতে পারে। আপনার বইয়ের সরবরাহকারীকে আপনার ফার্ম থেকে বীমা কোম্পানির ঝুঁকিটি সরিয়ে আপনি সুরক্ষা স্তর সরবরাহ করে।
আপনার বন্ধন ধরে রাখা কোম্পানী সাথে যোগাযোগ করুন এবং এটি একটি কম্বল বন্ড কিনা তা খুঁজে বের করুন। আপনি একটি কম্বল বন্ড রাখা, এটা আপনার দৃঢ় সব কর্মীদের আচ্ছাদিত। যখন আপনি একটি নতুন বইয়ের মালিক নিয়োগ করেন, তখন সেই ব্যক্তিটি স্বয়ংক্রিয়ভাবে কম্বল বন্ডে যোগ করা হয় এবং আপনাকে কোনও পদক্ষেপ নিতে হবে না।
পূর্ণ নাম, সামাজিক নিরাপত্তা নম্বর এবং কর্মচারী নিয়োগের ঠিকানা আপনার বুকপেইপার হিসাবে নিয়োগ করা হবে যদি সেই ব্যক্তিটি স্বয়ংক্রিয়ভাবে কম্বল বন্ধনযুক্ত না থাকে। আপনার বন্ড অধিষ্ঠিত বীমা কোম্পানী এই তথ্য প্রদান করুন। কিছু কোম্পানি আপনাকে এই তথ্যটি অনলাইন জমা দেওয়ার অনুমতি দেয়, অন্যরা আপনাকে মেলের মাধ্যমে এটি জমা দেওয়ার প্রয়োজন হয়। আপনি মেইলের মাধ্যমে আপনার নথিপত্র জমা দিলে আপনার রেকর্ডগুলির জন্য একটি কপি তৈরি করা উচিত।
আপনি বইয়ের জন্য চান কভারেজ পরিমাণ উল্লেখ করুন। এই ধরনের বন্ডগুলির প্রিমিয়ামগুলি কভারেজের পরিমাণের সাথে যুক্ত, তাই আপনি যত বেশি পরিমাণে কভারেজ দিতে হবে তত বেশি কভারেজটি দিতে হবে।
যদি আপনি একটি সপ্তাহের মধ্যে নতুন বন্ড নিশ্চিতকরণ না পেয়ে থাকেন তবে বন্ধ কোম্পানিটি অনুসরণ করুন। আপনার bookkeeper বন্ড পেতে প্রয়োজনীয় কোন অতিরিক্ত তথ্য প্রদান করুন।
