কিভাবে একটি RFP লিখুন

প্রস্তাবের জন্য একটি অনুরোধ, যা একটি RFP নামেও পরিচিত, এটি এমন একটি দস্তাবেজ যা আপনার ব্যবসায়ের জন্য নতুন পণ্য বা পরিষেবাগুলি অর্জন করার সময় তৈরি হয়। একটি RFP সম্ভাব্য বিক্রেতাদের আপনার নির্দিষ্ট চাহিদাগুলি স্পষ্ট করে এবং আপনাকে তাদের জন্য বাজেটগুলি জমা দেওয়ার জন্য আমন্ত্রণ জানায়, যা আপনাকে আপনার চয়ন করা বাজেটের মধ্যে আপনার ব্যবসার জন্য সেরা স্তরের পরিষেবা সরবরাহ করতে পারে এমন বিক্রেতা চয়ন করতে দেয়। আরএফপিগুলি লেখার জন্য কোন মানানসই বিন্যাস নেই, তবে এই ধাপে ধাপে নির্দেশগুলি আপনাকে কোনও ব্যবসায়িক প্রয়োজনের জন্য কার্যকর এবং পরিষ্কার RFP তৈরি করতে সহায়তা করবে।

আইটেম আপনি প্রয়োজন হবে

• শব্দ প্রক্রিয়াকরণ প্রোগ্রাম সঙ্গে কম্পিউটার

• প্রিন্টার (মেইলিং জন্য)

• কাগজ (মেইলিং জন্য)

• লিফলেট / ডাকঘর (মেইলিং জন্য)

• ইন্টারনেট অ্যাক্সেস (ইমেইল করার জন্য)

আপনার প্রয়োজন নির্ধারণ করুন। আপনি কী জিজ্ঞাসা করছেন এবং কতটুকু আপনি এটির জন্য অর্থ প্রদান করতে ইচ্ছুক তা নির্ধারণ করতে কিছু সময় ব্যয় করতে চান। একটি RFP আপনার প্রয়োজনীয় "হ্য-টু-হেভস" (আপনার প্রয়োজনীয়তা) এবং আপনার "সুন্দর-টু-হেভিস" (আপনার চাহিদাগুলি) উভয়কেই আচ্ছাদিত করবে, তবে আপনার ব্যবসায় অর্জন করতে কোন বিক্রেতা সরবরাহ করতে বা প্রদান করতে হবে তা নিশ্চিত করতে ভুলবেন না । এটি প্রক্রিয়াটির একটি অপরিহার্য অংশ-যদি আপনি আপনার প্রয়োজনগুলি সুস্পষ্টভাবে সংজ্ঞায়িত করতে না পারেন তবে আপনি সেগুলি পূরণের প্রস্তাবগুলি ফেরত পাবেন না।

খসড়া একটি রূপরেখা। আবার, কোনও RFP রচনা করার জন্য কোনও কঠোর ও দ্রুত নিয়ম নেই তবে আপনার পক্ষে সবচেয়ে সঠিক এবং নির্দিষ্ট তথ্য সরবরাহ করুন। খুব কম সময়ে, সম্ভবত আপনি বিভাগের শিরোনামগুলি ব্যবহার করে নিজেকে খুঁজে পাবেন যা একটি ভূমিকা অন্তর্ভুক্ত করে (কেবল আপনার কোম্পানির ভূমিকা নয় তবে প্রকল্প / প্রয়োজন এবং আপনি কীভাবে এই প্রয়োজনটি দেখতে চান তা দেখতে চান), প্রয়োজনীয়তাগুলি (" টু-হাফস "), নির্বাচনী মানদন্ড আপনি ব্যবহার করতে পারবেন যাকে আপনি বিড, বাজেট (আপনি কত খরচ করতে ইচ্ছুক), এবং সময়সীমা (কত দ্রুত আপনি এই কাজ করতে হবে) নির্ধারণ করবেন। আপনি আপনার নির্দিষ্ট RFP এর জন্য প্রয়োজনীয় হিসাবে বিভাগগুলিকে যোগ বা বিয়োগ করতে পারেন, বা এমনকি অতিরিক্ত তথ্যের জন্য সাব সেকশন যোগ করতে পারেন যা একজন বিক্রেতার কাছে বিড করার আগে জানতে হবে।

আপনার প্রয়োজনীয়তা অধ্যায় আউট। এটি সাধারণত দীর্ঘতম অধ্যায় এবং সর্বাধিক মনোযোগের প্রয়োজন হয়। আপনি যা করতে চান তা বানান নিশ্চিত করুন, এটি প্রক্রিয়াটির একটি নির্দিষ্ট এবং অপরিহার্য অংশ না হওয়া পর্যন্ত আপনাকে কীভাবে এটি করতে হবে তা নয়। এছাড়াও, আপনার "হ্যাভস আছে" (ব্যবহার, আবশ্যক, এবং প্রয়োজনীয়) এবং "সুন্দর-টু-হেভস" (মে, করতে পারেন এবং ঐচ্ছিক) এর মধ্যে পার্থক্য করার জন্য স্পষ্ট শব্দগুলি ব্যবহার করুন।

আপনার RFP লিখুন। আপনি লেখক এর ব্লক আছে যদি আপনি নমুনা আরএফপি জন্য অনলাইন অনুসন্ধান করতে পারেন।

বানান চেক এবং আপনার RFP প্রমাণিত। কিছু শিল্পে, একটি ভুল স্থান দশমিক বিন্দু একটি বিশাল পার্থক্য করতে পারে।

আপনার আরএফপি বিতরণ করুন। আপনি সম্ভাব্য সম্ভাব্য বিক্রেতাদের কাছে মেল বা ইমেল করতে পারেন, অথবা এটি অন্য উপায়ে উপলভ্য করতে পারেন যেমন এটি আপনার কোম্পানির ওয়েবসাইটে রাখা।

আপনার বিজয়ী বিড নির্বাচন করুন।

পরামর্শ

• আপনার RFP 8 তৈরি করুন - আপনার প্রকল্প বা পরিষেবাটির 10 সপ্তাহ আগে। এই প্রস্তাব ফিল্টার মধ্যে সময় এবং সর্বোত্তম সিদ্ধান্ত সম্ভাব্য করতে সময় দেয়।

  বিজয়ী দর নির্ধারণের জন্য আপনি কোন নির্বাচন মানদণ্ড ব্যবহার করবেন তা অগ্রিম সিদ্ধান্ত নিন। সমস্ত সংস্থা বিভিন্ন শক্তি আছে এবং তাদের শক্তি খেলতে তাদের প্রস্তাব tailor হবে। আপনি সেরা মূল্য খুঁজছেন, সবচেয়ে অভিজ্ঞ বিক্রেতারা, বা দ্রুততম পরিবর্তন সময়?

  আপনি নির্দিষ্ট প্রস্তাব বা ফর্ম্যাটে তাদের প্রস্তাব প্রস্তুত করতে বিক্রেতাদের প্রয়োজন হতে পারে, কিন্তু RFP এ তাদের এই প্রয়োজনীয়তা বলুন।

সতর্কতা

বিক্রেতারা সাধারণত তাদের নিজস্ব প্রস্তাব / বিড বেশিরভাগ শিল্পগুলিতে সাধারণ অভ্যাস হিসাবে প্রস্তুত করতে দেয়। যাইহোক, আপনি আপনার RFP এ এটি স্পষ্টভাবে বানান করতে চাইতে পারেন।