আপনার কোম্পানির বিক্রেতাদের সাথে ভাল যোগাযোগ একটি সহজে কার্যকরী সরবরাহ চেইন বজায় রাখার জন্য অপরিহার্য। যখন আপনার ব্যবসা স্থানান্তরিত হয়, আপনি নিশ্চিত করতে চান যে আপনার সমস্ত সরবরাহকারীকে বিজ্ঞাপিত করা হয়েছে এবং যোগাযোগ এবং শিপিংয়ের তথ্য আপডেট করার সময় রয়েছে। একটি পরিবর্তনের ঠিকানা চিঠি প্রস্তুত করা কঠিন নয়, তবে আপনাকে কিছুটা পরিকল্পনা করতে হবে। শেষ মিনিট পর্যন্ত এই কাজটি এড়িয়ে চলুন।
আপনার কোম্পানির বিক্রেতাদের একটি ব্যাপক মেইলিং তালিকা কম্পাইল। ব্যবসার স্থানান্তরের কার্যকরী তারিখের কমপক্ষে ছয় সপ্তাহ আগে তালিকাটি তৈরি করা শুরু করুন, যাতে আপনি ঠিকানাগুলির অক্ষরগুলি প্রথমে পরিবর্তন করতে পারেন। আপনি কিছু ক্ষেত্রে একাধিক অক্ষর পাঠাতে হতে পারে। উদাহরণস্বরূপ, একটি বিক্রেতার একটি অর্ডারিং এবং শিপিং বিভাগ থাকতে পারে যা তার বিলিং অফিস থেকে আলাদা। আপনি উভয় অবহিত করতে হবে।
বিক্রেতার কাছে চিঠির শরীরের মধ্যে শুধুমাত্র ঠিকানা পরিবর্তনের তথ্য রাখুন। আপনার কোম্পানির লটারহেড ব্যবহার করুন অথবা আপনার বর্তমান ঠিকানা এবং যোগাযোগের তথ্যটি আপনার স্বাভাবিক ব্যবসায়ের অক্ষর বিন্যাস অনুসারে অভিবাদন বা চিঠিটি বন্ধ করে দিন।
বিক্রেতা যে আপনার ব্যবসায় চিঠি প্রথম অনুচ্ছেদে স্থানান্তরিত হয় এবং পরিবর্তন তারিখ দিতে বলুন। প্রকৃত পদক্ষেপটি বেশ কয়েক দিন সময় নিতে পারে, তাই সঠিক ঠিকানাটি দিন যা নতুন ঠিকানাতে চিঠিপত্র এবং প্রেরণ পাঠানো উচিত। ব্যাখ্যা কেন কোম্পানী চলন্ত হয়। উদাহরণস্বরূপ, কোম্পানী প্রসারিত করছে এমন সরবরাহকারীকে বলছে এবং একটি বৃহত্তর সুবিধা প্রয়োজন তাদের জানাতে দেয় যে কীভাবে চলছে এমন একটি উপায় যা অনুকূল ছাপ তৈরি করে। অপারেশনগুলি বন্ধ হয়ে যাওয়ার সময়কাল থাকবে, সেই তারিখগুলি দিন যা ব্যবসাটি বন্ধ হয়ে যাবে।
দ্বিতীয় অনুচ্ছেদে ব্যবসার নতুন রাস্তার ঠিকানা রাখুন। যদি মেইলিং ঠিকানাটি রাস্তার ঠিকানার চেয়ে আলাদা তবে এটিও অন্তর্ভুক্ত করুন। অন্য কোনও যোগাযোগের তথ্য যা পরিবর্তন হচ্ছে, যেমন ফোন নম্বর। পরিবর্তনের আগে কমপক্ষে তিন সপ্তাহের পরিবর্তনের ঠিকানাগুলি প্রেরণ করুন যাতে বিক্রেতাদের তাদের রেকর্ড আপডেট করার সময় থাকে। অবশেষে, প্রয়োজনে প্রশ্ন জিজ্ঞাসা করার জন্য বিক্রেতাদের জন্য একটি ফোন নম্বর বা ইমেল ঠিকানা দিন।
পরামর্শ
-
একটি ইমেলের সাথে আপনার চিঠির অনুসরণ করুন নিশ্চিতকরণের ঠিকানা চিঠিটি পেয়েছে এবং আসন্ন স্থানান্তরের বিক্রেতাদের মনে করিয়ে দিচ্ছে। আপনি নিজের ওয়েবসাইট এবং সোশ্যাল মিডিয়া পৃষ্ঠাগুলিতে ঠিকানা পরিবর্তন পোস্ট করতে চাইতে পারেন। চিঠিতে এবং ইমেলে এই সাইটগুলির ওয়েব ঠিকানা সরবরাহ করুন।
