ওয়েবস্টারের অভিধানটি একটি চিঠিটিকে একটি লিখিত বা মুদ্রিত বার্তা হিসাবে একটি ব্যক্তি বা একটি গোষ্ঠী হিসাবে সংজ্ঞায়িত করে, যা সাধারণত মেল দ্বারা পাঠানো হয়। অবশ্যই, আমাদের বৈদ্যুতিন যুগে, ইমেলের মাধ্যমে, ইমেলের শরীরের মধ্যে বা সংযুক্তি হিসাবে অনেক অক্ষর প্রেরণ করা হয়। এই প্রবণতা সত্ত্বেও, ব্যবসায়িক অক্ষর ঐতিহ্যগত ফাংশন আছে অবিরত। সুতরাং, ব্যবসায়ের সহযোগীদের সঠিক ধারণা তৈরির জন্য ব্যবসা বিশ্বের যারা এই কাজগুলি জানে তা অত্যন্ত গুরুত্বপূর্ণ।
বিক্রয়
ক্যালিফোর্নিয়ার স্টেট ইউনিভার্সিটির স্কুল অফ বিজনেস অ্যান্ড ইকোনমিক্স এবং স্যু সি ক্যাম্পের অধ্যাপক এমরিটাস গার্ডনার-ওয়েবব কলেজের সহযোগী অধ্যাপক কেনেথ জিমমার রাষ্ট্রীয়ভাবে ব্যবসা পরিচালনা করার প্রবণতা সত্ত্বেও "ঐতিহ্যগত বিক্রয় চিঠি আধুনিক ব্যবসার একটি গুরুত্বপূর্ণ হাতিয়ার"। ম্যানেজমেন্টের Broyhill স্কুল। অধিকন্তু, জিমমার এবং ক্যাম্প বজায় রাখে যে বেশিরভাগ ব্যবসায়িক অক্ষর আসলে বিক্রয় চিঠি হয় কারণ তাদের উদ্দেশ্যটি প্রাপকদের কাছে পণ্য বা পরিষেবাদি বিক্রয়ের বিক্রয়ের প্রচার করা। বিক্রয় অক্ষরের পাঁচটি প্রধান লক্ষ্য রয়েছে:
- প্রাপকের মনোযোগ আকৃষ্ট করতে।
- প্রাপক সঙ্গে একটি বন্ধুত্বপূর্ণ সম্পর্ক স্থাপন।
- প্রাপকের ক্রয় উদ্দেশ্য আপীল।
- কর্মী গ্রহণ করতে মনস্থ করা।
- কর্ম গ্রহণ করার সুযোগ সঙ্গে প্রাপক প্রদান।
জনসংযোগ
কোনও জনসাধারণের সম্পর্কের লক্ষ্য লক্ষ্যবস্তু শ্রোতার বিশ্বাস, মনোভাব বা ক্রিয়াকলাপকে প্রভাবিত করা। জনসাধারণের সম্পর্কযুক্ত চিঠির ক্ষেত্রে এই ধরনের ঘটনা ঘটেছে, মেলভিন এল। ডেফ্লিউর এবং ইভ্রেটে ই। ডেনিসকে ব্যাখ্যা করেন, "গণযোগাযোগ বোঝা: একটি লিবারেল আর্টস পারস্পেকটিভ" এর সহযোগী। পিআর চিঠির প্রধান উদ্দেশ্যটি হ'ল কোম্পানির শ্রোতাদের ছাপকে ইতিবাচকভাবে প্রভাবিত করা। বা প্রতিষ্ঠান।
জনসাধারণের সম্পর্কের কিছু উদাহরণের উদাহরণগুলি হল নিম্নলিখিত লক্ষ্যে পৌঁছানোর প্রচেষ্টা:
- একটি নতুন ব্যবসা প্রচার করুন।
- চার্জ অ্যাকাউন্ট খুলতে গ্রাহকদের আমন্ত্রণ জানান।
- তাদের ব্যবসার জন্য গ্রাহকদের ধন্যবাদ।
- স্বাগতম কমিউনিটি সম্ভাব্য গ্রাহকদের।
- একটি বিশেষ বিক্রয় বা সেবা ঘোষণা।
- কোম্পানির সেবা ব্যবহার করার জন্য প্রস্তাব অনুপ্রেরণা।
অনুরোধ এবং প্রতিক্রিয়া
সবচেয়ে রুটিন ব্যবসা চিঠি হয় একটি অনুরোধ বা জিম্মার এবং শিবির রাষ্ট্র, এক সাড়া। অনুরোধের চিঠিগুলির উদাহরণগুলির মধ্যে একটি মিটিং রুম সংরক্ষণ করা, মূল্য উদ্ধৃতি অনুরোধ করা, বিলিং বিবৃতি চাওয়া এবং অ্যাপয়েন্টমেন্ট স্থাপনের অন্তর্ভুক্ত। তবুও, জিমমার এবং ক্যাম্প উপদেশ দেয় যে এই রুটিন অক্ষরগুলি "নিয়মিতভাবে চিকিত্সা করা হবে না।" অতএব, যখন আপনি একটি অনুরোধ জমা দিচ্ছেন বা একটিকে সাড়া দেওয়ার সময় আপনাকে নির্দিষ্ট নির্দেশিকাগুলি অনুসরণ করতে হবে:
- সম্পূর্ণ তথ্য প্রদান করুন।
- অযৌক্তিক অনুরোধ করবেন না।
- সঠিক এবং সুনির্দিষ্ট হতে হবে।
- বিরক্তিকর না।
দাবি এবং সমন্বয়
গ্রাহকরা কখনও কখনও ত্রুটিপূর্ণ সেবা বা পণ্য সম্পর্কে অভিযোগ। যখন এই ধরনের অনুষ্ঠান দেখা দেয়, ব্যবসায়গুলি সমন্বয় করার জন্য গ্রাহকদের সাথে সমঝোতার মাধ্যমে প্রতিক্রিয়া জানাতে হবে। উপরন্তু, ব্যবসাগুলি দাবি পত্রগুলিও লিখতে পারে, যেমন একটি সরবরাহকারী যখন সঠিক পণ্য পাঠাতে ব্যর্থ হয় বা এটিকে জাহাজে না পাঠায়। যাইহোক, জিমমার এবং ক্যাম্প দাবি করে যে কোনও দাবি বা সমন্বয় সাড়া দেওয়ার বা জমা দেওয়ার জন্য আপনাকে নিম্নলিখিত নিয়মগুলি মনে রাখতে হবে:
- আপনি সব তথ্য আছে নিশ্চিত করুন।
- দাবি বর্ণনা করার সময় সঠিক এবং সম্পূর্ণ হতে হবে।
- অভিযুক্ত, হুমকির সম্মুখীন বা দাবি করা এড়িয়ে চলুন। ।
- নম্র ব্যবহার কর.
- একটি যুক্তিসঙ্গত সমাধান প্রস্তাব করুন যা সমস্ত সংশ্লিষ্ট পক্ষের কাছে রাজি হবে।
সামাজিক যোগাযোগ
বিশেষ অনুষ্ঠানগুলিতে ব্যবসায়ীদের অভিনন্দন, "সাধারণ সৌজন্যে এবং ঐতিহ্য", জিম্মার এবং ক্যাম্পের লেখা। কোনও সহযোগীকে ক্ষতি বা ট্রাজেডি ভোগার সময় নিয়োগকর্তারাও শোকের চিঠি পাঠাতে হবে, আনুষ্ঠানিক আমন্ত্রণে অবিলম্বে সাড়া দেবেন, অবসর গ্রহণের স্বীকৃতি দেবেন এবং উপহার, আতিথেয়তা বা বিশেষ চিকিৎসার জন্য কৃতজ্ঞতা প্রকাশ করবেন। যেমন পরিস্থিতিতে স্বীকার না একটি খারাপ আলো কোম্পানিকে চিত্রিত।
সঠিকভাবে অক্ষর বিন্যাস নিশ্চিত করুন:
- কোম্পানী লটারহেড ব্যবহার করুন।
- পৃষ্ঠার ডানদিকে চিঠিপত্রের তারিখ সারিবদ্ধ করুন।
- পৃষ্ঠার নীচের অংশে প্রাপকের নাম, অফিসিয়াল শিরোনাম এবং ঠিকানা রাখুন, বামে সংলগ্ন।
- একটি কোমেনের সাথে অভিবাদন অনুসরণ করুন, একটি কোলন নয়, উদাহরণস্বরূপ: প্রিয় জনাব জোন্স,
- অভিবাদন এবং চিঠি প্রথম অনুচ্ছেদের মধ্যে এবং প্রতিটি অনুচ্ছেদের মধ্যে ডবল স্থান। যাইহোক, একক স্থান প্রতিটি অনুচ্ছেদ শরীর।
- রেফারেন্স প্রাথমিক, কপি নোটেশন, ইত্যাদি অন্তর্ভুক্ত করবেন না
