একটি ব্যবসায়িক চিঠি ভবিষ্যতের মিথস্ক্রিয়া জন্য স্বন সেট করে। একটি সম্ভাব্য ক্লায়েন্ট একটি ব্যবসা চিঠি পায় যখন, তিনি অবিলম্বে লেখক এবং তার প্রতিষ্ঠানের একটি ছাপ গঠন। চিঠি খুব নৈমিত্তিক হয়, লেখক অসম্মান বা অস্বাভাবিক প্রদর্শিত হতে পারে। খুব প্রথাগত যে লেখার ভয় বা পাঠক বিচ্ছিন্ন করতে পারেন। একটি সুসংগঠিত এবং ভাল লেখা চিঠি ইতিবাচক প্রথম ছাপ তৈরি করবে।
ভাল সংগঠিত
প্রতিটি ব্যবসা চিঠি একটি নির্দিষ্ট উদ্দেশ্য বা টাস্ক ঠিকানা। এটি তথ্যের জন্য একটি অনুরোধ, একটি তদন্ত প্রতিক্রিয়া বা একটি প্রস্তাব জমা হতে পারে। প্রথম অনুচ্ছেদ চিঠির উদ্দেশ্য বলে। এটা সাংবাদিকের প্রশ্নের উত্তর দেয়: কে, কি, কখন, কোথায় এবং কেন। অবশিষ্ট অনুচ্ছেদ বিভিন্ন পয়েন্টের সাথে এই উদ্দেশ্যে সমর্থন করে - যোগ্যতা, গুণাবলী, বৈশিষ্ট্য। শেষ অনুচ্ছেদটি এই উদ্দেশ্যটি পুনঃস্থাপন করে এবং লেখকের প্রত্যাশাগুলি পরিষ্কারভাবে রূপরেখা দেয়। চিঠিটি সহজে একসাথে প্রবাহিত করার জন্য লেখক যথাযথ রূপান্তর বাক্যাংশগুলি ব্যবহার করে।
পরিষ্কার এবং সংক্ষিপ্ত
একটি ভাল ব্যবসায়িক চিঠি একটি সুস্পষ্ট এবং সংক্ষিপ্ত পদ্ধতিতে সমস্ত প্রাসঙ্গিক তথ্য প্রদান করে। লেখক একটি উপযুক্ত স্বন এবং ভাষা ব্যবহার করে। তিনি শব্দভান্ডার সহজ রাখেন এবং পাঠককে প্রভাবিত করতে প্রযুক্তিগত বা বিমূর্ত ভাষা ব্যবহার করে এড়িয়ে যান। তিনি বাক্যের দৈর্ঘ্য, দীর্ঘ থেকে দূরে steering, অত্যধিক বিবরণ সঙ্গে rambling বাক্য পরিবর্তিত হয়। তবে, তিনি স্বল্প, ক্ষতিকারক বাক্যগুলিতে নিজেকে সীমাবদ্ধ করেন না। যখনই সম্ভব, তিনি নিষ্ক্রিয় ভয়েস পরিবর্তে সক্রিয় ভয়েস ব্যবহার করে।
ভাল কাঠামো
প্রতিটি ব্যবসা চিঠি কোম্পানির বিন্যাস এবং ফন্ট প্রয়োজনীয়তা অনুসরণ করে।একটি ব্লক বিন্যাসে, অনুচ্ছেদের মধ্যে একটি ডবল স্থান ব্যতীত সমগ্র অক্ষরটি যুক্তিসঙ্গত এবং একক ব্যবধান বাকি রয়েছে। সংশোধিত ব্লক বিন্যাস ব্লক শৈলী অনুসরণ করে, কিন্তু তারিখ অবস্থান এবং কেন্দ্র বন্ধ। সর্বাধিক ব্যবসায়িক চিঠি তারিখ, ভিতরের ঠিকানা, অভিবাদন, বিষয় লাইন, প্রশংসাসূচক বন্ধ, স্বাক্ষর এবং পরিবেষ্টনের অন্তর্ভুক্ত। যদি অক্ষর গড়ের চেয়ে ছোট বা লম্বা হয়, লেখক উল্লম্ব ব্যবধানের প্রয়োজনীয় সমন্বয়গুলি করে।
ত্রুটি বিনামূল্যে
কোন চিঠি পাঠানোর আগে, লেখক জোরে জোরে প্রথম খসড়া পড়া। এটি অদ্ভুত বা অস্বাভাবিক শব্দ শোনার জন্য একটি দুর্দান্ত উপায়। তিনি সমস্ত বানান, ব্যাকরণ এবং বিরামচিহ্ন পরীক্ষা করার জন্য একটি অভিধান এবং লেখার শৈলী ব্যবহার করে। অন্যথায়, তিনি তার ওয়ার্ড প্রসেসিং প্রোগ্রামের বানান এবং ব্যাকরণ পরীক্ষা বৈশিষ্ট্য ব্যবহার করতে পারেন। তিনি দ্বিগুণ প্রাপকের নাম, শিরোনাম এবং ঠিকানা চেক করে।
