একটি ব্যবসা ইমেলের বিরুদ্ধে একটি আনুষ্ঠানিক ব্যবসা চিঠি লিখতে গেলে তা সহজেই আসতে পারে যারা বিভিন্ন ফরম্যাটে বার্তাগুলি আরামদায়ক বার্তা পাঠাতে পারে; যাইহোক, মাঝারি নির্বাচন করার সময় বিবেচনা করার বিভিন্ন কারণ আছে। যখন আপনি লেখার সিদ্ধান্ত নেবেন তখন ত্বরান্বিততা, আনুষ্ঠানিকতা, গোপনীয়তা এবং এমনকি অ্যাড্রেসির র্যাঙ্ক বা স্থিতি হিসাবে বিবেচিত হবে।
প্রাথমিক পার্থক্য
ব্যবসায়ের একটি ইমেল থেকে ব্যবসা চিঠিটি আলাদা করে এমন প্রথম জিনিসটি হল যে একটি চিঠিটি সাধারণত হার্ড অনুলিপি হিসাবে বিবেচিত হয় এবং ব্যবসায়িক ইমেল একটি নরম অনুলিপি - একটি ইলেকট্রনিক বার্তা। আপনার ব্যবসায়ের চিঠি রচনা করার পরে, আপনি এটি মুদ্রণ করেন, এটি একটি খামখেয়ালে সীলমোহর পোস্ট করুন এবং প্রাপককে চিঠি পাঠানোর জন্য মার্কিন ডাক পরিষেবা বা রাতারাতি ডেলিভারি কোম্পানি যেমন একটি পরিষেবা ব্যবহার করুন। অন্যদিকে, একটি ব্যবসা ইমেলটি সাধারণত কম্পিউটার বা ইলেকট্রনিক উপায়ে ব্যবহার করা হয় তবে এটি বৈদ্যুতিনভাবে কয়েক সেকেন্ডের মধ্যে প্রাপকের কাছে পাঠানো হয়।
ডেলিভারির সময়
দ্রুততম ব্যবসায়িক চিঠি সাধারণত আপনি এটি স্ন্যাল মেইল বা FedEx মত একটি বিতরণ পরিষেবা মাধ্যমে পাঠানোর পর দিন আসবে। আপনি যত তাড়াতাড়ি পৌঁছাতে চিঠি প্রয়োজন, আপনি একই দিনের প্রসবের জন্য একটি কুরিয়ার ভাড়া করতে পারেন। আপনি উভয় বিকল্পের সাথে একটি ব্যয় বহন করবে - হয় একটি পোস্ট স্ট্যাম্প বা একটি ডেলিভারি ফি। যদি আপনি জরুরী বার্তাটি অবিলম্বে পৌঁছাতে চান তবে আপনার সর্বোত্তম বিকল্পটি একটি ব্যবসায়িক ইমেল পাঠানো। একটি ফায়ারওয়াল কেবলমাত্র সামান্য বাধা যা বিতরণকে বিলম্বিত করতে পারে, তবে এমনকি বিলম্বটি কার্যত অসম্পূর্ণ।
ব্যবসায় যোগাযোগের বিষয়বস্তু
আপনি যদি একটি আনুষ্ঠানিক যোগাযোগ লিখছেন তবে সম্ভবত আপনি আপনার বার্তাটি একটি ব্যবসায়িক চিঠিতে প্রকাশ করতে চান। উদাহরণস্বরূপ, যদি আপনি কোন চুক্তিবদ্ধ সমস্যা সম্পর্কে লেখেন তবে আপনার চিঠিপত্রের হার্ড কপি থাকা বিজ্ঞতার কাজ। এর অসুবিধা হ'ল কাগজের টুকরা হারিয়ে যেতে পারে এবং একটি ব্যবসায়িক ইমেল চিরতরে একটি বৈদ্যুতিন ফোল্ডারে থাকতে পারে। একটি ব্যবসায়িক ইমেল একই বার্তাটি প্রকাশ করতে পারে, তবে এটি যদি গুরুতর ব্যাপার হয় তবে ব্যবসায়ের ইমেলটি প্রায়ই একটি বাণিজ্যিক চিঠি চেয়ে কম আনুষ্ঠানিক হিসাবে দেখা হয়। আপনার যোগাযোগের একটি কালি স্বাক্ষর প্রয়োজন হলে, আপনি সম্ভবত কালি একটি ব্যবসা ইমেল সাইন করতে পারবেন না। আপনি একটি ইমেইল বার্তা একটি ইলেকট্রনিক বা ডিজিটাল স্বাক্ষর affix করতে পারেন, তবে।
চিঠি বনাম ইমেইল বিন্যাস
উত্তর মিশিগান ইউনিভার্সিটি লিখন কেন্দ্রের মতে, ব্যবসায়িক অক্ষরগুলির জন্য সাধারণত ব্যবহৃত বিন্যাসটি ব্লক স্টাইল। চিঠি প্রতিটি বিভাগে ঐতিহ্যগত ব্লক শৈলী বাম মার্জিন সঙ্গে flush হয়। একটি সংশোধিত ব্লক অবস্থানের নিচের মাঝামাঝি অংশে বন্ধ অভিবাদন এবং স্বাক্ষর; আধা ব্লক বিন্যাস মানে অনুচ্ছেদ ইন্ডেন্ট করা হয়। আপনি যদি কোনও ব্যবসার ইমেল লেখেন তবে আপনার অভিবাদন, শরীর এবং বন্ধের অভিবাদনটি বাম মার্জিনের সাথে ফ্লোশ করে টাইপ করে ঐতিহ্যগত ব্লক বিন্যাসকে অনুলিপি করা সহজ, কারণ আপনি যদি অনুচ্ছেদের ইন্ডেন্টগুলির জন্য এবং ট্যাবলেট বন্ধ করার জন্য ট্যাবটি ব্যবহার করেন তবে ফর্ম্যাট অদ্ভুত হতে পারে মনিটর বা পর্দার আকার যা প্রাপক যোগাযোগ পাঠ করে।
গোপনীয়তা বজায় রাখা
"গোপনীয়" নির্দেশ করার জন্য আপনি একটি কপি-অন কপি একটি ওয়াটারমার্ক ব্যবহার করতে পারেন অথবা আপনি ব্যবসায়ের ইমেলটি চিহ্নিত করতে পারেন গোপনীয় আপনার ইমেল প্রোগ্রাম প্রদান করে যে অপশন এক ক্লিক করে। কোনও ব্যবসায়িক চিঠি বা একটি ব্যবসায়িক ইমেল সম্পূর্ণ গোপনীয়তা নিশ্চিত করতে পারে না কারণ প্রাপক চিঠিটি ফটোকপি করতে পারে বা কেবলমাত্র প্রাথমিক যোগাযোগের জন্য গোপন না এমন ব্যক্তির কাছে ইমেল পাঠাতে পারেন। উভয় ক্ষেত্রে, আপনার চিঠিপত্র গোপনীয়তা বজায় রাখার জন্য আপনাকে প্রাপকের সততার উপর নির্ভর করতে হবে।
অবস্থা একটি পার্থক্য করতে পারেন
একটি সরাসরি প্রতিবেদনে লিখিত সুপারভাইজার একটি অনানুষ্ঠানিক বার্তা যোগাযোগের জন্য ইমেল ব্যবহার করার সম্ভাবনা রয়েছে, যেমন বিজ্ঞপ্তি যে সে অফিস থেকে যাবে। তিনি যেমন রুটিন চিঠিপত্রের জন্য একটি আনুষ্ঠানিক চিঠি দিয়ে তার কর্মীদের প্রদান করা প্রয়োজন। অন্যদিকে, যদি সে কোনও নীতি নির্দেশনাকে যোগাযোগ করে বা প্রশংসাপত্র বা শৃঙ্খলাবদ্ধ ব্যবস্থা প্রদান করে, তবে একটি হার্ড-কপি পছন্দসই বিন্যাস হতে পারে এবং এটি যদি কাগজের রেকর্ডগুলি বজায় রাখে। কাগজহীন অফিসগুলির ক্ষেত্রে, বিষয়বস্তুর নির্বিশেষে, একটি বাণিজ্যিক ইমেল যোগাযোগের প্রয়োজনীয় ফর্ম। অন্য একটি উদাহরণে, যদি সরাসরি তার সুপারভাইজারকে পদত্যাগপত্র দেওয়ার জন্য তার সুপারভাইজারকে লেখা হয়, তাহলে হস্তান্তরিত ব্যবসায়িক চিঠিপত্রটি তিনি পদত্যাগ করার কারণগুলির সংক্ষিপ্ত স্বতন্ত্র কথোপকথন (যদি চান তবে) দরজা খুলে দেয় কারণ চিঠিতে এমন বিবরণ থাকতে পারে না।
