কিভাবে বিলিং বিবৃতি তৈরি করতে

বিলিং স্টেটমেন্টটি তৈরি করা সহজ অংশ, আপনাকে কেবল কয়েকটি ডিজাইন নিয়ে সিদ্ধান্ত নিতে হবে এবং নিশ্চিতভাবেই আপনি সবকিছু সঠিকভাবে লেবেল করুন। একটি বিলিং বিবৃতির কঠোর অংশ হল আপনি কীভাবে ফাইল দাখিল করতে যাচ্ছেন, তাদের নজর রাখুন এবং আপনার অর্থের যে অর্থ আপনি সংগ্রহ করেছেন তা নিশ্চিত করুন। একটি সংগঠিত সিস্টেম ট্র্যাক রাখতে সর্বোত্তম উপায়, এবং শুরু থেকেই আপনার গ্রাহকদের জানাতে হবে যে 30 দিনের পরে বিলম্বিত চার্জ হবে।

আইটেম আপনি প্রয়োজন হবে

• কম্পিউটার

• কাগজ

• কলম

• নোট

একটি চালান তৈরি করতে আপনি সবচেয়ে আরামদায়ক এমন একটি প্রোগ্রাম চয়ন করুন। কুইক বুকস এর মতো কিছু প্রোগ্রাম ইতিমধ্যেই ইনভয়েস প্রোগ্রাম ইনস্টল করা আছে। মাইক্রোসফ্ট ওয়ার্ড এবং এক্সেলের মধ্যে তাদের টেমপ্লেট রয়েছে অথবা আপনি নিজের তৈরি করতে পারেন। আপনি চালনা এবং সংগঠিত করার জন্য যে কোন প্রোগ্রামটি সহজতর হবে।

একটি সংখ্যায়ন সিস্টেম তৈরি করুন যা আপনার গ্রাহকদের চালানগুলির ট্র্যাক রাখবে। কেবল 100 এ শুরু হওয়া সংখ্যা ব্যবহার করুন, বা অক্ষর এবং সংখ্যার সমন্বয় ব্যবহার করুন। আপনি প্রতিটি চালানের ট্র্যাকিং উদ্দেশ্যে নিজস্ব অনন্য নম্বর করতে সক্ষম হবে তা নিশ্চিত করুন। আপনি যদি নিজের তৈরি করে থাকেন তবে আপনার চালানের শীর্ষ ডানদিকে এই নম্বরটি রাখুন।

আপনি চালান নম্বরটি সরাসরি চালানের নীচে সরাসরি চালান করছেন এমন তারিখটি দিন। যে বিল সময় হতে হবে জন্য সময় ঘড়ি।

আপনার কোম্পানির নাম, ঠিকানা এবং ফোন নম্বর রয়েছে এমন শিরোনাম তৈরি করুন। নিশ্চিত করুন যে আপনি এটি পছন্দ করেন কারণ আপনাকে প্রতিটি বিলিং বিবৃতির জন্য একই শিরোনাম ব্যবহার করতে হবে। চালান নম্বর এবং তারিখের নীচে আপনার শিরোনামটি রাখুন এবং এটি কেন্দ্র করুন।

"গ্রাহক" শীর্ষক শিরোনামের নীচে দুটি লাইন টাইপ করুন এবং যে ব্যক্তি বা সংস্থার জন্য আপনি কাজ করেছেন তার নাম টাইপ করুন। গ্রাহকের সম্পর্কে তাদের অন্য যে কোনও তথ্য যেমন তাদের ঠিকানা এবং ফোন নাম্বার তাদের নাম অনুসারে যুক্ত করুন। এই বাম সাইন ইন করুন।

গ্রাহকের নাম নিচে পাঁচ কলাম করুন। নিম্নলিখিত ক্রমগুলিতে কলামগুলির জন্য শিরোনাম তৈরি করুন: তারিখ, পরিষেবা, মূল্য, পরিমাণ (Qty) এবং পরিমাণ। আপনি প্রয়োজন হলে আপনি শিপিং জন্য একটি ষষ্ঠ কলাম যোগ করতে পারেন।

কলামের শিরোনামগুলির নীচে অন্তত 10 টি সারি তৈরি করুন। প্রতিটি সেবার জন্য এটি সম্পন্ন হওয়ার তারিখ পূরণ করুন, সেটি কী ধরনের পরিষেবা ছিল তা বিস্তারিতভাবে বর্ণনা করুন, সেই পরিষেবাটি কতটা খরচ হবে, সেই তারিখে সেবার কতবার পরিষেবাটি করা হয়েছিল এবং সেই দিনটি কতটুকু সম্পন্ন হয়েছিল।

পরিমাণ এবং পরিমাণ সঙ্গে লাইন আপ বিদ্যমান তালিকা চারপাশে ডান দিকে পাঁচটি ছোট সারি যোগ করুন। বাম দিকের কলামে, পরিমাণে 10 সারি লেবেল, শিপিং, কর, ক্রেডিট, আগ্রহ এবং মোট হওয়া উচিত।

ডান কলামে পাঁচটি জিনিসের প্রতিটিটির জন্য মোট সংখ্যা পূরণ করুন, পরিমাণের অধীনে 10 সারি। শিপিং কলাম ডান, পরিমাণ জাহাজ এটি কিছু জাহাজ পূরণ করতে হবে। করের কলামে সঠিকভাবে করের পরিমাণ কতটুকু লেখা আছে তা লিখুন। জমা দেওয়ার অধিকারে কলামে, এই বিলটির জন্য গ্রাহক ইতিমধ্যে কত অর্থ প্রদান করেছে তা পূরণ করুন। সুদের অধিকারে কলামে, গ্রাহকের প্রদেয় বিলম্বের কারণে আপনার কাছে কত সুদ দেওয়া হয় তা পূরণ করুন। এবং তারপর, মোট বাক্সে, সম্পূর্ণ মোট চিত্রে।

পরামর্শ

• যারা চেক আউট করতে চান তাদের বিলিং বিবৃতিতে একটি নোট করুন এবং তারা কোনও ক্রেডিট কার্ডের মাধ্যমে অর্থ প্রদান করতে পারে এবং অর্থ প্রদান করতে পারে। একটি নোট তৈরি করুন এবং এমনকি এটি হাইলাইট করুন যে, যদি বিলটি বিলিং তারিখের 30 দিনের মধ্যে পরিশোধ না করা হয় তবে নির্দিষ্ট সুদের হার বিলটিতে যোগ করা হবে। নম্বর বা গ্রাহকের শেষ নাম অনুসারে সহজে পাঠানো প্রতিটি চালান ফাইল করুন, যাতে তারা কল করলে সহজে এটি উল্লেখ করতে সক্ষম হবেন।