অনুসরণ করার জন্য একটি প্রতিষ্ঠিত কনভেনশন আছে যেহেতু মুখোমুখি নিজেকে পরিচয় করানো সহজ। অবিলম্বে, আপনি আপনার নতুন পরিচিতি সঙ্গে হাত ঝাঁকুনি এবং আপনার নাম বলতে হবে। ইমেইলের মাধ্যমে পৌঁছাতে আরো কঠিন। উপযুক্ত অভিবাদন কি? আপনি কিভাবে আনুষ্ঠানিক হতে হবে? যেকোনো ব্যবসায়িক যোগাযোগের মতো, আপনার বার্তাটি পেশাদার রাখার জন্য আপনাকে অবশ্যই নির্দিষ্ট নিয়মগুলি অনুসরণ করতে হবে।
একটি আকর্ষনীয় বিষয় লাইন আঁকা
যেহেতু আপনার বার্তা গ্রহীতার ইনবক্সে 500 জন অন্যদের সাথে প্রতিদ্বন্দ্বিতা করতে পারে, তাই আপনাকে একটি বিষয় লাইন তৈরি করতে হবে যা প্রাপককে আপনার ইমেল খুলতে উত্সাহিত করবে। এখানে উল্লেখ করুন যে কেউ আপনাকে উল্লেখ করেছে - "জেনিফার উইলিয়ামস পরামর্শ দিয়েছিলেন যে আমি আপনার সাথে যোগাযোগ করি" - কারণ পরিচিতিটি আপনার প্রত্যাশার মাধ্যমে ক্লিক করতে উত্সাহিত করতে পারে। অথবা, আপনি আপনার ইমেইল উদ্দেশ্য উল্লেখ করতে পারে। "আপনার ক্যাটারিং সেবা সম্পর্কে অনুসন্ধান করা" প্রাপককে ক্লিক করার জন্য উন্মাদ করা উচিত। 30 লাইনের অধীনে বিষয় লাইনটি রাখুন যাতে এটি স্মার্টফোনে স্পষ্ট হয়।
একটি আনুষ্ঠানিক অভিবাদন ব্যবহার করুন
ইমেলটি ব্যবসার অক্ষরগুলির চেয়ে যোগাযোগের কম আনুষ্ঠানিক পদ্ধতি হিসাবে স্বীকৃত হয় এবং আপনি আনুষ্ঠানিকভাবে আপনার প্রাপককে সম্বোধন করার জন্য প্রলুব্ধ হতে পারেন, উদাহরণস্বরূপ, "হাই ডেভিড।" আপনি যদি একজন ব্যক্তি জানেন বা তিনি একটি অনানুষ্ঠানিক শিল্পে কাজ করেন তবে এটি ঠিক আছে। আপনি যদি আর্থিক বা সরকারের মতো রক্ষণশীল শিল্পে কেউ ইমেল করছেন তবে এটি উপযুক্ত নয়। সন্দেহ থাকলে, "প্রিয় মি। মাদারসন," বা কেবল "মি। ম্যাটারসন "ঠিক সূক্ষ্ম কাজ করবে।
তোমার পরিচিতি দাও
আপনার নাম, চাকরির শিরোনাম এবং প্রাপকের কাছে প্রাসঙ্গিক অন্যান্য বিবরণ দিন। এটি প্রাপকের সাথে একটি মানব সংযোগ তৈরি করার আপনার সুযোগ, উদাহরণস্বরূপ, আপনার কাছে এমন একটি স্কুল, কর্মক্ষেত্র বা শিল্প উল্লেখ করে। উদাহরণস্বরূপ, আপনি লিখতে পারেন, "আমার নাম সোনিয়া জিন্দাল। আমি গ্রাফিক ডিজাইনে কাজ করে একজন সহকর্মী ইউসিএলএ আলাম। "একজন পারস্পরিক পরিচিতি উল্লেখ করা একটি প্লাস যা প্রাপক আরো বেশি গ্রহণযোগ্য হতে পারে, যদি তিনি জানেন এবং বিশ্বাস করেন এমন কাউকে উল্লেখ করা হয়।
আপনি কি চান ব্যাখ্যা করুন
আপনি লিখছেন কেন ব্যাখ্যা করুন। ভুল বোঝাবুঝি এড়াতে আপনার বার্তা পরিষ্কার এবং সংক্ষিপ্ত রাখুন। "আমি এবিসি কোম্পানির জন্য কাজ করি এবং আমরা আপনাকে যে ইভেন্টটি চালু করছি তার সম্পর্কে বলতে চাই" "আমাদের নতুন ইভেন্ট সম্পর্কে উত্তেজনাপূর্ণ খবর" এর চেয়ে ভাল! "প্রাপককে আপনি কী ঘটতে চান তা বলার মাধ্যমে একটি পরিষ্কার কল করুন পরবর্তী. উদাহরণস্বরূপ, একটি ফলো-আপ কল নির্দিষ্ট করার জন্য, আপনি লিখতে পারেন, "আমি বিষয়টি নিয়ে আরও আলোচনা করার জন্য একটি কল নির্ধারণ করতে চাই, কারণ আমাদের সহযোগিতা করার জন্য প্রচুর সম্ভাবনা রয়েছে। সোমবার বিকেলে আপনার জন্য কাজ করবে?"
কৃতজ্ঞতা সঙ্গে শেষ
তার সময় এবং মনোযোগ জন্য প্রাপক ধন্যবাদ। কৃতজ্ঞতায় শেষ হওয়া ইমেলগুলি গড় প্রতিক্রিয়া হারে 36 শতাংশ বৃদ্ধি পায়। ভাল বিকল্পগুলি "অগ্রিম ধন্যবাদ," "আপনার সময়ের জন্য আপনাকে অনেক ধন্যবাদ" বা কেবল "ধন্যবাদ।" আপনার নাম এবং যোগাযোগের বিশদ সহ সাইন ইন করুন।
সম্পাদনা করতে ভুলবেন না
এটি প্রেরণ করার আগে আপনার ইমেইল প্রুফড্ড নিশ্চিত করুন। আপনার প্রথম ছাপ তৈরি করার একমাত্র সুযোগ রয়েছে এবং বানান ত্রুটিগুলি আপনাকে অস্বাভাবিক বলে মনে করতে পারে। আপনার ব্যাকরণ পাশাপাশি স্পষ্ট এবং নিশ্চিত যে আপনি সংক্ষিপ্তসার এবং অভিব্যক্তিগুলি ব্যবহার করে বন্ধুদের সাথে ব্যবহার করতে পারেন তবে বসের সাথে নয়।
এটি চিঠিটি প্রিন্ট করতে এবং এটি জোরে জোরে পড়তে এবং যদি আপনার চারপাশে কেউ থাকে তবে আপনি কী লিখেছেন তার উপর পড়ার জন্য একজন বন্ধুর বা আপেক্ষিককে জিজ্ঞাসা করতে সাহায্য করতে পারেন।
