একটি গ্রাহক পরিষেবা প্রবাহচিহ্ন একটি চিত্র যা একটি গ্রাহক পরিষেবা অনুরোধ বা অনুসন্ধানের সাথে মোকাবিলা করতে পদক্ষেপগুলির ক্রমকে চিত্রিত করে। ফ্লোচার্ট গ্রাহক সেবা কর্মীদের কোম্পানির নীতি এবং পদ্ধতির সাথে সঙ্গতিপূর্ণভাবে অনুরোধগুলি পরিচালনা করে এবং ভাল পরিষেবা নিশ্চিত করে সহায়তা করে।
গ্রাহক সেবা টাচপয়েন্ট চিহ্নিত করুন
যোগাযোগের বিভিন্ন ফর্ম ব্যবহার করে গ্রাহকরা বিভিন্ন ধরণের অনুরোধের সাথে কোম্পানিগুলির সাথে যোগাযোগ করুন। স্পর্শ পয়েন্ট হিসাবে পরিচিত পরিচিতি পয়েন্ট তালিকা। এই টেলিফোন, ইমেইল, চিঠি, ওয়েবসাইট, মুখোমুখি এবং সামাজিক মিডিয়া অন্তর্ভুক্ত। গ্রাহকরা তথ্য পেতে, মূল্য এবং প্রাপ্যতা সম্পর্কে জিজ্ঞাসা করার জন্য, একটি অর্ডার স্থাপন, পরিষেবা অনুরোধ বা অভিযোগ করতে এই স্পর্শপয়েন্টগুলির সাথে যোগাযোগ করুন।
প্রক্রিয়া রূপরেখা
প্রতিটি স্পর্শপয়েন্ট এবং মিথস্ক্রিয়তার ধরনের জন্য অনুরোধটি পরিচালনা ও সমাধান করার জন্য প্রয়োজনীয় পদক্ষেপগুলি তালিকাভুক্ত করুন। গ্রাহক যদি কোনও পরিষেবা অনুরোধ করার জন্য একটি কল সেন্টারের সাথে যোগাযোগ করেন, উদাহরণস্বরূপ, প্রধান ধাপে স্পষ্টভাবে সংজ্ঞায়িত সময়ের সীমাগুলির মধ্যে কলটির উত্তর দেওয়া, গ্রাহকের অ্যাকাউন্ট তথ্য এবং পরিষেবা ইতিহাস খোলার, অনুরোধের রেকর্ডিং বিবরণ, একটি নতুন কেস তৈরি করা, চেকিং অন্তর্ভুক্ত করা অন্তর্ভুক্ত। একটি পরিদর্শক প্রকৌশলের প্রাপ্যতা, ভ্রমণের তারিখ গ্রাহকের পরামর্শ, প্রকৌশলী এর প্রতিবেদন রেকর্ড করা এবং মামলা বন্ধ করা। কাগজ একটি টুকরা উপর প্রক্রিয়া আঁকা বা একটি বাক্সে প্রতিটি ধাপ নির্বাণ, স্টিকি নোট ব্যবহার করুন।
ক্রম সাজান
ক্রম পুনরাবৃত্তি বা পদক্ষেপ পুনর্বিন্যাস। বিকল্প পদক্ষেপ প্রতিটি ধাপে প্রয়োজন হলে আরো বক্স যোগ করুন। একটি গ্রাহক একটি আদেশ স্থাপন করার জন্য কল, উদাহরণস্বরূপ, একটি পণ্য স্টক আউট বা উপলব্ধ না হলে বিকল্প কর্ম প্রদর্শন।
সম্ভাব্য সমস্যা নির্মূল করুন
গ্রাহক প্রতিক্রিয়া ব্যবহার করে সম্ভাব্য সমস্যাগুলি ঘটতে পারে এমন প্রক্রিয়ার পদক্ষেপ সনাক্ত করুন। গ্রাহকরা যখন প্রযুক্তিগত প্রশ্নের সাথে কল করেন, উদাহরণস্বরূপ, কল সেন্টার এজেন্টগুলির কাছে তাত্ক্ষণিক উত্তর দেওয়ার জন্য জ্ঞান বা তথ্য থাকতে পারে না। সমস্যা অতিক্রম করতে প্রবাহচিহ্ন মধ্যে বিকল্প পদক্ষেপ তৈরি করুন। একটি পদক্ষেপ যা এজেন্টকে একটি জ্ঞান ডাটাবেসের অ্যাক্সেস দেয় বা এজেন্টকে প্রযুক্তিগত বিশেষজ্ঞের পরামর্শ দেওয়ার পরে ফিরে কল করার অনুমতি দেয় তা নিশ্চিত করে গ্রাহক সন্তোষজনক সন্তোষজনক উত্তর পান।
Flowchart শেষ করুন
প্রক্রিয়া সঠিক এবং অর্জনযোগ্য তা নিশ্চিত করার জন্য গ্রাহক পরিষেবা কর্মীদের সাথে খসড়া সংস্করণটি পর্যালোচনা করুন। চার্টটি সম্পূর্ণ করার জন্য, একটি শব্দ প্রক্রিয়াকরণ বা স্প্রেডশীট প্রোগ্রামে বিশেষজ্ঞ বাণিজ্যিক সফ্টওয়্যার বা একটি প্রবাহচিহ্ন অ্যাপ্লিকেশন ব্যবহার করুন। চূড়ান্ত সংস্করণটি ধাপে বাক্সের জন্য বাক্সে, ক্রম প্রদর্শনের জন্য তীর, সূচনা এবং ফিনিস পয়েন্টগুলির জন্য বিকল্প কর্ম এবং ovals নির্দেশ করার জন্য হীরাগুলি সাধারণভাবে ব্যবহৃত প্রতীকগুলিকে অন্তর্ভুক্ত করবে।
তথ্য বিতরণ করুন
একটি ফ্লোচার্ট কর্মীদের প্রশিক্ষণ, প্রক্রিয়া পর্যবেক্ষণ এবং উন্নতির জন্য চিহ্নিত এলাকাগুলির জন্য একটি দরকারী হাতিয়ার। গ্রাহক সেবা কর্মীদের, সুপারভাইজার, ম্যানেজার এবং প্রশিক্ষণ কর্মীদের কপি বিতরণ। গ্রাহক প্রতিক্রিয়া এবং কর্মক্ষম অভিজ্ঞতা সঙ্গে লাইন আপডেট করুন।
