ডকুমেন্টেশন ব্যক্তিগত, আর্থিক এবং সাধারণ তথ্য সংগ্রহে বিশ্বের দৈনন্দিন জীবনের অংশ, এবং ফলস্বরূপ, এটি শুধুমাত্র সঠিক যে নথি পরিচালনার পদ্ধতিগুলিতে পর্যায়ক্রমিক অডিট সঞ্চালিত হয়। নিরীক্ষা দেখায় কোন পদক্ষেপগুলি বাস্তবায়িত হচ্ছে, পদ্ধতিগুলি কী পরিবর্তন করা উচিত এবং এই ধরনের পরিবর্তনগুলি করার উপায়গুলি কী।
প্রক্রিয়াকরণ পদ্ধতি
ডকুমেন্ট সংগ্রহের পদ্ধতিটি যদি অনুসরণ করা হয় তবে কোনও সংস্থার স্থায়ীভাবে যাচাই করা উচিত। সংস্থার বর্তমানে ডকুমেন্টেশন পরিচালনা করার পদ্ধতি থাকলে অডিট অনুমোদিত হতে পারে, প্রয়োজনীয় নথিগুলি অনুমোদিত কর্মচারীদের দ্বারা অনুমোদিত এবং কীভাবে নথি পরিবর্তনগুলি কার্যকরীভাবে পরিচালিত হয়। অডিটের এই অংশটি কীভাবে অ্যাক্সেসযোগ্য দস্তাবেজগুলি প্রদর্শন করতে পারে।
ডকুমেন্ট সংগ্রহস্থল
নথিপত্র হার্ড কপি বা কম্পিউটারাইজড ফাইল হিসাবে সংরক্ষণ করা যেতে পারে। অডিট প্রতিষ্ঠানের চাহিদা অনুযায়ী রেকর্ড স্টোরেজ সিস্টেম সেট আপ কিনা তা দেখাতে পারে। অডিটে ফাইলটি অনুলিপি এবং কম্পিউটারের উভয় নথি কতক্ষণ রাখা হবে তাও দেখা উচিত। নথি ভাল অবস্থায় রাখা হয় এবং ক্ষতি, বিচ্যুতি বা ক্ষতি থেকে সুরক্ষিত কিনা অডিট অবশ্যই নির্ধারণ করতে হবে।
নথির বিবরণ
একটি প্রতিষ্ঠানের ফাইলিং সিস্টেমের মধ্যে নথিগুলি কীভাবে বর্ণনা করা হয় তা নিরীক্ষা যাচাই করা উচিত। ডকুমেন্টেশন নাম, সংখ্যা, বা বর্ণনামূলক ফর্ম অনুসারে তালিকাবদ্ধ হতে পারে। এটি সনাক্ত করা সহজ করতে একটি দস্তাবেজে একটি সংক্ষিপ্ত, প্রাসঙ্গিক বর্ণনা থাকতে পারে। সংস্করণ নম্বর এবং সংশোধন তারিখ দ্বারা ডকুমেন্টগুলি পদ্ধতিগতভাবে দায়ের করা হলে অডিট প্রদর্শন করা উচিত।
